Comme tout professionnel, un avocat, ou un cabinet d’avocat, traite quotidiennement de nombreux documents. Mais, au fil du temps, se pose la question du devenir de ces pièces. Voyons donc ensemble comment se passe la destruction d’archives pour avocats. Quel rôle jouent les archives pour un avocat ? Pourquoi est-il important de les détruire ? Quand et comment procéder à cette destruction effective ?
L’importance des archives pour les avocats
La bonne gestion des archives représente un enjeu de taille pour les cabinets d’avocats. En effet, il est primordial de gérer avec soin et rigueur la conservation, la destruction et l’accès aux documents juridiques. Les avocats sont par ailleurs tenus à une obligation de confidentialité vis-à-vis de leurs clients.
Aussi, une mauvaise administration des documents archivés peut avoir de graves répercussions légales.
Cette gestion suppose donc de disposer des outils, du personnel et des locaux adaptés pour les archives. Si l’on pense bien sûr aux documents au format physique (ex : papiers), ces archives peuvent également se présenter sous format numérique. Avant de penser à la destruction des archives en tant qu’avocat, il convient donc de bien gérer ses documents en amont.
Il en va également de la bonne organisation du cabinet afin de ne pas crouler sous les documents non nécessaires au quotidien, mais qu’il convient de garder à des fins légales et judiciaires. Un archivage efficace permet de retrouver facilement un document en bon état, et d’assurer un suivi de ses consultations.
Différentes obligations légales
Dans tous les cas, archives physiques comme électroniques supposent une extrême rigueur !
Enfin, les cabinets d’avocats sont soumis à plusieurs lois concernant la conservation et la destruction des archives. Ces exigences (ex : durées légales de conservation) varient selon le type de document. Elles ont pour but de protéger les droits des clients et de garantir l’intégrité du système juridique.
Parmi ces obligations, on retrouve également le Règlement général sur la protection des données (voir aussi RGPD et archivage).
Ce règlement impose aux avocats de respecter certaines obligations en matière de traitement des données personnelles. Il leur faut se conformer aux règles déontologiques du barreau auquel ils sont inscrits, ainsi qu’aux lois nationales et internationales concernant la conservation des documents et à la confidentialité.
Il est donc crucial de mettre en place un système de gestion des archives rigoureux et conforme aux normes en vigueur. Celui-ci passe par exemple par l’instauration d’un plan de classement adapté, et de l’usage d’un local ou espace exclusivement dédié aux archives.
Pourquoi détruire les archives ?
Au fil du temps, les documents s’accumulent, qu’il s’agisse de dossiers administratifs, de documents juridiques, de devis… Après plusieurs années, ils n’ont plus vocation à être utilisés ou gardés, pour des raisons organisationnelles ou légales. Tout cabinet d’avocat doit alors procéder à la destruction de ces documents archivés.
Une procédure qui permet de gagner de l’espace (physique comme numérique), mieux s’organiser et éviter la fuite de données personnelles. Les documents détruits ne peuvent plus être sources de divulgation d’informations confidentielles. Rappelons que cette dernière, en plus du préjudice causé aux tiers concernés, fait l’objet de sanctions pénales et disciplinaires.
Par ailleurs, d’autres documents sont produits quotidiennement, et font ensuite eux aussi l’objet d’un archivage parfois de longue durée.
Ainsi, la destruction des archives d’avocat se révèle indispensable à la bonne gestion de celles-ci ; il s’agit de la dernière étape après leur bonne conservation.
Quand procéder à la destruction des archives d’avocat ?
La destruction étant un processus irréversible, il est crucial de bien savoir quand le faire ! Comme évoqué précédemment, la durée minimale de conservation de ces archives dépend de la nature des documents. Un cabinet d’avocats produit et stocke des documents papiers et informatiques de nombreux types.
Certains documents sont à conserver minimum 6 ans, d’autres 10 ans, d’autres 5 ans etc. La diversité des documents en termes de nature et de format (archives physiques et électroniques) ne simplifie clairement pas cette procédure de destruction.
Il devient souvent complexe de s’y retrouver parmi les délais légaux de conservation de chaque sorte d’archive… Raison pour laquelle il est possible de bénéficier de conseils d’archivage auprès d’un professionnel du secteur.
Vous pouvez même aller plus loin et vous décharger de l’ensemble de vos opérations d’archivage. Dans ce cas, le professionnel va gérer vos archives en intégralité, y compris leur destruction effective. De quoi assurer le respect des délais de conservation et détruire les documents au bon moment, ni trop tôt, ni trop tard.
Destruction d’archives d’avocat : comment et qui contacter pour la destruction d’archives papier ?
Deux solutions s’offrent à vous : internaliser cette activité ou faire appel à un prestataire spécialisé.
Un professionnel possède tout le nécessaire pour administrer vos archives, de leur création à leur destruction en passant par leur bonne conservation.
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La destruction des archives d’avocat est ainsi garantie à l’issue des délais légaux de conservation. Aucune erreur possible en détruisant le mauvais document ou en manquant aux obligations légales.
Par ailleurs, vos archives bénéficient de lieux de stockage adéquats et parfaitement sécurisés tout en pouvant être consultables quand nécessaire. SGA vous assure une destruction sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur.
Autant d’éléments qui vous garantissent un archivage en toute sérénité, vous faisant gagner du temps, de l’énergie et même de l’argent au vu de la minimisation des risques.
Enfin, vous êtes également libre de procéder à cette destruction vous-même. Les méthodes employées par les tiers archiveurs sont les suivantes : broyage, incinération et déchiquetage. À noter qu’il vous faudra tenir un registre précis de l’ensemble des documents détruits. Ce document comportera l’identité du client, son numéro de dossier, un court descriptif de l’affaire concernée ainsi que les dates de clôture de l’affaire et la destruction de cette archive d’avocat.
Une procédure non obligatoire mais vivement recommandée… et là encore, à la fois chronophage et source d’énergie.
Alors, pourquoi ne pas vous en libérer en confiant la destruction des archives en tant qu’avocat à SGA ?