La comptabilité fait partie intégrante d’une entreprise et implique donc de nombreux documents. Ces derniers sont par la suite archivés selon des durées légales bien définies.
Mais qu’en est-il de la destruction des archives comptables ? En quoi est-ce crucial pour tout professionnel ? Quels sont les documents concernés par cette opération ? Comment bien la réaliser et quelles sont les raisons de confier cette destruction à un prestataire ?
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Plusieurs raisons rendent l’opération de destruction des documents comptables indispensables. Sécurité, légalité, praticité, économies… voyons quelles sont ces raisons, concrètement.
Détruire des archives qui n’ont plus lieu d’être, c’est se prémunir du vol de données sensibles. Les documents professionnels représentent en effet une mine d’or d’informations qui, entre de mauvaises mains, peuvent avoir de lourdes répercussions. Contrats commerciaux, documents juridiques, informations comptables… sont autant de données sensibles à préserver !
Aussi, prévoir la bonne destruction des archives comptables s’inscrit dans une logique de protection de la data. Votre société se protège ainsi d’une fuite d’informations ou encore d’un vol de données (que l’archivage soit au format physique ou électronique).
De quoi éviter des risques d’escroquerie aux faux virements, ou que vos concurrents ne disposent d’informations stratégiques pouvant mettre en péril votre société. Sans oublier le risque pour l’image de votre entreprise qui s’en verrait clairement ternie, auprès de ses clients, fournisseurs et collaborateurs…
L’archivage fait l’objet d’une règlementation très précise. D’abord, la durée légale minimale de conservation des archives varie selon la nature des documents concernés. Le non-respect de ces durées peut entraîner plusieurs sanctions comme de lourdes amendes, une interdiction d’exercer voire des peines d’emprisonnement.
Bien respecter cette législation contribue là aussi à vous protéger financièrement et à assurer la pérennité de votre activité. Aussi, la destruction des archives comptables s’avère essentielle, mais ne doit pas être effectuée avant la fin des durées légales. Une fois une archive détruite, impossible de revenir en arrière… D’où l’importance de bien être au fait de chacune de ces durées légales pour ne pas commettre d’erreur et rester en conformité avec la loi.
La législation en matière d’archivage s’applique aussi là où sont conservés les documents. Pour des archives au format papier par exemple, votre entreprise veillera à respecter la réglementation quant à son local d’archives. Autant d’obligations qui rendent plus intéressant le fait de solliciter un prestataire en la matière, à l’instar de SGA.
Voir aussi : tout savoir sur une société de stockage d’archives.
Au fil des années, les documents physiques comme numériques finissent par occuper beaucoup d’espace (étagères, serveurs informatiques…). Aussi, la destruction des archives comptables et des autres documents de manière générale contribue à :
Votre société émet plusieurs types de pièces comptables qu’il convient de détruire le moment venu. On en trouve ainsi quatre grandes catégories.
Tout d’abord, toutes les factures liées aux transactions commerciales de votre société. Il peut s’agir aussi bien d’une facture adressée à un client qu’une facture reçue par un fournisseur. Ces justificatifs peuvent se garder au format physique ou numérique. Cependant, dans ce second cas, attention à ce que les factures soient bien lisibles, fidèles et durables à leurs homologues papier.
Voir aussi : quelle durée de conservation pour les factures ?
Salaires, paiements, encaissements… sont autant d’opérations qui apparaissent sur les relevés bancaires de votre société. Il s’agit là encore de documents considérés comme des pièces comptables, et donc soumis à conservation, archivage puis destruction une fois la durée légale échue.
La bonne conservation des relevés bancaires s’inscrit donc dans la bonne gestion de votre archivage avant la destruction de ces archives comptables.
Souvent considérés comme documents de base en comptabilité, le bilan et le compte de résultat s’avèrent, eux aussi, indispensables. Produits annuellement, ils sont à conserver durant plusieurs années pour des raisons légales, mais aussi stratégiques. Ils permettent en effet de visualiser les nombreux flux ainsi que le développement du patrimoine de votre société.
Procéder à la bonne destruction de ces archives comptables s’inscrit là aussi dans la sécurisation de vos données confidentielles, car stratégiques.
On trouve dans les déclarations fiscales des documents comme la liasse fiscale, la déclaration de TVA, ou encore celle de l’impôt sur le revenu. Votre entreprise émet là encore annuellement l’ensemble de ces déclarations.
La déclaration sociale nominative, communiquée, elle, mensuellement comporte des éléments liés à chaque collaborateur dans l’entreprise. On trouve dans cette pièce comptable les informations sur sa rémunération et évènements professionnels le concernant (ex : congé, arrêt maladie, fin de contrat, etc.).
Voir aussi : quelle durée de conservation pour un arrêt de travail ?
La destruction de ce type d’archives comptables est là encore indispensable, ne serait-ce que pour le respect des informations personnelles liées à vos salariés. Pour les documents fiscaux, il en va des informations économiques confidentielles de votre entreprise.
Suivre trois grandes étapes permet de procéder à cette opération de destruction en bonne et due forme.
Il convient tout d’abord de bien connaître quels sont les documents comptables à détruire. La durée minimale de conservation est-elle bien échue ? À quel point les informations de ces archives sont-elles sensibles pour l’entreprise ? Votre service archivage devra tout mettre en œuvre pour identifier chaque pièce avant d’en envisager la destruction, cette opération étant irréversible.
Plusieurs méthodes s’offrent à vous pour la destruction des archives comptables. Tout dépend de leur format mais aussi des outils dont vous disposez (ex : déchiquetage pour du papier, incinération pour d’autres supports…).
En cas de dématérialisation, veillez à bien déployer des dispositifs de pointe en matière de cybersécurité (concernant les accès, la formation de vos collaborateurs…).
Enfin, suivez bien quel document a été détruit, de quelle manière et à quelle date exacte. Une étape qui s’inscrit dans la bonne gestion de vos archives physiques ou numériques. Elle assure également le respect des délais légaux et le risque zéro que les informations des documents ne puissent être récupérées.
Un spécialiste en archivage comme SGA est parfaitement habilité à gérer les informations sensibles que comportent vos documents.
Vous vous prémunissez ainsi de gros risques comme le vol ou la fuite d’informations confidentielles grâce à une destruction des archives comptables réalisée au bon moment et avec les bons équipements.
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Un prestataire connaît parfaitement les délais légaux de conservation de chaque type de document, y compris pour de l’archivage à long terme.
En lui confiant votre archivage de A à Z, vous êtes donc sûr que la réglementation en la matière est parfaitement respectée. De quoi éviter d’exposer votre société à des risques juridiques aux lourdes conséquences.
Enfin, ne plus avoir à gérer la destruction de vos archives comptables vous fait gagner un temps précieux. Votre entreprise peut donc davantage se consacrer à ses activités dont c’est elle l’experte. Faire appel à un prestataire vous fait, in fine, réaliser des économies non négligeables en termes de temps, d’énergie, et donc en termes financiers également.
L’absence de risque juridique et la suppression progressive des archives non nécessaires riment elles aussi avec réduction des coûts de l’archivage.
