La destruction de documents confidentiels fait partie intégrante du processus d’archivage. Aussi, cette ultime étape doit être effectuée selon des règles bien spécifiques. Une non-destruction ou une mauvaise destruction de documents confidentiels pour entreprise s’avère en effet lourdes de conséquences.
Voyons donc l’importance de bien procéder à cette étape, comment le faire concrètement, les risques, la loi encadrant cette pratique et l’intérêt de solliciter un prestataire pour celle-ci.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
L’importance de la destruction des documents confidentiels en entreprise
L’archivage physique comme électronique implique, à terme, de détruire les documents, à fortiori les confidentiels. On pensera par exemple aux dossiers des ressources humaines, aux relevés bancaires, aux contrats commerciaux… Toute entreprise produit chaque jour de nombreux documents considérés comme confidentiels comportant des données sensibles.
Aussi, leur destruction une fois leur durée légale d’archivage échue représente une étape obligatoire à bien des égards.
Une mauvaise gestion de celle-ci risque d’entraîner des fuites d’information, menaçant la sécurité et la réputation de votre entreprise.
Une démarche efficace permet de se protéger de celles-ci, mais aussi d’éventuelles sanctions liées à la non-conformité réglementaire (ex : RGPD).
Des concurrents mal intentionnés pourraient également utiliser ces informations contre votre société…
La destruction des documents confidentiels pour une entreprise se révèle donc cruciale tant pour des raisons économiques, légales, organisationnelles que pour l’image et la confiance qu’elle renvoie à ses clients, collaborateurs ou autres partenaires (ex : prestataires de service, fournisseurs).
Le processus de destruction de documents confidentiels en entreprise
S’il est donc important de procéder à cette étape, comment le faire, concrètement ? Plusieurs solutions s’offrent à vous.
Si vous souhaitez internaliser cette activité, la première étape va être de rassembler les documents concernés. N’oubliez pas que nombreux d’entre eux sont à conserver sur une longue durée ! Les documents sont alors broyés à l’aide d’une machine prévue à cet effet. Une tâche chronophage et à effectuer avec rigueur pour éviter les multiples risques d’une mauvaise destruction !
Autre méthode : faire appel à un prestataire spécialisé en archivage comme SGA. La destruction faisant partie du processus, SGA se positionne également comme société de destruction des documents confidentiels pour entreprises.
Suite à la collecte des documents, ces derniers font l’objet d’un acheminement sur site spécialisé. Un camion équipé d’un broyeur adapté va alors procéder au déchiquetage même pour un très grand nombre de documents archivés au format papier. Les informations sensibles que comportent les documents deviennent alors totalement impossibles à reconstituer. Une situation qui ne s’applique pas si vous vous contentez de jeter ou même brûler les documents !
Un certificat vous est ensuite remis afin d’attester de la bonne destruction des documents confidentiels d’entreprise par le prestataire sollicité.
Une société de destruction des documents confidentiels pour entreprise gèrera ainsi cette étape en intégralité. Les prestataires comme SGA proposent d’ailleurs la gestion totale de vos archives, ce qui comprend la destruction effective de celles-ci. Nos équipements peuvent gérer de grandes quantités de documents papiers, mais aussi aux autres formats matériels comme des disques ou autres types d’enregistrement par exemple.
Les conséquences de la non-destruction de documents confidentiels
Les risques de fuites de données stratégiques
Qui dit document confidentiel dit données sensibles. Celles-ci peuvent être d’ordre stratégique comme une étude de marché, une future offre exclusive, des scellés de justice… Autant d’informations pouvant se retourner contre votre société !
Perte d’un client, d’un appel d’offre, fuite d’informations concernant une nouvelle stratégie marketing… ne sont que quelques exemples des risques de la non destruction de documents confidentiels d’entreprise. Votre société perd alors en crédibilité mais aussi en compétitivité, vos concurrents pouvant alors se servir des informations pour s’avérer plus novateurs que vous !
De lourdes pertes aux conséquences économiques non négligeables pouvant tout simplement signer la faillite de votre entreprise.
Les sanctions prévues par le RGPD et le Code Pénal
Par ailleurs, la destruction documentaire fait l’objet d’une réglementation bien précise que nous étudierons ci-dessous. Le non-respect de ces lois entraîne alors de lourdes sanctions.
En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous faire condamner jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 300 000€ d’amende en cas de fuite de données. Des sanctions variables selon le type d’informations divulguées.
La destruction des documents confidentiels selon la loi
Plusieurs réglementations encadrent la destruction des documents d’entreprise. L’article 226-22 du Code Pénal ainsi que le RPGD imposent à toute structure d’éliminer les informations confidentielles et personnelles une fois l’archivage terminé. La reproduction ou la reconstitution de ces informations sensibles doit alors être impossible.
Par ailleurs, le décret n°2011-1425 de 2011 vise à protéger le patrimoine scientifique et technique national. Il s’agit du PPSTN (pour Protection du Potentiel Scientifique et Technique de la Nation).
On pensera dans ce cas de figure en particulier aux laboratoires ou établissements de soins amenés à archiver des dossiers médicaux, mais aussi à des éléments liés à la recherche scientifique.
De même pour d’autres professions comme celles du domaine juridique.
Voir aussi : la destruction d’archives en tant qu’avocat
Les collectivités territoriales sont quant à elles soumises à différentes instructions (DAF/DPACI/RES). Les archives publiques doivent être inaliénables, empêchant l’accessibilité à autrui.
Ces lois s’appliquent aussi bien à la destruction des documents confidentiels matériels qu’immatériels.
Comment choisir le bon prestataire de destruction de documents
Face à l’importance d’effacer toute trace de donnée confidentielle, il convient de se tourner vers un partenaire de confiance.
SGA, en plus de gérer vos archives de A à Z, dispose des infrastructures et équipements pour procéder à la bonne destruction de documents confidentiels pour entreprise.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Notre société s’occupe en effet de la collecte, la conservation puis la destruction effective des documents, le tout dans le respect des délais légaux et des lois susmentionnées.
Vous n’avez donc plus à vous soucier de cette activité et vous assurez de la non-divulgation de données sensibles et des risques que cela comporte.
Plusieurs critères entrent en ligne de compte dans le choix de votre société de destruction des documents confidentiels : son expertise, sa conformité, son niveau de sécurité, sa réputation ainsi que son engagement environnemental. La proximité géographique est, elle aussi, très importante pour des raisons pratiques.
SGA dispose de près de 40 années d’expérience dans le domaine et est présente sur la majeure partie du territoire français. Nous sommes par ailleurs certifiés (ex : ISO 9001, NF Z 40-350) sur l’ensemble de nos sites et vous proposons des coûts optimisés pour une qualité de service élevée tout en restant accessible.
Outre la sécurité de confier cette activité à une société de services de stockage d’archives, vous gagnez un précieux temps et de l’énergie pour vous focaliser sur vos activités. Le risque d’oubli ou d’erreur est écarté (ex : détruire le mauvais document dont vous avez encore besoin), ce qui sécurise grandement votre société, contribuant ainsi à sa pérennité et sa croissance. La loi concernant la destruction des documents confidentiels est parfaitement respectée.
Vos salariés et partenaires commerciaux ne s’exposent à aucun risque de fuite de données de vos documents. Vos collaborations ne risquent donc pas d’être entravées par ce problème aux lourdes conséquences.