Toute société produit un certain nombre de documents, y compris concernant ses collaborateurs. Mais quels sont-ils ? Quelle est la durée de conservation des documents de ressources humaines ? En quoi une bonne gestion des archives RH est-elle cruciale ? Qu’en est-il de la dématérialisation des documents (ou archivage numérique) ? Quels sont les risques de non-conformité ? Quel lien entre documents liés aux ressources humaines et législation ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Les fondamentaux de la conservation des documents RH
Pour appliquer de bonnes pratiques d’archivage, il convient de rappeler ce que désignent, concrètement, les documents RH. Rappelons également l’importance de bien respecter les durées de conservation ainsi que le format des archives à privilégier.
Quels sont les documents des ressources humaines ?
L’arrivée d’un collaborateur au sein de votre entreprise implique plusieurs documents obligatoires. On y trouve bien évidemment le contrat de travail, mais aussi ses fiches de paie, ses relevés d’heures… Au fil du temps, plusieurs documents RH s’ajoutent concernant chaque collaborateur comme l’avis de visite médicale, les arrêts de travail, les courriers de convocation, d’entretiens ou encore les documents liés à la fin du contrat.
Des éléments variés qui nécessitent notamment de bien connaître la durée de conservation de ces documents de ressources humaines. Et en parlant de conservation et de gestion des archives RH, pourquoi est-ce si important ?
Pourquoi vous devez bien conserver vos documents RH ?
Bien gérer les archives, y compris celles liées aux ressources humaines, répond à plusieurs enjeux :
- L’organisation de votre entreprise. Tout collaborateur doit pouvoir être en mesure d’accéder aux documents le concernant. De même, pour bien gérer vos ressources humaines, la disponibilité de tous ces documents s’avère essentielle (ex : pour le suivi des jours de congés restants, des primes octroyées, des formations suivies ou à venir…)
- Le respect de la législation en vigueur. Ressources humaines et légalité sont indissociables, y compris en termes d’archivage (numérique ou physique). Il est obligatoire de respecter les durées de conservation des documents liés aux ressources humaines. Nous verrons plus en détails les conséquences du non-respect de cette réglementation. Nous aborderons également les risques de non-conformité des documents.
- La protection en cas de litige. Bien conserver ses documents RH, c’est s’assurer de pouvoir apporter une preuve en cas de litige avec un collaborateur (pendant ou après sa présence dans votre entreprise). Un désaccord peut porter sur le type de contrat, la rémunération, le temps de travail, les absences…
Pourquoi privilégier l’archivage papier pour respecter la durée de conservation des documents de ressources humaines ?
Le passage au 100% numérique tente de plus en plus de structures. La dématérialisation des documents présente, il est vrai, plusieurs avantages (ex : accès à distance). Cependant, le format papier permet une meilleure sécurité face aux risques, d’autant plus en étant confié à un professionnel de l’archivage comme SGA. La durée de conservation des documents de ressources humaines est ainsi parfaitement respectée.
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Moins coûteux, plus sécurisant, plus écologique… L’archivage papier dispose de nombreux points forts qui ne le rendent pas obsolète face à l’essor du dématérialisé. L’obsolescence peut en revanche frapper l’archivage numérique, de même que les bugs informatiques ou les cyberattaques…
Un local d’archives sécurisé vous protège parfaitement des risques physiques tout en supprimant tous les risques liés au format numérique. L’archivage papier garantit également la valeur probante de tous vos documents.
Différentes durées de conservation des documents de ressources humaines
De bonnes pratiques d’archivage impliquent de connaître les durées de conservation minimales de chaque document. En effet, selon le document RH concerné, cette période légale ne sera pas la même !
Documents à conserver pour une durée minimum de 3 ans
Votre entreprise est tenue de conserver les documents liés aux charges sociales et taxes pendant minimum 3 ans. Il en est de même pour les suivis des jours travaillés des collaborateurs sous convention de forfait.
Documents à garder pour une durée minimum de 5 ans
D’autres documents RH font l’objet d’une conservation plus longue. Sont ainsi concernés les éléments suivants :
- Bulletins de paie
- Déclarations d’accidents du travail (auprès de CPAM)
- Vérification et contrôle du CSE
- Observation ou mise en demeure par l’inspection du travail
- Documents concernant les régimes de retraite, rémunérations, primes, soldes de tout compte
- Contrats de travail
- Registre du personnel ; la durée de conservation de ces documents de ressources humaines court à partir du départ d’un salarié.
Les risques et conséquences d’une mauvaise gestion des archives RH
Risques de non-conformité légale et réglementaire
Ne pas respecter la durée de conservation des documents des ressources humaines vous expose à des sanctions légales. Ces dernières peuvent aller de lourdes amendes à des actions en justice. Un énorme risque pour la pérennité de votre société…
Pertes financières
Ne pas disposer de tous les documents peut également entraîner des erreurs aux conséquences économiques. Calculs erronés d’indemnités, paiements incorrects s’avèrent alors préjudiciables pour votre société et/ou ses collaborateurs.
Violations de la confidentialité
La mauvaise gestion des documents expose ceux-ci à de la fuite de données (vol, perte de documents…). Une mauvaise sécurisation des archives physiques comme électroniques menace le respect de la RGPD pour les documents RH. Un risque là encore à la fois juridique et économique pouvant mener votre entreprise aux Prud’hommes.
Difficultés de gestion des ressources humaines
Problèmes de vérification interne et externe
Enfin, la mauvaise gestion des archives RH complexifie le travail d’auditeurs ayant besoin de documents très précis. Les audits en sont alors prolongés et mènent à des conclusions erronées. De quoi là encore être lourd de conséquences pour l’efficacité de votre activité, mais aussi pour la réputation de votre société.
SGA : votre partenaire d’archivage des documents de ressources humaines
En confiant votre archivage numérique ou physique à un prestataire expert, vous vous assurez que :
- La durée de conservation des documents des ressources humaines est bien respectée. De quoi éviter les risques juridiques et économiques susmentionnés.
- Vos documents restent accessibles rapidement sur demande. SGA est implantée dans de nombreuses grandes villes françaises comme Paris, Strasbourg, Nantes, Lyon, Marseille…
- Ils disposent d’une sécurité optimale en étant archivés dans des locaux prévus à cet effet.
- Les archives sont gérées de A à Z par des professionnels expérimentés, de leur stockage à leur destruction définitive en passant par leur bonne conservation.
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Votre entreprise se prémunit donc de nombreux risques et se libère d’une tâche obligatoire et chronophage. Des gains de temps, d’argent et d’énergie vous permettant de vous concentrer sur votre domaine d’activité !