Toute société, ou structure de manière générale, produit et utilise différents documents au quotidien. La question de leur usage, mais aussi de leur stockage se pose alors. Quelle est la durée de conservation des documents pour une SCI ? En quoi cette conservation est-elle importante ? Quels sont les documents concernés et comment bien procéder ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Qu’est-ce qu’une SCI ?
L’acronyme SCI désigne une Société Civile Immobilière. Il s’agit concrètement d’une structure juridique qui a pour but de gérer et transmettre un patrimoine immobilier. Ce type de société civile se retrouve par exemple au sein de familles désireuses de mieux administrer leur patrimoine en incluant parents et enfants parmi les associés.
Ce statut bénéficie d’une grande souplesse dans son organisation : seulement 2 associés minimum, capital fixe ou variable sans minimum imposé… Ce dernier peut se présenter sous forme numéraire ou en nature (biens immobiliers).
Une simplicité très appréciable mais qui nécessite d’assurer une gestion documentaire y compris le respect de la durée de conservation des documents pour une SCI.
En termes de responsabilités, celle des associés est dite indéfinie, c’est-à-dire proportionnelle aux parts qu’ils détiennent dans cette société.
C’est cette cession de parts qui permet d’ailleurs de faciliter la transmission de biens ou de montants financiers.
Enfin, concernant la fiscalité, une SCI est soumise à l’impôt sur le revenu ou, parfois, l’impôt sur les sociétés.
Voir aussi : l’archivage fiscal en entreprise
Pourquoi l’archivage de documents est important en SCI ?
Au cours de nombreuses opérations, une SCI va recevoir ou produire différents documents. Les conserver s’avère indispensables pour 5 grandes raisons majeures.
Respect des obligations fiscales
Comme pour toute structure, la loi impose aux SCI de garder plusieurs documents pendant un délai minimal de conservation. Ainsi, en cas de contrôle fiscal, les associés peuvent se voir demander de présenter certaines pièces justificatives.
En connaissant et respectant la durée de conservation des documents pour une SCI, la structure ne s’expose donc pas à d’éventuelles lourdes amendes.
Des obligations qui vont de pair avec celles imposées à la SCI comme la déclaration annuelle de ses résultats ou la CFE si elle exerce une activité commerciale type location meublée.
Préservation des droits des associés
Une bonne gestion des documents et de leur archivage contribue à garantir la transparence des informations. On pensera par exemple au fait de bien archiver les procès-verbaux des assemblées générales.
Le respect de la durée de conservation des documents pour une SCI ne revêt pas qu’un enjeu légal. Il permet d’apporter une preuve à tout moment, notamment concernant les décisions prises par les associés.
Un archivage efficace, et donc l’accès à l’information, représentent des éléments-clés pour limiter les conflits entre associés et éviter les quiproquos.
Garder ces documents protège les associés de la SCI face à des risques de litiges ou d’impayés.
Enfin, le respect de la durée de conservation des documents pour une SCI aide à anticiper les transmissions et cessions de parts (ex : en cas de décès d’un des associés).
Le bon archivage de documents liés aux modifications de statuts ou transactions immobilières permet de retracer l’ensemble des opérations, et s’assurer par la suite de la bonne répartition des parts entre les associés restants.
Optimisation de la gestion et du suivi des biens immobiliers
Les biens immobiliers représentent des sommes non-négligeables, même pour le plus petit des biens. Aussi, la gestion financière d’une SCI implique des enjeux conséquents.
Un archivage efficace des documents de la SCI va tout d’abord faciliter l’accès aux documents indispensables. Il s’agit par exemple des actes de propriété, des plans cadastraux, diagnostics immobiliers… Sans oublier tous les documents liés à d’éventuels travaux ou opérations de maintenance.
Les documents types devis, factures ou études pour travaux sont eux aussi essentiels à la bonne gestion budgétaire. Ils permettent aux associés de la SCI d’anticiper les frais à prévoir selon le type de travaux prévus.
Enfin, la gestion des biens immobiliers va de pair avec le suivi des obligations du secteur. Grâce à un bon archivage, les associés peuvent facilement respecter les délais de renouvellement de certaines opérations.
Ils se trouvent aussi en mesure de fournir les différents diagnostics qui peuvent leur être exigés. Ces derniers concernent l’efficacité énergétique du lieu (ex : DPE) mais aussi sa sécurité (ex : gaz, amiante, termites…).
Sécurisation des informations et digitalisation
Se doter d’un local d’archives dédié et adapté permet de prévenir les risques physiques comme les incendies, vols… ou altérations liées au temps.
Vous préférez un archivage digital ? Celui-ci peut s’avérer fort pratique et sécurisant à condition de vous doter des outils adaptés (ex : coffres-forts numériques, gestion des accès à distance…).
Il peut impliquer au préalable des opérations de numérisation des archives si les documents ont été émis au format physique. Une solution moderne, pratique et sécurisée mais qui implique un certain investissement en temps, en énergie mais aussi en moyens.
Épargnez-vous de ces contraintes en sollicitant un prestataire en archivage pour gérer l’ensemble des documents de votre SCI !
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Un expert en la matière assurera également le bon stockage durant toute la durée de conservation des documents pour une SCI, la protégeant donc en cas de contrôle et en facilitant la gestion.
Protection contre la fraude et la falsification
Bien effectuer, ou déléguer son archivage permet aussi de protéger sa SCI face à d’autres risques. Un bon système de GED (ou gestion électronique des documents) assure ainsi la traçabilité des consultations et modifications faîtes aux archives.
De même, pour une conservation numérique, divers outils existent pour sécuriser les signatures et transactions effectuées en ligne.
La durée de conservation des documents pour une SCI
Cette durée minimale varie selon la nature du document concerné. On trouve ainsi des durées relativement courtes (quelques années) à des décennies (archivage à long terme) ou… sans limite dans le temps !
Les documents juridiques et statutaires
Ces types de document font justement l’objet d’un archivage dit « à vie ». En d’autres termes, ils sont à conserver sans limite de temporalité.
On y trouve les :
– Statuts de la SCI et modifications statutaires
– Actes notariés (acquisition, donation, cession des parts)
– Registres des décisions des associés (assemblées générales, procès-verbaux)
– Documents relatifs à la transmission ou à la dissolution de la SCI
Ces différentes pièces s’avèrent en effet indispensables pour garantir la traçabilité et la légitimité des décisions prises dans la SCI.
Documents fiscaux et comptables
Conformément à l’article L123-22 du Code de Commerce, les documents fiscaux et comptables sont à conserver 10 ans minimum.
Cette durée de conservation des documents pour une SCI s’applique ainsi aux documents suivants :
– Bilans comptables et liasses fiscales
– Déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, CFE, CVAE)
– Registres et journaux comptables
– Factures d’achat et de vente
– Justificatifs de charges déductibles (entretien, travaux, assurance)
Voir aussi : l’archivage en comptabilité
Ces documents sont essentiels en cas de contrôle fiscal et pour assurer la transparence financière de la SCI.
Documents liés aux biens immobiliers
La durée de ces types de documents n’est pas uniforme. Elle varie spécifiquement selon le document concerné. On trouve dans cette catégorie les :
– Titres de propriété, à conserver à vie
– Plans, diagnostics immobiliers (DPE, amiante, plomb, gaz, électricité) à conserver 10 ans après travaux ou mise à jour
– Dossiers de travaux et factures associées à conserver 10 ans (pour la garantie décennale)
– Contrats d’assurance habitation et dommages-ouvrage à conserver 10 ans après résiliation
On retrouve donc une période commune de 10 ans. Cependant, celle-ci ne court pas après l’émission du document. Dans tous les cas, ces pièces permettent de justifier l’entretien et la conformité réglementaire des biens immobiliers détenus par la SCI.
Documents liés à la gestion des locataires et des baux
Pour ce type de documents, comptez seulement 3 à 5 ans de conservation après fin du contrat. On y retrouve les pièces suivantes :
– Baux commerciaux ou d’habitation (5 ans après résiliation)
– État des lieux et quittances de loyer (3 ans)
– Dépôts de garantie comme les reçus et restitutions (3 ans après le départ du locataire)
– Contrats avec les prestataires de services types syndics, gestionnaires, artisans… (5 ans après fin de contrat)
Ces documents sont essentiels en cas de litiges avec les locataires. Ils permettent aussi de prouver la gestion locative des biens de la SCI.
Documents sociaux et administratifs
La durée de conservation des documents pour une SCI en termes sociaux et administratifs s’élève de 5 à 10 ans. Détail des documents concernés et de leurs durées minimales de conservation :
– Contrats de travail des salariés si la SCI emploie du personnel (5 ans après départ du collaborateur)
– Bulletins de paie et déclarations sociales (5 ans)
– Correspondances avec l’administration fiscale ou les banques (10 ans)
– Contrats de prêt et documents bancaires (10 ans après échéance du prêt)
Voir aussi : la durée de conservation des documents RH
Des pièces à conserver pour assurer la gestion administrative et financière de la SCI et éviter tout contentieux.
Conservez vos documents de SCI avec SGA !
Ainsi, la durée de conservation des documents pour une SCI est essentielle pour de nombreuses raisons. L’archivage de ces pièces se révèle cependant complexe et chronophage.
Il implique également de l’espace (physique, numérique ou les deux), des dispositifs et des compétences bien spécifiques.
Pour autant, l’archivage et le respect des durées restent obligatoires. Votre SCI peut néanmoins s’en affranchir en confiant son archivage à un prestataire dont c’est le métier !
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Notre structure vous propose tout le nécessaire pour votre archivage dont il se charge en totalité.
Le format papier présente davantage de points forts : plus sécurisé, moins polluant, moins coûteux et garantissant la valeur probante des documents. Le numérique expose à des risques croissants en matière de cybersécurité, de bugs ou d’obsolescence. C’est pourquoi nous privilégions le format physique, et vous incitons à faire de même.
En nous confiant votre archivage, vous vous déchargez dans tous les cas de l’espace induit par vos différentes archives, de leur gestion et même de leur destruction finale.
SGA peut néanmoins gérer pour vous votre archivage numérique ou hybride.