Toute entreprise émet et reçoit, dans le cadre de ses activités commerciales, différentes factures. Si leur montant, leur date et leur origine ou destination varient, toutes ont un point commun : l’archivage.
Quelle est donc la durée de conservation des factures en entreprise ?
Pourquoi bien veiller à cette conservation ? Comment s’en assurer, et quels sont les risques à ne pas les archiver comme il se doit ?
Les factures professionnelles, produites ou reçues, constituent des documents comptables. Ces types de documents (parmi lesquels on retrouve aussi bilans, comptes de résultats, bons de livraison…) sont à garder durant minimum 10 ans (source : Code de commerce). Plus exactement, ce délai court dès la clôture de l’exercice.
Un second délai est imposé, d’un point de vue fiscal, et s’élève à 6 ans, d’après le Livre des Procédures Fiscales.
Des durées légales de conservation qui impliquent donc une excellente organisation ainsi que les infrastructures qui s’y prêtent. Il s’agit de durées minimales. Rien ne vous empêche de conserver vos factures au-delà des 10 années.
Au fil des ans, les factures s’accumulent, rendant parfois difficile leur bon archivage. Heureusement, des prestataires spécialisés comme SGA peuvent gérer l’ensemble de vos documents archivés.
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La bonne gestion de l’archivage s’avère indispensable, qu’elle soit internalisée ou externalisée.
Voyons d’ailleurs pourquoi il est crucial de respecter la durée de conservation des factures en entreprise.
Bien conserver vos factures produites ou émises durant le délai des 10 ans minimum répond à deux exigences.
Tout d’abord, il s’agit d’une obligation légale. C’est pourquoi la durée de conservation des factures en entreprise est officiellement fixée à 10 ans. Votre entreprise doit donc se soumettre à cette obligation pour éviter plusieurs sanctions. Nous verrons plus bas plus en détails les risques auxquels elle peut s’exposer en cas de non-respect.
Par ailleurs, le respect de la durée de conservation des factures en entreprise contribue à la bonne organisation de votre activité. Il participe à la bonne traçabilité des informations commerciales concernant vos clients, prestataires et fournisseurs.
L’accès facile et rapide aux factures sert par exemple de preuve écrite sur demande d’un interlocuteur. Des justificatifs impératifs en cas de litige par exemple.
Les factures archivées présentent aussi un intérêt stratégique si votre entreprise a besoin de les consulter pour certaines décisions commerciales.
Qu’elles soit produites ou reçues, les factures permettent d’avoir une vue globale de la situation financière de votre société. Elles sont également importantes pour des relances ou procédures de recouvrement en cas d’impayés par des clients.
Enfin, elles font également office de preuve que votre entreprise a bien réglé ce qu’elle devait à son fournisseur ou prestataire.
Plusieurs questions se posent au moment de bien archiver ses factures. Est-il obligatoire de conserver l’original de la facture ? Quel format privilégier entre le format papier et le numérisé ?
Votre entreprise peut, juridiquement, conserver une copie de ses factures. Cependant, cette copie doit être parfaitement lisible, une reproduction « fidèle et durable » de la facture originale.
Aussi, il reste préférable de conserver les originaux pendant toute la durée de conservation des factures de l’entreprise. Présenter une copie en cas de procédure judiciaire sera accepté, mais cela impose qu’elle soit parfaitement identique à l’original. Une problématique qui se pose notamment lors de l’archivage de factures dématérialisées par exemple.
La digitalisation croissante du monde du travail change de nombreux processus dans l’entreprise. De nombreuses factures sont ainsi directement émises au format électronique. D’autres, au format papier, sont numérisées en vue d’être archivées. Mais faut-il privilégier le traditionnel papier ou se tourner vers le 100% numérique ?
Sachez que le format numérique est totalement accepté pour l’archivage de vos factures. Attention cependant à ce que celles-ci soient parfaitement lisibles et conservées de manière à en assurer l’intégrité. Le format numérique requiert également une extrême vigilance quant à la cybersécurité, les risques de piratage évoluant conjointement aux technologies informatiques. Enfin, l’impact environnemental et le coût de l’archivage électronique s’avèrent plus importants que celui du format physique des archives.
Voir aussi : les avantages et inconvénients de la dématérialisation des archives
Si votre entreprise ne respecte pas les durées de conservation de ses factures, elle s’expose à plusieurs risques.
Le premier est d’ordre légal. En cas de contrôle par l’administration fiscale, ne pas communiquer ces documents vous expose à une amende de 10 000 euros (Code général des impôts, article 1734).
Le second risque est d’ordre juridique, plus précisément avec vos clients ou fournisseurs. Sans bon archivage de vos factures, il devient difficile de prouver que vous avez bien réglé votre prestataire. De même, un client est susceptible d’exiger une facture datant d’il y a quelques années.
Le non-respect de la durée de conservation des factures dans votre entreprise devient alors problématique. Une simple requête peut se transformer en litige. L’absence de document au cours d’un litige vous empêche d’apporter la preuve d’un paiement (fournisseur) ou d’un non-paiement (client) d’un bien ou d’un service.
Enfin, le troisième risque relève de l’organisation de votre activité. Ne pas conserver ses factures, c’est se priver d’informations-clés pour analyser l’évolution financière de votre entreprise, identifier les clients et fournisseurs fiables ou à éviter…
