Dès lors que votre structure compte des collaborateurs, elle émet des fiches de paie. Produites mensuellement et parfois en grand nombre, elles nécessitent une excellente gestion documentaire de leur production à leur archivage. Et justement, qu’en est-il des fiches de paie en termes de durée de conservation ? Pourquoi est-il important de les garder, et durant combien de temps le faire ? Quel format privilégier entre le traditionnel papier et le numérique ?
Pourquoi est-il important de conserver les fiches de paie en entreprise ?
Procéder au bon archivage des fiches de paie répond à plusieurs grands enjeux. Cependant, cela suppose de se doter du nécessaire en la matière : local d’archives ou serveurs informatiques suffisants, compétences en gestion documentaire, solutions d’archivage adaptées selon le volume de documents traités… Autant de contraintes dont votre structure peut facilement s’affranchir en confiant son archivage à un prestataire expert comme SGA !
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Une obligation légale
La gestion de la paie fait partie des nombreuses obligations qui incombent à tout employeur. Or, qui dit gestion de celle-ci dit indéniablement fiches de paie. Leur durée de conservation et leur archivage papier ou numérique font l’objet d’une réglementation très précise.
Plus précisément, tout employeur doit conserver une copie de chaque fiche de paie de chaque salarié. Une obligation mise en place en 1998. Jusqu’alors, tenir un livre de paie suffisait. Désormais, fiche de paie et durée de conservation sont indissociables, d’abord pour des raisons légales.
En effet, en cas de contrôle par l’inspection du travail, le manquement à cette obligation peut occasionner une sanction financière. Celle-ci s’élève à 450 euros. Un montant qui peut sembler dérisoire pour une entreprise…
Cependant, pensez maintenant au cas où vous n’auriez conservé aucune fiche de paie d’aucun collaborateur ? Multipliez ce chiffre par le nombre de documents manquants et la sanction va s’avérer bien plus lourde…
Précisons aussi qu’un employeur peut se voir demander des dommages et intérêts par son salarié si sa fiche de paie ne lui est pas remise.
Une bonne organisation des ressources humaines
Autre raison cruciale de conserver les fiches de paie : l’organisation de votre structure. Afin de gérer au mieux vos ressources humaines, il est essentiel d’en conserver les documents-clés.
Les bulletins de salaire de vos collaborateurs en font indéniablement partie ! Rappelons qu’ils comportent des informations essentielles, au-delà du montant de la rémunération : date du versement du salaire, heures travaillées, absences (congés, arrêts maladies), RTT et jours de congés acquis, cotisations et contributions employeur, assurance chômage, convention collective concernée… Autant d’éléments qui font de la fiche de paie un outil informationnel mais aussi managérial.
Assurer le stockage de la fiche de paie et le respect de sa durée de conservation permet notamment un suivi des heures travaillées par rapport à la rémunération. Ce type de document contribue alors à mieux analyser la rentabilité dans votre structure.
Une relation de confiance avec vos collaborateurs
De plus, conserver ce document s’avère sécurisant aussi bien pour vous que pour votre collaborateur. Cela vous permet de prouver que vous versez bien les sommes dues aux organismes et administrations nécessaires. Pour votre collaborateur, la fiche de paie permet un suivi concret et officiel de sa rémunération. Par ailleurs, ce document représente la preuve de sa cotisation auprès de sa caisse de retraite.
Chaque fiche de paie joue également un rôle majeur en cas de retour de recherche à l’emploi. Il s’agit de l’un des justificatifs demandés par France Travail pour permettre à un ancien collaborateur de toucher ses allocations chômage préalablement calculées sur la base de la rémunération indiquée sur les bulletins de salaire.
Enfin, administrer chaque fiche de paie et sa durée de conservation contribue à une relation saine et transparente entre le collaborateur et son responsable. Le manager ou l’employeur peuvent par exemple indiquer une augmentation de salaire ou l’octroi d’une prime, donnant alors lieu à un échange constructif entre les deux personnes concernées.
Combien de temps faut-il conserver les fiches de paie en entreprise ?
Savoir comment organiser l’archivage d’une entreprise nécessite une excellente connaissance des durées de conservation des documents. Les fiches de paie ont pour durée de conservation minimale 5 années. Cette obligation s’applique à l’employeur, et donc l’entreprise (ou structure publique si vous êtes une administration).
Le collaborateur concerné est, lui aussi, tenu de conserver ses fiches de paie. Il ne risque pas de sanction en cas de non-respect. Un constat qui va d’ailleurs avec le fait qu’aucune durée minimale n’existe côté salarié. En d’autres termes, il reste vivement conseillé, pour chaque collaborateur, de conserver précieusement chacun de ses bulletins de salaire. Un conseil pouvant s’avérer compliqué à appliquer en raison du nombre de fiches papiers qu’il convient de conserver.
Voyons justement ce qu’il en est des deux formats, papier et numérique, pour la bonne conservation des fiches de paie.
Conservation des fiches de paie : numérique ou papier ?
Longtemps uniquement produits au format papier, les documents se digitalisent maintenant de plus en plus. Certains sont numérisés, et le document papier détruit, d’autres sont directement émis au format numérique. Mais, qu’est-il préférable, en tant qu’employeur, entre le format numérique et le papier pour chaque fiche de paie et le respect de sa durée de conservation ?
L’archivage papier
La gestion des archives physiques en entreprise se présente comme souvent contraignante : besoin d’espace physique, des infrastructures adaptées, du personnel disponible… On pensera par exemple à la nécessité d’un local d’archives et aux normes auxquelles il doit répondre. Un espace à adapter au fil du temps et de l’accumulation d’archives parfois sur une longue durée.
Une entreprise de stockage d’archives vous décharge de toutes ces opérations contraignantes, mais pourtant obligatoires d’un point de vue légal, et cruciales pour la bonne organisation de votre structure.
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Pour autant, le format papier présente de multiples points forts par rapport au numérique.
Tout d’abord, la durée de conservation des fiches de paie en archivage papier ne s’élève qu’à 5 ans. Elle est bien plus importante en cas de document numérisé, comme nous le verrons ci-dessous.
De plus, le risque de cyberattaque, d’effacement des données, de bugs ou d’obsolescence informatique n’existe pas. Or, les pirates informatiques redoublent chaque jour de plus d’ingéniosité pour pénétrer les réseaux informatiques, y compris professionnels… Un local d’archives physiques requiert bien sûr une protection optimale (alarmes, vidéosurveillance, bonne gestion de la température et de l’humidité…) mais le risque reste bien moindre puisqu’il n’est par exemple pas vulnérable à distance.
Enfin, l’impact environnemental et le coût d’un archivage physique s’avèrent moindres qu’au format digital ! Un phénomène de prime abord surprenant, et que nous vous proposons de mieux comprendre ici : bilan carbone du papier en entreprise (vs son format informatisé).
L’archivage numérique
De prime abord plus attractif 
Comme évoqué précédemment, la question de la sécurité, des coûts et l’impact environnemental rendent le classique format papier plus intéressant pour votre archivage professionnel.
Enfin, autre information cruciale : en matière de durée de conservation de fiche de paie, sachez que le délai est loin d’être le même ! Contrairement aux 5 années d’archivage au format physique, les bulletins de salaires informatisés doivent se conserver :
- Soit pour une durée de 50 ans
- Soit jusqu’à ce que le collaborateur concerné atteigne l’âge de 75 ans
Source : article D3243-8 nouveau du Code du Travail
Des durées de conservation bien plus contraignantes et donc complexes à respecter. Ces longues périodes impliquent un stockage conséquent, chaque mois donnant lieu à un document par collaborateur. Sans oublier le risque croissant d’attaque informatique ou encore d’obsolescence au vu de la vitesse à laquelle évoluent les logiciels et les formats qu’ils prennent en charge.
Sans diaboliser le numérique pour autant, nous vous conseillons donc, en tant qu’employeur, de vous tourner davantage vers le format papier. Une entreprise de stockage d’archives peut facilement prendre en charge vos fiches de paie pour leur durée de conservation, vous évitant ainsi de devoir consacrer espace, temps, énergie et argent aux opérations nécessaires à votre bon archivage.
Le collaborateur pourra quant à lui davantage choisir le format électronique, en veillant par exemple à bien sauvegarder ses documents sur un disque externe en plus de son ordinateur personnel. Le risque de sanction étant inexistant, la durée de conservation de chaque fiche de paie personnel étant sans limites, le format électronique peut s’avérer plus judicieux dans ce cas de figure.