Le monde de l’archivage englobe un certain nombre de termes spécifiques. On trouve parmi ceux-là le fonds d’archives. Mais de quoi s’agit-il, concrètement ? Quel en est son usage, et comment le différencier de la collection d’archives ? Comment bien l’organiser au sein de votre structure ? Quelles en sont les modalités de consultation une fois celui-ci effectué ?
Définition du fonds d’archives
Qu’est-ce qu’un fonds d’archives?
Il s’agit de l’ensemble des documents produits par une structure (entreprise, organisme public etc.)
Deux grandes caractéristiques définissent un fonds d’archive. Premièrement, les documents sont d’origine commune. Deuxièmement, chacun d’entre eux fait l’objet d’un classement puis d’un archivage rigoureux.
Cette dernière étape, chronophage, peut d’ailleurs être confiée à un expert en la matière afin de veiller à la bonne organisation documentaire de votre structure ainsi qu’aux respects des lois et normes d’archivage en vigueur.
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Différences entre un fonds d’archives et une collection d’archives
La collection d’archives va, quant à elle, se baser sur un choix spécifique de documents. Ceux-ci se verront retirés d’une collection d’archives pour, par exemple, des raisons chronologiques. À contrario, le fonds d’archives conserve les documents même si leur contenu n’est plus mis à jour.
L’importance des fonds d’archives
Disposer d’un fonds d’archives est essentiel pour votre structure pour plusieurs raisons :
- Juridiques: plusieurs documents sont à conserver sur du long terme et au format original. Disposer d’un fonds bien structuré permet de se conformer aux obligations légales.
- Organisationnelles: pouvoir retrouver un document précis à un moment spécifique permet de mieux gérer votre structure, aussi bien en termes financiers que stratégiques.
- Historiques: certaines archives revêtent une importance patrimoniale. Leur durée de conservation est d’ailleurs sans limite de temps. Il convient donc de les conserver, au sein du fonds d’archives, de manière optimale.
Dans tous les cas, il vous faudra disposer d’un local d’archives adapté, d’outils adéquats et du personnel formé à la gestion documentaire. Si vous souhaitez externaliser l’ensemble de ces activités, vous pourrez solliciter un tiers archiveur gérant vos archives de A à Z.
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Classification et organisation
Types de fonds d’archives : fonds publics, fonds privés, fonds associés
On distingue non pas un type de fonds d’archives mais plusieurs. Tout d’abord, les fonds dits publics qui appartiennent à des organismes de droit public. Ensuite, les fonds privés spécifiques aux structures privées comme les entreprises.
Enfin, les fonds associés, non institutionnels mais étroitement corrélés à des organismes administratifs (ex : municipalités, établissements scolaires).
Caractéristiques d’un fonds bien organisé
Ce fond documentaire implique une extrême rigueur pour être bien organisé. Il est ainsi important de commencer par procéder à l’évaluation des documents. Quelle en est la pertinence ? Est-il nécessaire de le conserver ? Cette première étape permet d’éliminer les doublons ou documents que votre structure n’a pas besoin d’archiver.
Vient ensuite l’étape du tri des documents à garder qui peut se faire par exemple par catégorie.
Les documents du fonds d’archives sont ensuite indexés. Pour ce faire, il convient de mettre en place des règles précises intégrant des métadonnées aux documents. Un élément clé d’une bonne gestion des archives pour pouvoir les retrouver en toute simplicité quand nécessaire.
Le classement vient ensuite compléter le tri à l’aide, par exemple, d’un plan de classement dédié.
Une fois ceci fait, place à la bonne conservation des documents, qu’ils soient au format physique ou numérique. Un local pour stocker le fonds d’archives, ou un logiciel spécifique et des serveurs informatiques, sont spécifiquement prévus à cet effet. Cette bonne conservation doit permettre de garantir l’intégrité des documents ainsi que leur accessibilité. D’où l’importance d’un bon tri et d’un bon classement au préalable !
Enfin, il convient de mettre à jour régulièrement le fonds d’archives. Par exemple, une fois la durée de conservation obligatoire échue, vous pourrez procéder à la destruction des documents concernés.
Accès et utilisation des fonds d’archives
Consultation
Dans le cas d’un organisme public, les archives sont consultables par quiconque. Ce fait résulte du droit constitutionnel. Cependant, la loi encadre cet accès et ses modalités. Vous pourrez retrouver ici le détail de l’accessibilité aux fonds d’archives publiques.
Les fonds d’archives privés font l’objet d’une réglementation spécifique en matière de communicabilité. Tout dépend des dispositions contractuelles préalablement définies par l’organisme privé. Celles-ci varient par exemple s’il est question de droits d’auteur ou de données liées au RGPD.
On pensera par exemple aux archives de dossiers médicaux post-décès dont l’accessibilité n’est disponible que sous des conditions bien spécifiques.
Numérisation et mise en ligne des fonds d’archives
Enfin, avec l’essor du numérique, se pose indéniablement la question de la numérisation des archives. Leur mise en ligne se doit de respecter la non-diffusion de données à caractère personnel (comme évoqué ci-dessus via le RGPD).
Il est également important de tenir compte du droit à l’image (conformément à l’article 9 du Code civil). Enfin, dans le cas de fonds d’archives à des fins de recherche, on estime qu’un délai de 50 ans est à respecter pour diffusion.
Cependant, là encore, la mise en ligne publique est à étudier au cas par cas, ce délai étant à titre indicatif et non juridique.