Toute société est naturellement amenée à produire et conserver de nombreux documents administratifs. Aussi, qui dit émission de documents dit aussi gestion des archives administratives. Mais quelle est l’importance de celle-ci, concrètement ? Comment classer ces différents documents ? Quels sont les types d’archivage disponibles ? Peut-on l’externaliser ? Découvrons ensemble tout ce qu’il faut savoir sur la gestion des archives administratives en tant qu’entreprise.
Gestion des archives administratives : pourquoi est-ce important ?
Veiller à la bonne conservation des documents administratifs est essentiel pour plusieurs raisons. Tout d’abord, la loi impose aux professionnels de garder, durant une période minimale, certains documents administratifs. Une durée qui varie selon la nature des documents : l’entreprise devra par exemple conserver 10 ans les comptes annuels (à partir de la clôture de chaque exercice).
Le non-respect de ces obligations expose notamment l’entreprise à une amende pouvant aller jusqu’à 10 000 euros (source).
Une entreprise devra aussi veiller à la bonne gestion de ses archives administratives pour des raisons d’organisation. Pouvoir retrouver rapidement et facilement tel document est crucial en cas de contrôle ou à de simples fins de consultation.
Votre entreprise disposera rapidement de la pièce administrative nécessaire et évitera de mobiliser trop longtemps ses collaborateurs pour la trouver. Une bonne solution d’archivage des documents rime ainsi avec réduction des coûts en plus d’une meilleure organisation. De plus, elle protège l’entreprise de lourdes sanctions économiques en cas de contrôle. Le troisième grand enjeu de la gestion de ces archives administratives est donc d’ordre économique.
Comment bien classer les archives administratives ?
Attention : ranger ses documents ne veut pas dire les classer ! Pour être efficace et organisé, l’archivage doit respecter plusieurs grandes règles. Il vous faudra prendre en compte différents éléments pour conserver correctement les documents administratifs de votre entreprise :
- Le respect des durées légales de conservation (qui dépendent de la nature du document)
- La bonne traçabilité de chaque document archivé
- Leur bonne conservation, en termes de sécurité
- La mise en place de procédures d’archivage efficaces
Le classement interviendra ensuite à plusieurs niveaux : pour les documents isolés, pour ceux qui peuvent être regroupés en dossiers et pour des séries de dossiers (qui composent ce que l’on appelle le fonds d’archives). L’entreprise peut choisir, pour ces derniers, de classer de manière chronologique, alphabétique, numérique ou systématique.
La gestion des archives administratives ne se fait donc pas à la légère. Elle requiert d’établir un plan de classement cohérent avec la méthode de travail de la société et aux dossiers concernés. L’entreprise peut solliciter un tiers pour bénéficier d’un conseil archivage. Ce dernier permettra de réaliser justement un plan de classement adapté pour les archives actuelles et futures.
Une fois ce plan défini, comment se fait la gestion des archives ? Elle se déroule en 4 grandes étapes :
- Identification des documents à archiver
- Stockage effectif
- Conservation durant la période prévue avec possibilité de consultation
- Destruction ou classement final selon la nature du document
Les différents cycles de la gestion des archives administratives
Deux grands principes fondamentaux régissent la gestion des archives. Premièrement, le principe du respect des fonds. Il suppose l’intégrité matérielle et intellectuelle des pièces archivées et le respect de leur lien organique avec l’entité à l’origine de leur production.
Le second grand principe est le contrôle du cycle de vie de l’information. Celui-ci implique une théorie dite « des trois âges des archives » ; et quels sont justement ces trois âges, ces trois types d’archivage ?
On trouve tout d’abord les archives courantes. Il s’agit des documents dont l’entreprise a régulièrement besoin, des dossiers vivants nécessaires à la vie quotidienne.
Viennent ensuite les archives intermédiaires. Elles concernent des dossiers clos mais sont gardées à des fins légales et peuvent avoir besoin d’être consultées dans le cadre des activités professionnelles.
Enfin, les archives définitives désignent les documents qui sont conservés sans limitation de durée. Ceci s’explique par des raisons légales, administratives, juridiques ou historiques.
Pourquoi externaliser sa gestion des archives administratives ?
Procéder à une bonne gestion des archives administratives est à la fois indispensable et complexe. Cette activité suppose une extrême rigueur, mais mobilise également un ou plusieurs collaborateurs, sans oublier l’espace nécessaire à la bonne conservation de ces nombreuses archives. Aussi, il est souvent bien plus intéressant d’externaliser cette activité.
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En faisant appel à une entreprise spécialisée dans le stockage d’archives, votre société n’aura plus à gérer celles-ci et pourra se concentrer sur son domaine d’activité. Le prestataire va déployer les outils les plus adéquats (procédures, calendriers de conservation, fiches pratiques, instruments de recherche…) pour proposer un archivage fiable et de qualité.
Cette solution représente également une sécurité, puisque le prestataire expert en archivage connaît parfaitement les délais de conservation de chacun des documents. Il sera donc parfaitement à même de les conserver durant les bonnes périodes, et veiller à leur destruction effective au bon moment. Enfin, ce tiers archiveur dispose de toutes les infrastructures (physiques ou numériques) nécessaires et parfaitement sécurisées pour assurer une conservation optimale. Un point qui nous amène à une autre question cruciale, celle du format des archives.
Papier VS numérique : quel format choisir pour ses archives administratives ?
Face à l’essor du digital, la question de passer au 100% numérique pour ses archives prend elle aussi de plus en plus d’ampleur. Si papier et numérique sont très souvent opposés, sachez qu’il est tout à fait possible d’opter pour un archivage mixte mêlant les deux formats.
Ces deux solutions ont chacune avantages et inconvénients. Aussi, de nombreuses entreprises choisissent de faire numériser certains documents tout en conservant une version papier pour leur archivage. En effet, si le numérique permet un gain de place physique indéniable, les risques inhérents à la cybersécurité sont, eux aussi, indéniables… Le format dématérialisé suppose également de former son personnel à ces nouveaux usages et aux enjeux sécuritaires qui en découlent.
Ainsi, la méthode traditionnelle de l’archivage papier en entreprise n’est pas totalement désuète malgré la croissance du numérique.