Gérer efficacement ses document archivés représente une obligation et un enjeu pour tout professionnel (organisme ou entreprise). Ceux-ci sont de nature variée : commerciaux, financiers, sociaux, comptables… Aussi, la gestion des archives bancaires s’inscrit elle aussi dans cet enjeu d’archivage au quotidien et souvent sur le long terme.
Mais en quoi est-elle essentielle ? À quelle réglementation cet archivage est-il soumis ? Que sont, concrètement, les documents concernés ? Comment bien réaliser cet archivage bancaire ?
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L’importance de l’archivage bancaire
Bien gérer ses archives bancaires répond à plusieurs enjeux. Il en va tout d’abord de la conformité avec la législation en vigueur. Toutefois, nous détaillerons ce point un peu plus bas.
Le second enjeu concerne la traçabilité financière : une bonne gestion des archives bancaires aide au suivi de l’ensemble des mouvements financiers de votre structure. Il vous est ainsi bien plus simple d’administrer vos comptes, de détecter d’éventuels dysfonctionnements ou encore de planifier le budget.
Un point qui rejoint la troisième raison de bien effectuer son archivage bancaire : l’analyse financière. Disposer des documents bancaires à tout moment vous aide par exemple à analyser les performances éco
Par ailleurs, la bonne gestion des archives bancaires permettant d’accéder aux documents des opérations passées, elle joue un rôle important en cas de litige. Votre structure est en effet en mesure d’apporter la ou les preuves nécessaires auprès de clients, fournisseurs ou autorités fiscales.
Enfin, qui dit archivage efficace dit archivage sécurisé (notamment via des locaux adaptés et équipés). Avec une bonne protection de vos archives, vous vous prémunissez de fraudes, de pertes ou de fuites de données parfois sensibles.
Les réglementations en matière de gestion d’archives bancaires
Conformément au Code monétaire et financier, mais aussi au Code de la consommation et au Code des assurances, toute structure doit conserver ses archives bancaires durant un temps minimal.
Cette durée varie selon le type précis de document, pouvant aller de 3 ans à bien plus longtemps. On pensera par exemple aux contrats de prêts qui sont à conserver 2 ans une fois le remboursement effectué. Aussi, selon la durée du crédit, votre structure veillera à la gestion de ces archives bancaires sur de nombreuses années.
Nous préciserons plus bas la durée de conservation de chaque type de document car nous rappellerons les pièces concernées par l’archivage bancaire.
Voir aussi : la durée de conservation des factures en entreprise
Par ailleurs, la Direction générale des Finances publiques précise le contour légal de la gestion des archives bancaires. Ainsi, la directive 2010-45 CE encadre depuis octobre 2013 la réglementation lié à la facturation. Elle indique notamment que le format de conservation des factures doit être le même que celui d’émission.
Il est donc requis de conserver ses factures au format numérique si celles-ci ont été émises par voie électronique. N’hésitez donc pas à inviter vos fournisseurs à préciser, au recto des factures reçues, leur mode d’émission, et faire de même pour vos clients.
Voir l’ensemble du cadre réglementaire lié à l’émission et la conservation de factures
Les types de documents concernés par la gestion des archives bancaires
Le terme archive bancaire englobe de nombreux documents. On y trouve ainsi les pièces suivantes :
Relevés de compte
Récapitulatifs des opérations réalisées sur un compte bancaire, les relevés permettent le suivi des mouvements d’argent sur une période donnée. Il convient de les conserver 5 ans minimum après émission.
Documents relatifs aux moyens de paiement
Ces documents incluent les bordereaux de remises de chèques, les chèques, ordres de virement et autorisations de prélèvements automatiques. Votre structure doit les conserver un minimum de 5 ans également.
Contrats et conditions générales
Ces contrats sont ceux conclus entre votre structure et un organisme bancaire. Il peut par exemple s’agit d’une souscription à un contrat d’épargne ou d’une ouverture/fermeture de compte bancaire. La durée légale de conservation s’élève là encore à 5 années.
Justificatifs de domiciliation bancaire
Ces justificatifs indiquent officiellement que le titulaire du compte est domicilié auprès de son organisme bancaire. Des documents parfois nécessaires lors de certaines démarches administratives, et à conserver sans durée précise. Cette dernière dépend de leur nécessité. Aussi, mieux vaut prévoir un archivage longue durée dans le cadre de la gestion des archives bancaires.
Documents d’information tarifaire
Les documents d’information tarifaire désignent les frais que facture une banque à son client. Ils précisent aussi les conditions des produits et services souscrits. Là encore, il n’existe pas de durée précise de conservation. Aussi, mieux vaut les garder tant que le client a souscrit au produit ou service concerné. En cas de résiliation, ce type de document pourra faire l’objet d’une destruction d’archives.
Comment procéder à la gestion des archives bancaires ?
Comme évoqué avec les factures, les documents bancaires se déclinent au format physique et électronique. Tous deux présentent avantages et inconvénients, même si l’un d’entre eux s’avère, contrairement à certaines idées reçues, bien plus conseillé.
L’archivage papier
Format qualifié de « traditionnel », le papier a encore de beaux jours devant lui. Il présente en effet de nombreux points forts comme l’authenticité ou le risque inexistant lié à la cybersécurité. Il s’avère par ailleurs moins coûteux et plus écologique de conserver des documents papier.
Voir aussi : quel bilan carbone pour le papier en entreprise ?
Si le format physique requiert du personnel mais aussi des locaux adaptés, pas d’inquiétude. Il vous est possible de décharger l’ensemble de votre gestion d’archives bancaires, et de votre archivage en général, à un expert disposant de tout le nécessaire en la matière !
Des réponses à vos projets d'archivage
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L’archivage électronique
Le format électronique se démocratise, notamment concernant les factures fournisseurs ou clients. S’il permet un accès plus rapide et à distance aux documents, le numérique expose aussi à de nombreux risques, eux aussi à distance : phishing, fuite de données, piratage, mauvaise manipulation informatique…
S’il est certes avantageux, il ne détrône pas pour autant le format physique.
Enfin, votre structure peut tout à fait décider d’utiliser les deux formats, notamment selon le mode d’émission des factures reçues.