Votre entreprise produit et utilise au quotidien de nombreux documents, quel que soit leur format. Ceux-ci peuvent être de différents types (commerciaux, financiers, sociaux, juridiques…) et nécessitent une administration optimale.
Quelle est l’importance, concrètement de bien procéder à la gestion des documents en entreprise ? Quels en sont les enjeux majeurs et quelles méthodes déployer pour une bonne gestion documentaire ?
On désigne par gestion documentaire le fait d’administrer l’ensemble des documents au sein d’une structure. Le terme gestion documentaire se distingue ainsi de la GED qui ne concerne qu’une application électronique de ces opérations.
La gestion des documents en entreprise englobe ainsi plusieurs process : la création, la numérisation, la classification, l’indexation, l’organisation, le stockage, l’archivage, la destruction… Cet ensemble d’opérations assure également l’accessibilité, la sécurité et la conformité des différentes pièces concernées.
On pensera notamment à l’archivage longue durée qui nécessite, en plus d’outils de gestion documentaire, des infrastructures et équipements adéquats. Des indispensables dont votre entreprise peut s’affranchir en confiant l’ensemble de son archivage à un expert dédié.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
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Les documents étant au cœur de votre activité, mal les administrer expose votre structure à plusieurs risques importants. Quelles sont donc les conséquences d’une mauvaise gestion des documents en entreprise ? Celles-ci sont diverses et variées, rappelant l’importance d’une bonne gestion documentaire au quotidien.
Devoir chercher un document ou une information demande du temps. Dans le cadre d’une bonne gestion, l’élément nécessaire se retrouve facilement et rapidement.
À l’inverse, une mauvaise gestion des documents en entreprise signifie que vos collaborateurs perdront du temps pour retrouver ce dont ils ont besoin pour le bon déroulement de votre activité.
Autant de précieuses minutes, voire heures, perdues qui auraient pu être employées à des fins plus productives et ne pas bloquer l’activité de vos collaborateurs.
Une conséquence étroitement liée à la perte de temps. En effet, une mauvaise organisation documentaire entraîne une baisse de la productivité : temps perdu, gaspillage de ressources (ex : s’il faut rééditer un document égaré)…
La gestion des documents en entreprise impacte également directement la prise de décisions stratégiques.
Or, ne pas disposer des informations, ou utiliser des informations erronées risque de mener votre entreprise à la prise de décisions inadéquates sur le plan commercial, financier, marketing…
Mal gérer ses documents peut même conduire à des litiges (avec des clients, fournisseurs, partenaires, collaborateurs) qui, eux aussi, entraînent des coûts parfois très conséquents.
Enfin, ne pas disposer des documents, y compris des archives obligatoires, expose votre société à des sanctions financières en cas de contrôle de l’administration fiscale par exemple.
Voir aussi : quelles durées légales de conservation pour vos documents ?
Enfin, la mauvaise gestion des documents en entreprise rime avec risques pour la sécurité. En effet, les documents comportent des informations parfois sensibles sur le plan personnel (ex : dossiers médicaux) et/ou professionnel (ex : informations financières, stratégiques…).
Mal gérer vos documents, c’est prendre le risque de perdre de précieuses données mais aussi de les voir fuiter ! Un danger aux répercussions financières mais aussi juridiques (ex : non-respect du RPGD). Sans oublier les conséquences pour l’image de votre société auprès de ses clients, partenaires, ou collaborateurs…
Si une mauvaise gestion documentaire est lourde de conséquences, il vous est possible d’opter pour plusieurs solutions afin d’écarter tout problème.
Pourquoi ne pas, par exemple, confier votre archivage à un prestataire expérimenté en la matière ? En plus de vous décharger physiquement et informatiquement de nombreux documents, vous assurez à votre structure leur accès et leur sécurité tout au long de leur durée de conservation.
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Pour la gestion quotidienne de vos documents, comme pour l’archivage, on trouve deux grands formats : le physique et l’électronique. Lequel privilégier, et pourquoi ?
Longtemps seul format pour la gestion des documents en entreprise, le papier demeure très présent, pour plusieurs raisons :
Un archivage informatisé permet un accès quasi-immédiat et à distance aux documents. Il s’avère ainsi de plus en plus attractif pour les structures souhaitant passer au 100% numérique. Cependant, il implique en amont d’un système d’archivage électronique élaboré. En effet, les risques accrus liés à la cybersécurité ne cessent de se multiplier.
L’usage de documents électroniques nécessite également de former ses collaborateurs aux bonnes pratiques et à l’usage d’outils parfois complexes.
Enfin, l’archivage électronique suppose le fonctionnement 24h/24 de serveurs informatiques énergivores et parfois très encombrants.
Si les deux formats ne sont pas incompatibles, le traditionnel format physique demeure toujours plus avantageux pour ces raisons.
