Le stockage d’archives fait partie intégrante des activités d’une entreprise. Il s’agit d’une obligation mais aussi d’un précieux outil d’aide de prise à la décision. Cependant, les archives ne sont pas à entasser n’importe comment. Il convient de se doter d’un local d’archives respectant une règlementation bien précise. Pour ce faire, il est généralement bien plus intéressant de se tourner vers un professionnel en la matière, à l’instar de SGA !
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Comme l’indique son appellation, ce local désigne un espace destiné au stockage d’archives. Dans le cas d’archives physiques (papiers, disques durs etc.), le local d’archives se présentera comme une pièce équipée d’étagères ou autres rangements adaptés. Pour des archives 100% numériques, votre entreprise nécessitera une pièce dédiée aux serveurs informatiques.
Dans tous les cas, cette salle doit être séparée, par exemple, du reste des bureaux ou salles de soins (ex : si vous êtes un établissement hospitalier). Un local d’archives peut se trouver au sein-même de votre structure, ou être décentralisé dans un bâtiment spécifique. De nombreux facteurs entrent en ligne de compte : volume de documents à entreposer, espace disponible dans votre structure, besoin fréquent ou non d’accéder aux archives… La disposition de votre établissement représente un autre critère de choix entre internaliser ou externaliser le local, voire la gestion des archives. Cet espace nécessite en effet d’être parfaitement sécurisé et protégé notamment des aléas climatiques.
Plusieurs raisons expliquent la nécessité de ce local. Rappelons d’abord que la conservation des archives représente une obligation pour toutes les structures. Certaines se conservent quelques années, d’autres sur une longue voire très longue période (10 voire 30 ans). On parle d’ailleurs d’archivage longue durée dans bien des cas.
Local d’archives et règlementation sont étroitement corrélés : au-delà d’un simple usage pratique, il est obligatoire d’entreposer les documents archivés en un lieu bien spécifique. Nous verrons plus en détails les obligations inhérentes à ce local. Sachez également que l’usage de cet espace facilite grandement l’organisation de votre structure au quotidien. Vous désencombrez votre espace de travail tout en gardant des documents (physiques ou numériques) accessibles en cas de besoin.
Internaliser ses archives suppose d’ailleurs de disposer d’un local (sur place ou non) mais aussi de collaborateurs responsables de ce service. Ils participent ainsi au bon respect des règlementations du local d’archives, et, justement, quelles sont-elles ?
Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte pour la bonne conservation de vos archives. L’implantation et l’usage du local en sont ainsi plus complexes qu’il n’y paraît.
Il est heureusement possible de s’en affranchir en confiant vos archives à un professionnel dont c’est le cœur de métier.
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Tout au long de leur conservation, vos documents archivés doivent se garder sans risque d’être altérés. Aussi, les questions de température et d’humidité sont primordiales. La règlementation en termes de local d’archives précise ainsi les obligations suivantes :
Isolation, installation de dispositifs de chauffage et climatisation, aération, VMC… font donc partie des éléments à prendre en compte pour le respect de la règlementation de votre local d’archives. Évitez les écarts de température et équilibrer le taux d’humidité se révèlent essentiels pour votre local.
Autant de paramètres nécessitant du temps, de l’énergie et impliquant des coûts ! N’oublions pas que de nombreux équipements nécessitent un entretien régulier ou peuvent tomber en panne à tout moment… compromettant ainsi l’état de vos archives, et le respect des lois en vigueur ! Les différentes normes d’archivage concernent d’ailleurs également l’état des locaux dédiés aux archives.
Comme tout autre lieu de votre structure, le local d’archives requiert d’être nettoyé régulièrement. La propreté joue un rôle crucial car, par exemple, la présence d’insectes pourrait compromettre le bon état de vos documents archivés. On pensera aussi au risque de moisissure ou de poussière venant détériorer les archives.
Sol, mais aussi étagères et tablettes sont donc à entretenir régulièrement.
Le nettoyage de votre structure devra ainsi inclure votre local d’archives, qu’il soit interne à votre établissement ou situé en dehors.
Si la luminosité doit être suffisante pour pouvoir consulter les archives, attention à son type et à son emplacement. La lumière naturelle, bien qu’agréable et pratique, ne doit ainsi pas arriver directement sur vos documents au risque de les détériorer. L’installation du local d’archives tient ainsi compte de l’emplacement des fenêtres de la pièce. Prévoyez, si besoin, des stores pour ajuster la luminosité naturelle et ainsi protéger vos documents.
Il en va de même pour les lumières artificielles. Prévoyez de les placer de manière stratégique pour une bonne visibilité dans le local, sans être directement au-dessus des documents pour les mêmes raisons.
Enfin, la pièce doit être dotée de tous les équipements assurant sa sécurité. La règlementation du local d’archives impose notamment l’installation de dispositifs anti-incendie (à minima détecteur de fumée et extincteur). Veillez à ce que votre local ne se situe pas en zone potentiellement inondable. De même, ne prévoyez pas de local d’archives dans une cave en raison des risques d’humidité.
Pensez également à bien sécuriser l’accès aux documents. Cette sécurité passe aussi bien par des dispositifs physiques (ex : cadenas adapté) qu’électroniques (traçabilité des consultations, accès restreints).
Autre critère en matière de sécurité : le sol. Étagères et documents peuvent vite peser lourd. Conformément à la règlementation, le local d’archives doit ainsi s’avérer suffisamment résistant. On estime par exemple qu’une dizaine de boîtes d’archives pèse entre 45 et 90 kilos.
Enfin, le rayonnage répond aussi à des exigences quant à la règlementation du local d’archives. Pas de rayonnage en bois, mais en métal, pour des raisons de sécurité (support de poids, incendie, résistance aux insectes…). Les tablettes sont elles aussi soumises à des contraintes règlementaires : de 1 à 1,20 m maximum de longueur, et une résistance minimum de 60kg/m². Leur hauteur sera quant à elle d’un maximum d’1,80m et mesurer entre 30 et 40 cm de profondeur.
Face à l’ensemble de ces contraintes, on comprend qu’il est bien plus simple de solliciter un tiers archiveur.
Celui-ci va prendre en charge l’intégralité de l’archivage : collecte, conservation, destruction ou classement définitif.
Vous n’aurez ainsi plus à vous soucier de gérer les archives, trouver le bon local, l’entretenir voire en changer au fur et à mesure que votre volume documentaire augmente. Un professionnel comme SGA dispose de tout le nécessaire, y compris les locaux d’archives, pour respecter la règlementation et assurer le bon stockage des documents.
