Les opérations liées à l’archivage documentaire font l’objet d’une réglementation bien précise. Cette loi dans l’archivage concerne aussi bien les organismes privés (ex : entreprises) que les entités publiques comme les administrations.
Mais pourquoi cette réglementation ? Quels sont les textes en vigueur et quels types d’archivages concernent-ils ?
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L’archivage représente un élément essentiel de la gestion documentaire. Il est donc légalement encadré par différents textes, et ce pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, la loi dans l’archivage permet d’assurer la protection des parties impliquées. La bonne conservation des documents garantit en effet la bonne préservation des informations nécessaires. La loi prévoit donc des délais minimums de conservation obligatoire pour permettre l’accès à ces informations pouvant être requises dans le cadre d’un contrôle ou d’un litige.
Autre raison : la transparence. Archiver ses documents pendant plusieurs années permet à une structure d’être transparente envers les différents acteurs concernés. On pensera par exemple à l’archivage fiscal.
Celui-ci s’avère crucial pour qu’une entité puisse à tout moment présenter ses données fiscales officielles auprès d’un organisme de contrôle.
Cette transparence s’applique dans bien des domaines, certains documents étant plus délicats que d’autres. L’archivage des dossiers médicaux et leur consultation sont ainsi soumis à des règles spécifiques que nous verrons plus bas.
La loi dans l’archivage contribue aussi à la prévention des fraudes puisqu’elle impose une gestion stricte des informations sensibles. Là encore, une raison qui concerne aussi bien des données d’ordre économique et financier que personnel.
Enfin, la réglementation contribue à la préservation du patrimoine historique. Toutes les archives n’ont pas vocation à être détruites au bout d’un certain temps.
Certaines font l’objet d’un classement définitif auprès du service départemental des archives. Grâce à la loi en vigueur, ce patrimoine historique est conservé via la conservation de documents spécifiques (ex : témoignages, photographies…).
L’AFNOR définit d’abord ce qu’est l’archivage, à savoir « l’ensemble des actions, des outils et des méthodes mises en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter ».
Par ailleurs, la loi 79-18 du 3 janvier 1979 précise l’importance de bien conserver les documents.
On considère donc celle-ci comme la loi principale en matière d’archivage. Il faut cependant y rajouter d’autres réglementations avec les normes d’archivage ou les normes à respecter pour le stockage des archives physiques.
Voir aussi : quelle réglementation pour son local d’archives ?
Il n’existe en vérité pas d’unique loi dans l’archivage, mais plusieurs. Tout dépend en vérité de la nature des documents à archiver, de leur format et du secteur concerné.
Les structures privées, comme les entreprises, doivent se conformer à différentes réglementations pour la conservation de leurs documents.
Entrent par exemple en ligne de compte le Code civil, le Code de commerce, le Code des impôts ou encore celui du Travail et la sécurité sociale.
Chaque article va préciser la durée de conservation des documents selon leur nature. Cette loi dans l’archivage indiqué également la forme à conserver (original ou copie).
Pour connaître les différents délais et formes de stockage des documents, n’hésitez pas à consulter notre tableau complet des durées légales de conservation par type de document.
Disposer des infrastructures, ou confier son archivage à un expert comme SGA s’avère donc doublement important au vu de la variété des différents documents.
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Loi dans l’archivage des documents publics
Les articles L 211-1, L211-4 et L213-1 à L213-8 du code du patrimoine sont les différentes lois qui définissent les modalités de l’archivage administratif.
On y retrouve le principe de libre communicabilité des archives.
En d’autres termes, de nombreux documents administratifs peuvent être communiqués même après leur versement aux archives. Certains documents y font exception, comme ceux liés aux armes de destruction massive.
Les délais minimum de conservation des documents sont très variables. On note néanmoins qu’il s’agit d’archivage de longue durée, celle-ci allant de 25 à 100 ans (ex : pour les documents d’enquêtes judiciaires).
La conservation des actes authentiques notariés s’élève dans la majeure partie des cas à 75 ans. Une durée pouvant s’élever à 100 ans si le document concerne une personne mineure. Une fois le délai échu, les archives départementales récupèrent les documents pour leur classement définitif.
Là encore, il n’existe pas une seule loi dans l’archivage notarial. On retrouve le décret n°71-941 du 26 novembre 1971 mais il n’est pas le seul texte de loi à entrer en compte.
La durée minimale de conservation et les modalités de consultation des actes peuvent être précisés par une réglementation locale voire par secteur.
La conservation de dossiers médicaux est elle aussi soumise à une réglementation bien précise. L’article 45 du code de Déontologie médicale précise d’abord que le médecin est responsable de cette bonne conservation.
On retient le délai minimum de 20 ans pour conserver un dossier médical. Celui-ci peut être raccourci dans certains cas (ex : décès). Par ailleurs, la loi dans l’archivage prévoit aussi les cas où les représentants légaux souhaitent avoir accès au dossier médical (du vivant du patient ou après son décès).
Pour en savoir plus, voir aussi : tout savoir sur la conservation du dossier médical
L’essor des technologies voit grandir l’usage de documents au format numérique. Ce néo-format est maintenant lui aussi encadré par plusieurs lois spécifiques à l’archivage électronique :
Plusieurs normes complètent ces textes de lois, comme l’ISO 15489 sur le Records Management, l’ISO 11506 pour les applications en matière de gestion documentaire ou encore la NF Z42-013 qui encadre globalement les opérations d’archivage électronique.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents
