L’archivage fait partie intégrante des activités de votre structure. En effet, cette dernière produit quotidiennement des documents de différentes natures. Qu’ils soient physiques ou numériques, il font par la suite l’objet d’un archivage.
Mais comment bien procéder ? Qu’est-ce qu’une bonne méthode d’archivage ? Comment procéder pour bien la mettre en place dans votre structure ? Qu’en est-il de l’externalisation d’archivage ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Rappelons tout d’abord pourquoi bien archiver ses documents en entreprise s’avère essentiel. Il en va tout d’abord de questions de légalité. La loi prévoit, selon les types de documents, un délai minimal de conservation. Celui-ci peut s’élever à quelques années comme plusieurs décennies. On parle d’ailleurs dans ces cas-là d’archivage longue durée. Ne pas respecter ces obligations expose votre structure à plusieurs sanctions (amendes voire peines d’emprisonnement).
Voir aussi : tout savoir sur l’archivage légal
Autre raison pour laquelle la conservation des archives est cruciale : l’aspect juridique. Le bon stockage des documents vous permet, en cas de litige avec un client, fournisseur, collaborateur… de fournir la preuve nécessaire. De quoi vous éviter de lourdes démarches au tribunal ainsi que les frais qui les accompagnent.
La gestion d’archives va aussi de pair avec la bonne organisation de votre entreprise. Une bonne méthode d’archivage permet l’accès facile et rapide aux documents en cas de besoin. L’archivage joue un rôle-clé en termes stratégiques, s’il vous faut retrouver des bilans d’années précédentes, des dossiers clients ou prospects pour des relances commerciales…
Enfin, un bon archivage vous protège également en assurant la sécurité des documents au format physique ou électronique. De quoi éviter de lourdes répercussions financières, organisationnelles ou pour l’image de votre entreprise.
Comme tout processus, la conservation des archives nécessite de suivre plusieurs grandes étapes. Celles-ci vont de l’identification à la destruction des documents, ou à leur classement final selon leur nature.
La première des questions à se poser pour une bonne méthode d’archivage est la suivante : « Quels sont les documents à archiver ? ». La réponse dépendra de l’usage actuel des documents. Avant de classer un dossier administratif par exemple, votre structure devra s’assurer que ses documents ne sont plus en cours de traitement.
La première étape de conservation d’archives est donc ce que l’on appelle l’identification. Votre structure (ou prestataire en cas d’externalisation d’archivage) va lister les documents à archiver en établissant un inventaire précis de ceux-ci. Cet inventaire comportera des informations indispensables (appelées métadonnées) comme la date, la nature ou la source de chaque document concerné.
En cas de digitalisation des archives, ces métadonnées seront également intégrées au logiciel recensant l’ensemble des archives de votre entreprise. Des informations cruciales pour faciliter la recherche tout au long de la conservation des archives mais aussi au moment de la destruction des documents.
L’authentification consiste quant à elle à certifier les documents et garantir leur valeur probante. Une étape-clé d’une bonne méthode d’archivage, rejoignant l’importance sur les plans légaux et juridiques de la conservation des archives. En cas de numérisation par exemple, on s’assurera de la parfaite lisibilité des documents (ex : archives de documents médicaux type radiographies).
Une fois les documents identifiés et certifiés, place à la conservation. Quel qu’en soit le format, le stockage des documents doit faire l’objet d’une extrême rigueur. Les archives sont à garder dans des espaces dédiés (ex : local d’archives, salle de serveurs informatiques) afin d’en garantir la sécurité.
Plusieurs risques peuvent menacer l’intégrité de vos documents : les risques physiques (vol, dégradation en raison de l’humidité, de la température, de la lumière, catastrophes naturelles) ou informatiques (piratage, corruption, obsolescence logicielle…)
Une bonne méthode d’archivage assurera donc la protection des documents tout au long de leur conservation. Plusieurs dispositifs y contribuent (vidéosurveillance, alarmes, gestion des accès…) mais impliquent des compétences, des coûts et du temps. Aussi, faire le choix de l’externalisation d’archivage vous décharge de ces tâches et assure ainsi la parfaite protection des documents archivés.
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La conservation des archives permet aux personnes autorisées de les consulter à tout moment. Aussi, le service d’archivage de votre entreprise (ou prestataire) sera chargé de plusieurs missions : garantir l’accès durant toute la durée de stockage des documents (et le respect des délais obligatoires) et gérer qui peut les consulter, qui les a consultés, et à quel moment.
Un autre moyen d’assurer la sécurité de vos documents, en particulier ceux comportant des informations sensibles ou confidentielles.
Une fois les délais légaux de stockage des documents échus, place à leur destruction définitive. Une étape qui concerne la majeure partie des archives, mais pas toutes. Certaines font en effet l’objet d’un classement final en tant qu’archives historiques (conformément à l’article L 212-15 du code du patrimoine).
Une bonne méthode d’archivage nécessite ainsi de connaître parfaitement quand chaque document peut être détruit ou classé définitivement. Là encore, un prestataire comme SGA peut procéder à la destruction de documents au bon moment, et de manière irréversible donc totalement sécurisée.
Comme pour de nombreuses autres activités de votre 
Ce plan a pour but de fixer avec précision les règles et pratiques prévues pour le stockage des documents. Le plan d’archivage peut concerner aussi bien des archives physiques que numériques.
Grâce à ce plan, votre entreprise peut structurer l’ensemble des process d’archivage de A à Z. Il tient compte du cycle de vie des documents selon leur nature et leur durée de conservation.
Le plan d’archivage s’inscrit donc comme un outil indispensable à toute bonne méthode d’archivage, quelle que soit votre structure et les documents concernés.
Cependant, plusieurs erreurs fréquentes peuvent empêcher le plan d’archivage de remplir sa fonction première.
L’une des erreurs les plus fréquentes est de confondre les opérations de sauvegarde et d’archivage. Une sauvegarde va simplement garder des fichiers. L’archivage va plus loin car il englobe un tri complet, et n’est pas simplement là pour assurer la sécurité des documents.
Attention aussi au piège de la catégorisation pour votre méthode d’archivage : il est tentant, pour gagner du temps, de ne pas créer beaucoup de catégories. Cependant, si créer trop de catégories peut induire en erreur, en manquer risque de mélanger des documents à la nature et durée de conservation très différentes. Il convient donc de trouver un juste équilibre en la matière.
Enfin, pour bien établir votre plan d’archivage, pesez le pour et le contre en termes de format des archives. Si le tout numérique peut se révéler très avantageux, le papier n’est pas à abandonner pour autant, contrairement à beaucoup d’idées reçues !
Là encore, un prestataire expert en archivage peut vous venir en aide via du conseil ou en gérant ces opérations de A à Z, ce que nous allons étudier ci-dessous plus en détail.
L’ensemble des opérations liées à la conservation des archives et aux documents archivés nécessite de nombreuses ressources.
Internalisation comme externalisation sont avantageux selon votre structure et le volume de documents concernés, et voyons pourquoi, et dans quels cas se tourner vers l’externalisation d’archivage.
Déployer votre méthode d’archivage en interne vous permet de tout gérer directement sur place. Digitalisation des archives, stockage, accès puis destruction de documents… Votre structure garde le contrôle total des opérations liées à la gestion d’archives. Elle ne dépend donc d’aucun prestataire et peut mener son archivage où qu’elle se trouve géographiquement.
La gestion d’archives nécessite de multiples ressources : humaines (collaborateurs du service archivage), financières (équipement, rémunération, outils de gestion) ainsi qu’en termes de temps et d’énergie. Il est également crucial de connaître parfaitement les durées légales de conservation des documents pour disposer d’une méthode d’archivage efficace et respectant la loi en vigueur.
Sans oublier l’espace nécessaire (physique ou numérique) pour stocker les documents, et l’obligation de respecter la réglementation comme celle propre au local d’archives.
Autant de contraintes dont s’affranchir en faisant appel à ce que l’on appelle un tiers archiveur, comme SGA. Ainsi, au fur et à mesure que votre structure se développe, nous vous conseillons de vous tourner vers un prestataire spécialisé.
SGA est par exemple présente dans de nombreuses grandes villes françaises comme Paris, Strasbourg, Toulouse, Lille, Dijon, Lyon ou encore Marseille.
Si cela implique nécessairement un coût, celui-ci sera vite rentabilisé au vu des économies de temps, d’énergie mais aussi d’argent que vous réaliserez.
En confiant l’ensemble des opérations à un professionnel, vous vous assurez d’une méthode d’archivage optimale afin de vous prémunir des risques de fuites d’informations ou de documents manquants. Votre entreprise est également sûre de se conformer à la loi en la matière concernant les délais minimaux de conservation des archives.
Enfin, la destruction de documents est assurée de manière définitive, et quand il le faut. De quoi vous assurer sérénité concernant votre gestion documentaire et pouvoir davantage vous concentrer sur le domaine dans lequel, l’expert, c’est vous !
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