Le secteur de l’archivage est plus complexe qu’il n’y paraît. Obligations légales, délais de conservation, normes à respecter (ex : norme isad g)… sont autant de facteurs à prendre en compte.
Aussi, bien gérer son archivage nécessite du temps, des compétences spécifiques, de l’espace physique ou numérique. Déployer les bons outils s’avère également indispensable, quelle que soit votre structure. Vous pouvez cependant choisir de déléguer l’ensemble de ces tâches chronophages à un expert en la matière.
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Vous préférez internaliser l’ensemble de votre archivage ? Alors il vous faudra être au courant de l’ensemble des normes en vigueur, à l’instar de l’isad g que nous allons vous expliquer ci-dessous.
On désigne derrière cet acronyme la norme générale et internationale de description archiviste. Elle s’inscrit donc parmi les autres normes d’archivage comme celles de l’ISO ou de l’AFNOR.
Le terme ISAD G provient de son appellation anglophone, à savoir « International Standard Archival Description – General ».
Cette norme recense plusieurs règles établissant une hiérarchie des archives sur plusieurs niveaux. Ces derniers permettent de rédiger ce que l’on appelle des instruments de recherche.
Ceux-ci sont des outils pour prodiguer des informations sur le contenu de chaque article archivé.
Au même titre qu’un bon plan d’archivage établi en amont, l’instrument de recherche contribue à pouvoir trouver rapidement et facilement une information parmi les documents archivés.
C’est le Conseil international des archives qui a pour rôle d’édicter les règles de cette norme isad G. Établie dans les années 80, elle a fait l’objet d’une publication officielle par l’organisme en 1994.
Les responsables de l’archivage (internes ou prestataires d’archivage) trouvent dans cette norme une grande utilité. En effet, le principe de la norme isad g se base sur 3 grands piliers :
Son objectif majeur est donc de faciliter la recherche et l’échange d’informations quant aux fonds d’archives. Il s’adresse aussi bien aux chercheurs qu’aux services d’archives des différentes structures.
Le rôle de cette norme est crucial pour bien gérer les archives au sein de votre entreprise ou de votre organisme.
L’isad g permet tout d’abord de se conformer à la réglementation en vigueur. Rappelons que plusieurs obligations régissent l’organisation de l’archivage (ex : obligations concernant le local d’archives).
Cette norme contribue également à aider à élaborer des systèmes de description archivistique. Ses principes évoluent régulièrement afin de mieux s’adapter au contexte de production des documents archivés.
Enfin, la norme isad g pourrait, à terme, permettre une uniformisation des instruments de recherche. Un phénomène abordé par le bureau canadien des archives et qui permettrait de faciliter, à l’échelle nationale, le travail des archivistes internes comme externes. Cette normalisation mènerait par exemple à un même descriptif quant au support ou à la nature des archives.
Cette norme compte pas moins de 26 éléments qui permettent de décrire l’activité archivistique. En revanche, tous ne sont pas indispensables, bien que favorisant les tâches liées à l’archivage. L’archivage longue durée, par exemple, n’en serait que facilité.
En effet, seuls 6 d’entre eux sont officiellement reconnus obligatoires, à savoir :
L’ensemble des éléments de la norme se répartissent quant à eux en sept catégories. Tout d’abord, on trouve l’identification. Celle-ci représente la plus importante. Elle comporte en effet la référence, le titre, les dates, le niveau hiérarchique et le volume des documents archivés.
Vient ensuite le contexte qui va préciser l’origine et les conditions de conservation de chaque document (ex : archive physique ou électronique).
La 3ème catégorie, le contenu, précisera les informations comportées par l’unité de description et son classement.
Les conditions d’accès vont ensuite préciser qui pourra consulter l’archive. Dans certains cas, l’accessibilité est par exemple très restreinte, comme pour la consultation d’un dossier médical d’un patient post-mortem.
La 5ème catégorie de la norme isad g concerne les sources complémentaires. Ces dernières comprennent les informations des documents liés avec l’unité de description.
On trouve ensuite les notes qui comportent des informations spécifiques et complémentaires qui ne se trouvent dans aucune autre catégorie.
Enfin, le contrôle de la description précise, comme son nom l’indique, le moyen par lequel la description a été réalisée ainsi que sa date et la personne qui l’a effectuée.
La norme isad g joue donc un rôle prépondérant pour la bonne administration des archives au quotidien. En connaître l’importance et le contenu permet de bien la respecter tout en facilitant la recherche d’informations concernant les documents archivés.
Néanmoins, devoir en tenir compte peut vite devenir complexe. Il est alors vivement conseillé de confier son archivage à une entreprise spécialisée qui gèrera l’ensemble des opérations et vous assurera la conformité à l’ensemble des normes d’archivage, y compris cette isad g.
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