Comme de nombreux autres domaines, le secteur de l’archivage répond à plusieurs normes. Mais quelles sont donc les normes de l’ISO en matière de gestion des archives ? Quel sont leur rôle concret ainsi que leurs avantages ? Découvrons ici en détail l’ensemble de ces normes d’archivage.
On parle de norme d’archivage pour désigner un ensemble de directives et de recommandations visant à assurer la conservation sécurisée et la gestion efficace des documents. Ce type de norme concerne tous les formats de documents, donc l’archivage physique comme électronique. Des organismes types ISO (Organisation internationale de normalisation) ou AFNOR (Association française de normalisation) établissent ces normes.
Une norme d’archivage va couvrir plusieurs des opérations inhérentes à celui-ci. Elle s’appliquera ainsi à la bonne conservation des documents (y compris à long terme), leur traçabilité ainsi que leur destruction ou classement définitif.
Avec l’essor des outils informatiques, la bonne application de ces normes fait face à de nouveaux enjeux. Le format électronique est en effet vulnérable aux attaques à distance ou à une suppression accidentelle. Ainsi, le respect de ces normes redouble d’importance ! Rappelons qu’elles s’appliquent aussi bien au format physique (ex : papier) qu’au format numérique des documents.
L’existence de ces normes n’est pas le fruit du hasard. Elles répondent en vérité à trois grands enjeux à savoir la conservation à long terme, l’accessibilité et la sécurité.
Les normes d’archivage définissent notamment comment conserver les archives sur le long terme. L’enjeu est donc de garantir leur intégrité durant toute leurs durées légales de conservation et le respect de celles-ci. Il en va ainsi de la valeur probante des documents mais aussi du respect de la loi en matière d’archivage !
Une bonne organisation de l’archivage permet de faciliter la consultation des documents. Les normes ont donc été établies également pour assurer la bonne accessibilité des archives qu’elles soient stockées en interne ou en externe. Cette accessibilité contribue donc à une meilleure communication de l’information et aux bons interlocuteurs. Cet enjeu est étroitement corrélé au troisième d’entre eux : celui de la sécurité.
Les normes d’archivage définissent les mesures à appliquer pour protéger les documents. Un local d’archives adapté et conforme aux normes permettra de limiter grandement les risques de vol, d’incendies ou autres catastrophes. La sécurité s’applique aussi au format numérique pour se prémunir des cyberattaques ou mauvaises manipulations logicielles. En respectant ces normes, votre structure s’assure de se conformer également à la règlementation RGPD pour son archivage.
Autant d’enjeux qui supposent des outils et équipements suffisants, adéquats, et régulièrement entretenus. Selon la taille de votre structure, il vous faudra également du personnel dédié à l’ensemble de ces opérations d’archivage. Sans oublier le fait de sensibiliser, voire former vos collaborateurs à la bonne gestion des documents. Autant d’opérations chronophages dont vous affranchir en confiant votre archivage à un professionnel du secteur comme SGA !
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S’il existe de nombreuses normes sur le plan national comme international, nous allons ici nous focaliser sur 3 grandes d’entre elles.
Considérée comme norme phare de la gestion documentaire, elle a pour but d’assurer la pertinence de la création, l’archivage et l’organisation des documents. Cette norme s’applique sur le plan international. On parle d’ailleurs aussi de norme-clé du records management.
Créée en 2001, elle a ensuite été révisée en 2016. Son élaboration découle de la méthodologie à employer en record management. La norme d’archivage ISO 15489 entend ainsi identifier les documents de votre structure et les administrer tout au long de leur cycle de vie.
La norme ISO 9001 : 2015 met la qualité au centre de ses exigences. Elle impose à tout organisme (entreprise ou structure publique) de fournir des offres conformes aux exigences des clients mais aussi aux obligations légales. Cette norme n’est pas spécifique aux solutions d’archivage et concerne ainsi de tout autres domaines. Si la qualité des offres de votre structure est un élément indispensable à son bon fonctionnement, celui de sa gestion documentaire l’est tout autant ! Il s’agit là encore d’une norme internationale.
Notre entreprise est d’ailleurs certifiée ISO 9001 : 2015. Nous confier votre archivage, c’est donc vous adresser à un prestataire spécialisé qui saura assurer la qualité de l’ensemble des opérations !
Voir aussi : pourquoi faire appel à un professionnel en stockage d’archives ?
Cet autre exemple de norme d’archivage concerne les prestations d’archivage, comme celles proposées justement par SGA. Il s’agit d’une norme exclusivement française définie par l’organisme AFNOR. Elle s’adresse aux entreprises dont le cœur de métier est la gestion de vos archives. Celles-ci sont tenues de répondre à des exigences bien spécifiques en matière de qualité. SGA est également certifiée NF Z40-350, vous garantissant doublement la qualité de la gestion de vos archives.
L’existence de ces normes pour vos archives présente plusieurs intérêts pour votre structure. Vous souhaitez internaliser cette activité en veillant à respecter ces normes d’archivage ? Vous préférez vous adresser à un prestataire certifié de plusieurs de ces normes ? Les avantages restent les mêmes pour votre structure, bien que l’externalisation vous fasse gagner un temps précieux, de l’énergie, et vous permette de mieux vous focaliser sur votre cœur d’activité.
Le respect des normes d’archivage assurant une bonne conservation des documents, il permet de diminuer considérablement les risques légaux. En effet, ne pas garder les documents pendant les durées minimales imposées vous expose à plusieurs sanctions. Il peut par exemple s’agir de lourdes amendes voire de peines d’emprisonnement.
Il en est de même pour la sécurité de vos documents : sans certification des normes d’archivage, rien ne garantit l’intégrité de ceux-ci face à de nombreux risques. Là encore, s’adresser à un prestataire certifié vous assure de ne pas vous exposer à des risques légaux aux lourdes conséquences.
En se conformant aux normes comme celles évoquées ci-dessus, votre structure dispose d’une meilleure gestion de l’information. Vos collaborateurs ont accès facilement et rapidement aux documents quand nécessaire ; un précieux gain de temps et donc de productivité ! Le respect des normes d’archivage implique notamment l’instauration d’un plan de classement et le déploiement d’outils adaptés.
Intimement liée au point précédent, la confiance des utilisateurs est primordiale au bon déroulement de votre activité. Un collaborateur a besoin d’un document précis pour ses tâches ? Un client exige une facture datant d’il y a plusieurs mois ? Un appel d’offres requiert de fournir plusieurs documents, dont certains assez anciens ? Un patient exige l’accès à son dossier médical, ou l’un de ses ayants-droits suite à un décès ?
L’intégrité et la disponibilité des informations s’avère, quels que soient les cas, cruciale pour maintenir la confiance des utilisateurs et éviter des litiges.
Aussi, le bon respect des normes d’archivage contribue grandement aux bonnes relations avec les différents interlocuteurs internes comme externes à votre structure.
