Normes d’archivage électronique : tout comprendre

Avec l’essor de l’informatique, l’archivage sous forme numérique est de plus en plus fréquent. Certaines structures passent même au zéro papier. Cependant, ce mode d’archivage répond à des règles précises.

Quelles sont ces normes d’archivage électronique ? Pourquoi s’y conformer, outre des questions réglementaires ? En quoi est-il crucial de bien procéder à ce type d’archivage au quotidien ?

Qu’en est-il de l’archivage physique, souvent présenté par opposition à l’archivage électronique ?

Quel que soit le format de vos archives, sachez qu’il vous est toujours possible de solliciter un prestataire pour les gérer de A à Z.

Comprendre les normes d’archivage électronique

Qu’est-ce que l’archivage électronique?

On désigne par archivage électronique tout ce qui concerne le tri, le classement et le stockage de documents au format informatique. Certains sont directement générés informatiquement (ex : factures fournisseurs transmises par mail).

D’autres documents font l’objet d’une numérisation pour être conservés informatiquement. Le document physique est alors parfois détruit. Tout dépend de la nécessité d’en garder un exemplaire original. La question des normes d’archivage électronique entre alors en jeu.

Des obligations qui varient selon les documents, au même titre que leur durée légale minimale de conservation.

Voir aussi : quelle durée de conservation pour quelle archive ?

Des normes qui s’appliquent sur différents points

Tout archivage fait l’objet de normes. On trouve par exemple, pour de l’archivage physique, une réglementation liée au local où sont stockées les archives.
Pour le format numérique, la question du respect de la RGPD est quant à elle essentielle.

Cependant, cette loi n’est pas la seule à prendre en compte. Voyons en détails ce que sont ces normes d’archivage électronique, concrètement parlant.

Les réglementations et normes d’archivage électronique

Pilier essentiel d’une bonne gestion documentaire dématérialisée, l’archivage électronique doit se faire dans le respect de plusieurs normes. On en trouve ainsi deux majeures qu’il est essentiel de pouvoir respecter.

La norme NF Z42-013

Norme appliquée à l’international, la NF Z42-013 s’applique à la conception et l’exploitation des systèmes informatiques. Désignée aussi ISO 14641-1, elle encadre les mesures à déployer (techniques et organisationnelles) pour les étapes suivantes :

• Enregistrement des documents à archiver
• Archivage effectif des documents et des données via un système informatique
• Accès aux archives numériques (modalités de consultation)
• Communication des documents informatisés aux différents services

Cette norme d’archivage électronique contribue à assurer la bonne conservation et l’intégrité de ces documents. La norme NF Z242-013 veille aussi à garantir la valeur probante du document numérisé par rapport à son format physique.

Voir aussi : format des archives, quels avantages ?

La norme NF Z42-026

Cette norme s’applique à une opération bien spécifique : celle de la copie des documents physiques. La norme NF Z42-026 concerne ainsi la numérisation du format papier.

Son objectif ? Assurer que les copies numériques soient parfaitement fidèles à leurs originaux papiers. Le respect de cette norme passe par exemple par le fait qu’un document numérisé soit parfaitement lisible et dans un format informatique compatible avec les outils de votre structure.

Cette norme assure ainsi fiabilité et intégrité au document numérisé. Elle sécurise ainsi sa valeur probante et l’accès aux informations après destruction de l’archive physique suite à la numérisation.

Les avantages de la conformité aux normes d’archivage électronique

Se conformer à ces deux normes majeures s’avère avantageux à plusieurs égards. Il est donc important de bien les connaître pour les raisons que nous allons évoquer ci-dessous.

Protection des données et de votre structure

Le respect des normes d’archivage électronique participe à la bonne protection des données. Se doter des bons équipements, déployer les bonnes mesures et assurer l’intégrité des documents numérisés, c’est s’assurer que les données restent à la fois accessibles et sécurisées tout au long de leur conservation.

Un avantage non négligeable pour le bon déroulement de votre entreprise ou organisme. Des données parfaitement sécurisées et accessibles (ex : via un service d’archivage dédié) vous protègent aussi en cas de litige. Vous serez ainsi en mesure d’apporter une preuve facilement et rapidement, de même en cas de contrôle. Vous pourrez aussi prouver que les données sont sécurisées et ne risquent pas de fuiter ou être dérobées.

Facilitation de la gestion des archives

Les normes d’archivage électronique jouent aussi un rôle crucial pour votre gestion documentaire. En connaissant et respectant ces normes, votre archivage n’en est que facilité. Vos collaborateurs gagnent un temps précieux s’ils ont besoin d’accéder à un document informatisé.

De même, faciliter la gestion des archives, c’est aussi fluidifier la transmission de l’information. Un indispensable au bon déroulement de votre activité : gain de temps, d’énergie, réduction du risque d’erreurs ou d’oublis…

Conformité avec les réglementations

Enfin, une réglementation est par essence destinée à être respectée. La bonne connaissance et la conformité aux normes d’archivage électronique vous protègent de plusieurs sanctions juridiques. On note en effet parmi celles-ci des :

• Amendes parfois très importantes, pouvant atteindre 4% du chiffres d’affaires annuel mondial de votre société. Dans certains cas, ces amendes peuvent même s’élever à 20 millions d’euros en cas de non-respect de la RGPD. (Source : site de la CNIL) ;
• Autres pénalités d’ordre fiscal, menaçant là encore la pérennité de votre structure ;
• Poursuites judiciaires pouvant aller jusqu’à des peines de prison pour les dirigeants ;
• Sanctions administratives comme des suppressions de licences d’exploitation voire une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement ;
• Sanctions commerciales: perte de confiance de votre clientèle, chute de la réputation de votre structure, rupture de contrats avec des partenaires commerciaux…

Des sanctions variées et non négligeables pouvant clairement menacer votre entreprise ou organisme. Heureusement, en confiant vos archives à un expert, vous vous assurez du bon respect des normes d’archivage électronique. De quoi vous prémunir de ces nombreux risques et poursuivre votre activité en toute sérénité.

Et l’archivage physique ?

Longtemps la seule option d’archivage, le format physique a encore de beaux jours devant lui. Malgré la montée en flèche du numérique, de nombreuses structures s’en tiennent encore au format papier. De plus, certains documents ne peuvent faire l’objet d’une numérisation, ou difficilement.

L’importance de l’archivage physique

Au même titre que les normes d’archivage électronique, le format physique est également soumis à plusieurs normes. En effet, que l’archivage soit matériel ou dématérialisé, il est essentiel au bon fonctionnement de votre structure. Voyons en quoi l’archivage physique est particulièrement avantageux, par rapport au numérique.

Sécurité et pérennité

En conservant les documents physiques, vous vous assurez de garder des originaux. La valeur probante de ceux-ci est ainsi assurée. Vos données ne sont quant à elles pas menacées par une obsolescence technologique, des bugs ou encore des cyberattaques.

Bien sûr, les archives physiques requiert des locaux adaptés, mais il est moins complexe d’en assurer la sécurité et l’intégrité qu’au format informatique. Vos informations importantes sont préservées de manière tangible et durable.

Accessibilité et authenticité

Nul besoin de dépendre de la technologie pour accéder à des documents papiers. Vous n’avez pas besoin de logiciel spécifique, du fonctionnement H24 de serveurs informatiques… S’il peut être nécessaire de se déplacer en dehors de vos locaux, c’est bien là le seul inconvénient en termes d’accessibilité.

Par ailleurs, en conservant la valeur probante des documents, vous vous assurez de pouvoir apporter des preuves en cas de litige ou de contrôle.
Certains documents sont d’ailleurs à conserver au format original papier notamment pour cette raison.

Conformité réglementaire

Enfin, comme pour les normes d’archivage électronique, il est essentiel de se conformer aux réglementations en vigueur. La réduction du risque d’endommagement (pas de cyberattaque ou d’obsolescence) sécurise vos documents.

Par conséquent, votre structure peut bien plus facilement assurer le respect de conservation de ses archives, les risques inhérents au numérique étant inexistants. L’obligation de conservation d’originaux est également garantie, contrairement au format numérique.

L’archivage physique, soumis à des normes comme l’archivage électronique

Normes ISO 15489-1 et ISO 15489-2

Ces deux normes internationales indiquent les principes et ce qui est requis pour votre gestion documentaire. Elles concernent l’organisation, la conservation et la protection des documents physiques dans le but de garantir intégrité et accessibilité.

Pour en savoir plus sur ces normes, n’hésitez pas à consulter ici notre article dédié aux normes d’archivage.

Règles de conservation précises

Enfin, selon votre secteur d’activité, votre structure devra respecter des règles supplémentaires pour conserver ses documents. On pensera par exemple au secteur sanitaire (avec la conservation de dossiers médicaux post-décès).

Le secteur public fait également l’objet de certaines règles de conservation plus atypiques. Certains documents ne doivent en effet pas être détruits à l’issue d’une longue durée de conservation. Ils feront l’objet d’un classement définitif s’ils portent une valeur patrimoniale ou historique. Cela peut être le cas d’un musée avec par exemple des témoignages historiques ou des correspondances en temps de guerre.

Dans tous les cas, normes d’archivage électronique ou d’archivage physiques sont incontournables. Pour vous assurer de leur bon respect, la solution la plus sécurisante reste celle de se tourner vers une entreprise spécialisée en stockage d’archives.

Celle-ci pourra administrer vos archives de A à Z.

SGA, forte d’une expérience de plusieurs décennies, dispose des infrastructures, des connaissances, du matériel et du personnel dédiés à la gestion d’archives.

N’hésitez donc pas à nous contacter pour tous vos besoins d’archivage, tant physiques que numériques.