De plus en plus de structures se tournent vers les outils numériques, y compris pour leur archivage. Face à l’essor des outils informatiques se pose indéniablement la question de la numérisation des archives. Que désigne ce processus, concrètement ? Quelles en sont les différentes étapes ? Pourquoi est-il important de bien procéder à cette numérisation ? Qu’en est-il, par comparaison, du format papier ?
Sachez que si vous ne souhaitez pas internaliser cette activité, il vous est toujours possible de solliciter un prestataire en archivage. Celui-ci peut prendre en charge aussi bien les archives physiques que numériques.
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On appelle numérisation des archives le processus par lequel une structure convertit des archives physiques (ex : au format papier) en format informatique.
On parle aussi de dématérialisation des documents. Une pratique de plus en plus répandue, notamment parmi les entreprises ayant adopté la politique du zéro papier. Pour autant, celle-ci implique du matériel et une méthodologie bien précise pour être effectuée correctement. Il convient donc de suivre rigoureusement plusieurs étapes pour ce procédé de numérisation des archives.
Avant toute chose, votre structure doit bien savoir quoi numériser et quand le faire. L’évaluation et la planification impliquent en effet d’analyser quand un document doit être archivé.
En d’autres termes, bien savoir lorsqu’un document passe d’une archive dite courante à une archive dite intermédiaire. Une fois que ledit document n’est plus nécessaire au quotidien, votre structure l’archive selon la durée en vigueur. Rappelons que cette dernière varie selon la nature du document. Votre entreprise ou organisme doit bien connaître ces différentes durées pour s’assurer de conserver l’archive pendant toute la période légalement requise.
L’évaluation consiste donc à bien identifier les documents, leur nature, leur volume et leur état. Leur préparation, dont nous parlerons ci-dessous, dépendra de ces différents critères. La planification passe quant à elle par la définition des objectifs de la numérisation des archives.
Votre structure va établir la liste des ressources nécessaires et dresser un calendrier, d’où l’importance de bien connaître la durée des archives.
Une bonne numérisation des archives requiert une excellente lisibilité des documents. Place alors à la préparation de ces derniers. Votre structure va s’assurer que les documents sont en bon état.
Un nettoyage, voire un recollage de certains documents pourra alors s’avérer nécessaire. Des documents en mauvais état seront difficiles, voire impossibles à numériser.
Attention également aux ensembles de documents (ex : pour l’archivage de dossiers administratifs) souvent reliés par des agrafes ou des trombones que vous veillerez à retirer. Place ensuite à l’organisation de la numérisation : classez les documents par ordre dans lequel ils doivent être numérisés.
Suite à la planification de la numérisation des archives et la préparation des documents concernés, le procédé peut commencer. Il existe sur le marché de nombreux équipements pour effectuer cette numérisation : scanners à plat (les plus répandus) mais aussi à défilement, à tambour… Le dispositif le plus adéquat dépendra de la nature des documents à numériser.
Votre structure veillera aussi à bien préparer le ou les scanners en amont. Plusieurs paramètres entrent en ligne de compte comme le format auquel numériser tel ou tel document, leur résolution, l’importance ou non de la couleur, le recto-verso…
Une fois tout ceci prêt, votre structure procèdera à la numérisation des archives en scannant les documents dans le respect des standards définis. Rappelons que l’archivage fait l’objet de normes bien précises auxquelles toute structure doit se conformer.
De nombreux documents comportent des images essentielles qu’il faut numériser correctement. D’autres sont des images et ne comportent pas de mentions écrites (ex : photographies). Dans tous les cas, le traitement de l’image s’avère essentiel à la bonne numérisation des archives ! On va par exemple chercher à optimiser la qualité des images en ajustant contraste, luminosité, netteté, suppression du grain…
Une fois la qualité des images archivées garantie, votre structure passe à l’indexation. Ce processus consiste à ajouter à chaque fichier numérisé des métadonnées qui permettront de retrouver facilement le document dans votre logiciel d’archivage. Ces métadonnées comportent par exemple le nom du document, un numéro (ex : pour l’archivage de factures dématérialisées).
Une fois les documents informatisés, votre structure va enregistrer ces derniers via un outil de gestion documentaire. La sécurité est bien entendu de mise pour limiter les risques de piratage, mais aussi de pertes ou de suppression accidentelle des fichiers. De plus, des sauvegardes régulières sont indispensables pour, là encore, vous prémunir des risques liés au format numérique.
Numériser les archives permet d’en faciliter et d’en accélérer la consultation. Le numérique ne connaît pas de barrières horaires ni géographiques. Aussi, de nombreuses structures optent pour la numérisation des archives pour cette raison. Un avantage pour les entreprises qui pratiquent beaucoup le télétravail par exemple.
Des documents archivés numériquement ne risquent pas de subir d’altérations physiques liés à l’humidité, la température, la luminosité ou autres facteurs liés à l’usage d’un local d’archives. Néanmoins, leur bonne conservation implique obligatoirement des dispositifs de pointe en matière de cybersécurité.
Autre point fort de la numérisation des archives : le gain d’espace physique. Le coût inhérent à la gestion documentaire est également réduit. Cependant, archiver des documents numériques suppose de disposer de suffisamment de serveurs informatiques à partir d’un certain volume d’archives. Des serveurs qui consomment de l’énergie en permanence, ce qui, revient au final plus cher que la gestion d’archives papiers !
Voir aussi : la consommation de serveurs informatiques pour l’archivage
Si numériser ses archives présente des points forts, il ne s’agit pas pour autant d’une solution miracle. Même avec la montée du numérique, l’archivage papier demeure plus avantageux pour plusieurs raisons.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la dématérialisation
En étant stockés dans des locaux fiables et répondant à la réglementation en vigueur, les documents physiques se conservent parfaitement bien.
Libre à vous d’y dédier un service et un espace, ou de solliciter un expert comme SGA qui dispose de toutes les infrastructures et équipes nécessaires. Une solution idéale si vous ne souhaitez ni gérer vos archives physiques ni procéder à la numérisation des archives.
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Étroitement corrélée au point précédent, l’immunité contre les cyberattaques rend l’archivage physique d’autant plus sécurisant.
Pas de risque de phishing, de virus ou de vol à distance par des pirates informatiques si vos archives demeurent au format papier ! Dans un monde de plus en plus digitalisé, le choix de l’archivage physique représente là encore une sécurité supplémentaire.
Enfin, le format physique ne se heurte pas au risque d’obsolescence numérique. L’informatique implique en effet un risque de changement de format, de système d’exploitation… pouvant rendre illisible un document dématérialisé.
Contrairement à la numérisation des archives, la conservation des documents papiers (ou autre format physique) garantit leur bonne consultation malgré les avancées technologiques. Un autre réel plus quand on constate à quelle vitesse le numérique ne cesse d’évoluer.
L’usage du numérique pour l’archivage implique des coûts supérieurs au format physique. Un constat qui s’explique par le besoin d’investir dans du matériel, des logiciels, de former ses collaborateurs aux bonnes pratiques…
Sans oublier l’espace requis pour les serveurs informatiques, leur entretien (ex : climatisation, car ces serveurs chauffent) et leur consommation énergétique. Enfin, la numérisation des archives implique, contrairement aux idées reçues, un bilan carbone plus lourd que le format papier. Deux autres raisons non négligeables d’y réfléchir à deux fois avant d’opter pour une numérisation des archives.
Voir aussi : bilan carbone du papier en entreprise
