Un plan d’archivage est un ensemble de pratiques et de règles visant à gérer et à conserver les documents et les données d’une organisation sur le long terme. Il s’agit d’une discipline clé pour les archivistes et les spécialistes de la gestion de l’ information et peut s’appliquer à des documents physiques ou numériques.
Mais pourquoi est-il important de le mettre en place ? Quelles sont les erreurs à éviter ? Comment définir et réaliser ce plan d’archivage ? Qu’en est-il de l’externalisation de cette activité ?
Cette procédure permet de préciser comment sera organisé l’archivage afin de s’assurer de son bon déroulement et de son efficacité. Rappelons que l’archivage répond à plusieurs enjeux majeurs :
Le cycle de vie des documents est donc essentiel dans la gestion documentaire. La durée de conservation est déterminée en fonction de la valeur probatoire et peut être variable d’un document à l’autre. Certains font par exemple l’objet d’un archivage longue durée. D’autres peuvent être amenés à être consultés régulièrement ou occasionnellement.
Le plan d’archivage consiste ainsi à traiter l’ensemble de l’information, allant de la création du document à sa destruction. Bien archiver permet ainsi de retrouver facilement et rapidement un document à l’instant T mais aussi d’en assurer la bonne conservation tout au long de la durée prévue.
Ce plan permet en effet de déterminer une stratégie d’archivage des documents. Celle-ci qui prend en compte toute leur vie utile, de leur création à leur conservation définitive, en passant par leur utilisation au quotidien.
Il définit de manière précise les types de documents à archiver et leurs durées de conservation. En effet, il est primordial de savoir combien de temps conserver chaque document en fonction de sa valeur probante et de sa pertinence pour votre structure.
Le plan d’archivage permet également de déterminer la méthode d’archivage la plus appropriée. Ainsi, il est possible de choisir entre une gestion de l’archivage physique, et l’archivage électronique. Cette dernière méthode, aussi appelée dématérialisation, consiste à transformer des documents physiques en documents électroniques. Avec l’essor des outils numériques, de nombreuses structures se tournent vers cette solution.
Cependant, le format le plus adapté dépend de nombreux facteurs, et archivage physique comme électronique présentent avantages et inconvénients.
Le plan d’archivage permet aussi d’assurer la traçabilité des documents, via l’indexation et la gestion de leurs métadonnées. Cela facilite ainsi leur recherche et leur communication, mais aussi leur restitution en cas de besoin.
Enfin, il permet également de prendre en compte les documents intermédiaires et définitifs, ainsi que les archives historiques. De quoi assurer la pérennité des documents, ainsi que leur intégrité et leur valeur probante au fil du temps.
Premièrement, attention à la confusion entre archivage et sauvegarde. Le premier suit une méthode bien précise, et comporte une organisation documentaire préalablement définie. La sauvegarde ne consiste simplement qu’à conserver des documents sans réel tri. Un archivage permet donc de bien catégoriser les différents documents là où la sauvegarde est une sécurité temporaire pour ne pas les égarer.
Pour un bon plan d’archivage, veillez à ne pas créer trop de catégories de documents. Le but est d’assurer une bonne gouvernance de l’information, et trop de catégories complexifieraient le processus de recherche de tel ou tel document. Cette sur-catégorisation aurait alors un effet contre-productif en faisant plus perdre de temps qu’en gagner.
À l’inverse, ne pas assez catégoriser les documents en en regroupant trop au même endroit, ce qui rend d’autant plus difficile leur recherche. Une procédure certes rapide à faire, mais qui empêche le bon accès à un document précis quand nécessaire.
Enfin, même en voulant privilégier l’archivage papier, ne négligez pas l’informatique. Ne pas disposer d’outils adaptés imposerait une catégorisation à la main… La tâche n’en serait que plus chronophage, sans parler du risque d’erreur ! En outre, de bonnes solutions d’archivage sont essentielles pour dresser la liste des documents et leur emplacement précis. De quoi les retrouver comme il faut en cas de conservation ou en vue de les détruire.
Pour éviter ces erreurs pénalisantes, vous pourrez vous tourner vers un expert proposant du conseil archivage qui saura vous aiguiller vers les outils et la politique à déployer. Celui-ci vous aidera donc à bien définir votre plan d’archivage.
Cependant, ce conseil n’est pas nécessairement obligatoire à condition de bien connaître les bonnes pratiques en la matière, et quelles sont-elles ?
Pour mettre en place un plan d’archivage efficace, plusieurs éléments doivent être pris en considération.
Il convient de rappeler dans quel ordre procéder. Quelles sont les étapes de l’archivage ? Il s’agit d’abord de l’identification des documents avant leur entreposage. Vient ensuite la conservation durant toute la durée légale, et leur consultation éventuelle pendant celle-ci.
Enfin, la dernière étape consiste à soit détruire les documents une fois le délai échu, soit procéder au classement final. Les archives historiques sont par exemple concernées par celui-ci.
Comment faire ce plan de classement des archives ?
Tout d’abord, veillez au respect des normes et règles d’archivage en vigueur, comme la norme NF ou du Code du patrimoine.
Il se définit conjointement avec les responsables documentaires et juridiques de votre structure. Le comité de pilotage se charge ensuite de valider ce plan d’archivage.
Pour bien définir votre plan d’archivage, assurez-vous de disposer, pour chaque document, d’une pièce justificative. Une obligation d’autant plus vraie pour les documents numérisés afin de s’assurer de leur valeur probante (ex : archivage de dossiers médicaux).
Ce plan d’archivage devra tenir compte des informations à sélectionner et de la pérennité des documents. Il doit pour ce faire indiquer précisément les infrastructures déployées pour leur bonne conservation qu’il s’agisse d’espaces physiques ou de stockage numérique. Des obligations en termes de sécurité qui justifient souvent de faire appel à une entreprise externe de stockage d’archives.
Ensuite, il convient de réaliser un inventaire de l’ensemble des documents à archiver, en les classant par types, (courriers, factures, dossiers administratifs…) et cycle de vie courants, intermédiaires, définitifs.
Cette étape permet de déterminer les volumes de documents à archiver et les solutions d’archivage à mettre en place.
Enfin, il est essentiel de définir dans votre plan d’archivage des règles claires et sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques et aux enjeux de conservation de l’information.
Un plan d’archivage efficace doit être évolutif et régulièrement révisé pour répondre aux nouveaux besoins et aux évolutions des pratiques et réglementations en vigueur.
En résumé, la mise en place d’un plan d’archivage efficace nécessite une réflexion stratégique, la mise en place de solutions d’archivage électronique et physique adaptées, ainsi qu’une sensibilisation des utilisateurs aux règles d’archivage.
Un plan d’archivage efficace garantit la sécurité et la pérennité des documents, tout en facilitant leur accès et leur utilisation à des fins administratives, juridiques ou historiques. Si certains documents se conservent légalement 5 ans, d’autres doivent être gardés plus de 10 ans ou sans limitation de durée. D’où l’importance de veiller à les stocker de manière ultra sécurisée tout en pouvant les retrouver facilement !
Deux grandes solutions s’offrent à vous pour votre archivage : via un service dédié ou via un tiers archiveur.
Outre le conseil d’archivage, un prestataire externe propose de gérer pour vous l’ensemble de votre archivage. Un service qui passe bien sûr par la définition d’un plan d’archivage adapté à votre structure et aux documents qu’elle produit.
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Ce professionnel vous permet de vous affranchir de cette tâche chronophage qui requiert outils, compétences et infrastructures adaptées. De fait, vos archives sont conservées en un lieu parfaitement sécurisé et dans le respect des règles en vigueur. Cela ne vous empêche pas d’accéder aux documents de votre choix en cas de besoin.
SGA dispose par exemple de centres de stockage d’archives dans de nombreuses grandes villes françaises. Aussi, que votre structure soit en région parisienne, à Lyon, Bordeaux, Marseille, Metz… Il vous sera possible de nous confier l’ensemble de vos opérations d’archivage.
En plus d’un gain de place indéniable, vous gagnez également un temps précieux pour pouvoir vous focaliser sur votre domaine d’activité. Vos collaborateurs n’ont pas à se soucier de l’archivage, et votre structure limite les coûts liés à ces activités.
Enfin, en définissant un plan d’archivage parfaitement adapté, votre prestataire vous garantit d’être toujours en conformité en cas de contrôle. Tous les documents n’ont pas la même durée légale de conservation, ce qui est souvent complexe à gérer… sauf pour un professionnel dont c’est le métier !
Les éventuels risques comme la perte, le vol ou la destruction précoce de documents (format physique) ou leur piratage (format numérique) sont ainsi écartés. De fait, votre structure ne s’expose ni à des sanctions juridiques, ni à des coûts additionnels en raison de ces préjudices.
