Stockage Archives : Pourquoi faire appel à une entreprise externe ?

Même si le développement de l’archivage numérique est en forte croissance, le stockage d’archives physiques pour une entreprise reste toujours d’actualité. Néanmoins, cette pratique demande une certaine organisation pour faciliter une consultation rapide et efficace des documents archivés. Ainsi, de plus en plus d’entreprises font appel à un professionnel pour gérer le stockage archives hors site de leurs documents.

Découvrez dans cet article l’intérêt de faire appel à un prestataire, ou tiers archiveur, pour assurer le stockage et la gestion de vos documents et les critères de choix de celui-ci.

Sommaire de l’article :

• Quel est le rôle du tiers archiveur dans le stockage des archives ?
• Stockage de ses documents : Quels sont les avantages d’externaliser ses archives ?
• Comment bien choisir une société pour gérer et stocker ses archives ?

Quel est le rôle du tiers archiveur dans le stockage des archives ?

Il s’agit une personne physique ou morale (ex : entreprise) chargée de la gestion des archives documentaires d’un organisme ou d’une autre entreprise. Pour ce faire, il va intervenir notamment pour la datation, la certification et la conservation des documents au format papier ou numérique.

Si le stockage des archives est effectué en interne, l’entreprise ne sollicite pas ce tiers puisqu’elle assure elle-même la gestion de l’archivage de ses documents. En revanche, pour du stockage archive dit externe, le process peut passer par cet intervenant. On qualifie d’ailleurs souvent l’archivage externe de “tiers-archivage”.
Certaines structures se contentent de louer un box de stockage pour y entreposer leurs archives, mais cela ne garantit qu’un aspect logistique et non la gestion complète de l’archivage, contrairement aux services d’un tiers archiveur.

L’entreprise ou l’organisme faisant appel à ce type de prestataire s’assure, elle, de la bonne gestion de archives physiques ou informatiques de ses clients.

Ce tiers a notamment pour enjeux la sécurité, la conformité, la gestion optimisée et la réduction des coûts du processus d’archivage. Il est également soumis à plusieurs obligations que sont là aussi la sécurité, la confidentialité, le respect des obligations légales inhérentes à l’archivage et les modalités pour produire, conserver et restituer les archives.

Stockage de ses documents : Quels sont les avantages d’externaliser ses archives ?

Pour une entreprise, gérer ses archives documentaires suppose du personnel, une organisation, des logiciels et suffisamment d’espace physique pour le stockage archives papier. Certaines structures optent d’ailleurs pour une solution de self stockage (via une location de box), faute de place dans leurs locaux. Cette tâche chronophage et souvent fastidieuse constitue aussi l’une des obligations légales d’une entreprise. Externaliser ses archives en faisant appel à une entreprise spécialisée dans leur stockage constitue une solution avantageuse pour plusieurs raisons.

Ce prestataire va disposer de toutes les ressources et connaissances nécessaires à la bonne gestion et l’entreposage des archives physiques ou informatiques. Ainsi, procéder à un stockage archive hors site va permettre :

• La mobilisation d’un espace de stockage adapté aux besoins de l’entreprise selon sa taille et le volume de l’archivage physique à réaliser. Une solution optimale vous sera proposée selon le nombre de documents concernés. Le nombre de mètres carrés alloué sera variable selon la quantité d’archives papiers à entreposer, de même que leur durée légale de conservation.
• Un gain de place considérable, l’entreprise spécialisée proposant un centre ou box de stockage dédié, sécurisé et conçu pour la conservation de documents à caractère plus ou moins confidentiel.
• La garantie du respect de la confidentialité des documents. En faisant appel à un tiers archiveur, vous pouvez parfaitement définir un accès limité aux documents de votre structure. Seules certaines personnes ne pourront y accéder, et l’utilisation d’un registre permettra de savoir qui a consulté quel document et à quel moment. La consultation des archives sera ainsi facile à suivre.
• Un professionnalisme assuré : les obligations légales de conservation des documents diffèrent selon leur nature mais aussi selon l’entreprise ou l’organisme concerné. Le tiers archiveur, professionnel du secteur du stockage archive, connaît parfaitement tous ces délais obligatoires. En le sollicitant pour la gestion de vos archives papiers ou numériques, vous êtes sûr que ces durées légales de conservation seront respectées. Au-delà de simplement louer un box de stockage, vous vous déchargez de la gestion totale de vos archives en les confiant à des mains expertes (datation, destruction archives, respect des délais selon la législation en vigueur).

Comment bien choisir une société pour gérer et stocker ses archives ?

Le recours à un tiers pour l’externalisation des archives s’avère donc avantageux pour de nombreuses raisons. Mais comment bien choisir son prestataire de stockage archives ?

Que doit présenter le tiers archiveur pour vous proposer une solution de stockage adaptée aux besoins de votre structure ?

• Faire preuve de souplesse : idéalement, il doit pouvoir vous permettre d’archiver des documents de différents formats, papiers ou numériques. Vous pourrez ainsi centraliser l’ensemble de votre archivage vers le même centre de stockage de ce prestataire. L’accès à vos documents n’en sera que facilité.
• Disposer de l’agrément SIAF (pour Service Interministériel des archives de France). Cet agrément (que possède notre société SGA) atteste que le prestataire est officiellement agréé pour conserver les archives publiques courantes et intermédiaires au format papier. Un tiers agréé SIAF disposera de cet agrément pour chacun de ses lieux de stockage d’archives. L’agrément SIAF est valide 5 ans avant de nécessiter d’être renouvelé.
• La présence sur le territoire national : pour des raisons d’accessibilité (archivage physique), mais aussi de sécurité, il sera vivement préconisé d’opter pour un prestataire dont le box de stockage (ou le centre de données, pour les archives numériques) se situe sur le territoire français.
  La nationalité de la société de stockage des archives choisie est également à prendre en compte. Par exemple, si vous optez pour une société basée administrativement aux Etats-Unis, sachez que les autorités nord-américaines pourront avoir accès à vos documents archivés. Pour plus de cohérence, mais aussi une confidentialité mieux maîtrisée, il sera préférable de choisir un tiers archiveur basé en France.
• Le détail des engagements du prestataire : faire appel à un professionnel de l’archivage doit rimer avec confiance et responsabilité. N’hésitez-pas à vous renseigner auprès du tiers archiveur sur sa capacité à assurer ses engagements (moyens déployés, performances, réactivité)
• La réversibilité : un contrat avec un prestataire être toujours susceptible d’être rompu. Avant de le conclure, renseignez-vous donc sur les conditions de traçabilité des archives en cas de rupture du contrat avec ce professionnel. Vous devez pouvoir obtenir un dossier complet comportant notamment les documents archivés, leur horodatage, le contrôle d’intégrité ou encore l’algorithme employé dans le déploiement de la solution d’archivage.

Ainsi, opter pour les services d’une entreprise de stockage archive permet non seulement de bénéficier d’un espace dédié aux besoins de votre structure mais également de déléguer à un professionnel la gestion des archives papiers ou numériques. Votre entreprise ou organisme n’aura plus à gérer les tâches chronophages de conservation ou de destruction des archives. Vos collaborateurs pourront eux se concentrer sur leur cœur de métier et votre structure gagner de la place pour continuer à développer son activité.