Présentation Archives en ligne

Une traçabilité sans équivalent

La localisation de vos archives devient transparente !

+ Qui est plus qualifié pour décrire ses archives que le producteur d’archives lui-même ? Une description de qualité facilite la recherche et l’échange d’informations. Chaque unité est clairement identifiée, la description est structurée et normalisée.

+ Un code couleur simplifie votre consultation des versements en cours.

+ Archives-en-ligne est un outil collaboratif qui vous permet aussi de savoir en temps réel qui a demandé quoi, qui consulte quoi, et de connaître l’historique de tous les mouvements concernant une unité d’archives donnée.

>     Un budget archives revu à la baisse

Frais d’archivage -> supprimés.
Frais de saisie -> supprimés.
Frais d’informatisation -> supprimés.

+ L’identification des boîtes fait maintenant partie intégrante du processus.
Et cette saisie a lieu une fois pour toutes. Une étiquette est générée automatiquement. Votre descriptif est transmis à notre centre d’exploitation, qui ne procède pas à une nouvelle saisie.

Résultat : aucune tâche redondante, une économie de 25 à 30% par rapport à une prestation d’archivage traditionnelle.

+ La gestion des versements est entièrement automatisée.

Vous maîtrisez votre planning d’externalisation, vous optimisez les espaces de stockage au sein de votre entreprise.

+ Archives-en-ligne ne valide qu’une élimination d’archives (externalisées) par carton entier, évitant ainsi les frais liés à une destruction partielle.

>     Une communication des informations accélérée

Archives-en-ligne propose une gestion quotidienne des archives, ‘au fil de l’eau’. Plus d’accumulation d’arriéré.

Contrairement à un archivage classique, l’existence de l’unité d’archives prend corps dès l’attribution du n° unique qui l’identifie. Dès sa création, l’intégralité du fonds est consultable et disponible auprès de tous les utilisateurs qui se connectent au système.

Un logiciel adapté à vos exigences en matière de développement durable

Archives-en-ligne s’intègre parfaitement à une telle démarche :

+ Optimisation des tournées de collecte de vos archives grâce à la programmation de seuils logistiques.

+ Economies indirectes en papier (pas d’impressions multiples de bordereaux, d’inventaires…).

+ Satisfaction accrue des utilisateurs.