Pour le bon fonctionnement de ses activités, votre entreprise traite quotidiennement plusieurs documents de différentes sortes. Ceux-ci sont par la suite conservés pour une durée variable.
Cette procédure obligatoire d’archivage peut vite devenir chronophage et requiert des infrastructures et compétences spécifiques. Pourquoi ne pas alors déléguer l’ensemble des opérations à un prestataire d’archivage ?
Quelles sont les missions d’un prestataire d’archivage ?
Appelé aussi « tiers archiveur », un prestataire d’archivage a, comme son nom l’indique, pour rôle de gérer les archives d’une structure. Cet expert peut donc prendre en charge les archives de professionnels ou d’administrations types établissements hospitaliers.
Une entreprise de stockage d’archives a pour rôle d’administrer l’ensemble des archives de son client. Elle va donc veiller à la bonne conservation des documents durant toutes les durées en vigueur. Certains documents sont à conserver 5 ans, d’autres 30…
Le prestataire d’archivage est au fait de chacune des durées minimales qu’il s’agisse d’archives administratives, commerciales, fiscales, médicales…
Il peut prendre en charge les archives physiques, les numériques ou les deux. Il dispose pour ce faire de toutes les infrastructures requises pour la bonne conservation des documents même pour un archivage longue durée.
Tout au long de ses missions, le prestataire d’archivage veille à la confidentialité, la sécurité et le respect des obligations légales des documents. Enfin, il est en mesure de restituer tel ou tel document si celui-ci est demandé par son client (ex : dans le cas d’un contrôle). Une fois le délai de conservation échu, il procède à la bonne destruction des documents à l’aide d’un processus contrôlé.
Prestataire d’archivage : physique ou digital ?
Comme dans bien d’autres secteurs, vous pouvez soit vous tourner vers des solutions numériques par vous-même soit vers un prestataire physique.
En digital
L’essor du numérique nous pousse de plus en plus à passer au 100% digital. C’est pourquoi il est tentant de numériser et enregistrer toutes ses archives sur un support type disque dur ou dossier accessible à distance. L’archivage physique nécessite lui aussi d’utiliser des outils informatiques et donc de passer par du digital, même pour gérer des documents papiers.
Attention, car si ce type de solution est généralement plus économique, voire gratuit, il ne peut pas garantir la bonne sécurité de vos archives numériques. Il ne permet pas non plus de veiller au respect des différents délais en vigueur concernant vos documents archivés. Les obligations en matière d’archivage sont très spécifiques et dépendent du type de document concerné (ex : pièces comptables, contrats, documents liés au personnel etc.)
Bien organiser l’archivage de vos documents d’entreprise nécessite une extrême rigueur pour écarter tout risque de vol de données, et pour pouvoir classer correctement l’ensemble des archives tout en respectant les obligations légales.
En physique
Le recours à un prestataire d’archivage consiste à externaliser l’ensemble des opérations relatives à vos archives. Solliciter un professionnel suppose bien évidemment un coût, mais vous permet de gagner un précieux temps en vous déchargeant de tâches chronophages. Vous pouvez donc pleinement vous concentrer sur votre domaine d’activité.
Les services de ce prestataire vous assurent également une solution d’archivage entièrement sécurisée. Vous écartez ainsi tout risque de vol, de perte ou de dégradation des archives.
Vos documents restent accessibles durant toute leur durée légale de conservation sans vous encombrer physiquement ou informatiquement.
SGA : votre prestataire d’archivage
Fondée en 1973, SGA vous accompagne pour tous vos projets d’archivage. Nous disposons de 20 sites de stockage certifiés ISO 9001 : 2015 et NF Service/ NF Z40-350 afin de conserver l’ensemble de vos documents au sein de structures dédiées à l’archivage.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Notre organisation méthodique et contrôlée nous permet de procéder au tri des documents en amont, d’établir un plan de classement précis et de procéder à un entreposage rigoureusement codifié. Vous pouvez à tout moment demander l’accès au document de votre choix qui vous est alors livré sous 2 à 24 heures.
Vous disposerez à tout moment d’un fonds d’archive où seront répertoriés de manière claire et précise l’ensemble de vos documents conservés aux archives.
SGA assure aussi la numérisation de vos documents afin de vous accompagner dans la transformation digitale de votre activité qui passe notamment par celle de vos documents.
Vous souhaitez internaliser votre archivage ?
SGA vous propose également des services d’audit et de conseil archivage afin de vous aider à mieux structurer ces opérations et vous doter des outils les plus adéquats en la matière. Vous pourrez alors déployer la politique de gestion documentaire la plus optimale selon les besoins et spécificités de votre structure.
Nous vous proposons ainsi une solution sur-mesure pour répondre à tous vos besoins d’archivage, que celui-ci soit physique, numérique, hybride, et quelle qu’en soit la durée souhaitée.
Enfin, une fois la durée d’archivage des documents échue, SGA peut procéder à leur destruction de manière sécurisée et respectueuse de l’environnement.