Chaque jour, votre structure produit une certaine quantité de documents. Ces derniers font par la suite l’objet d’un archivage. Une procédure à la fois obligatoire, chronophage et nécessitant les compétences et infrastructures adaptées. Elle donne lieu à différentes opérations dont le récolement d’archives. Rappelons que l’archivage passe par des nombreuses phases, y compris la gestion du fonds d’archives.
Vous pourrez alors avoir tout intérêt à mandater un expert en la matière qui le gèrera de A à Z.
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Voyons ensemble le principe majeur de ce récolement, les différentes étapes qui le composent ainsi que son importance au sein de votre structure.
Qu’est-ce que le récolement des archives ?
Ce terme désigne l’établissement d’une liste détaillée du contenu du fonds d’archives. Ce récolement s’inscrit donc directement dans la bonne gestion et la conservation des documents archivés. Celles-ci n’en sont alors que facilitées.
Outre le listing, le récolement des archives vise à détruire les documents qui n’ont plus lieu d’être dans le fonds archivistique. Établi sous la forme d’un procès-verbal, il indique notamment la description du local d’archives, son mode d’aménagement ainsi que l’état topographique des fonds d’archives.
De nombreux outils sont maintenant disponibles pour procéder à cette opération d’archivage. On pensera par exemple aux différents logiciels destinés à la gestion des archives.
Si vous souhaitez internaliser votre archivage, vous pouvez mandater un expert qui saura vous dispenser les conseils d’archivage pour votre entreprise ou structure. Vous aurez ainsi connaissance des bons outils et méthodes pour procéder à ce récolement d’archives, bien que cette opération reste chronophage et demande une extrême rigueur.
Il convient effectivement de bien respecter les différentes étapes inhérentes à celle-ci, ce que nous allons voir ci-dessous.
Les différentes étapes du processus
6 grandes étapes constituent cette opération de récolement des archives. On trouve tout d’abord celle de l’inventaire. Au cours de cette première étape, l’ensemble des documents du fonds d’archives sera listé.
Vient ensuite le classement (à ne pas confondre avec le tri, la 3eme étape). Classer les documents consiste à les regrouper selon des catégories communes (ex : classement des documents administratifs). Plusieurs critères entrent en ligne de compte dans ce classement comme la nature des documents, leur origine, leur support (physique ou électronique) ou encore leur utilisation concrète.
La troisième étape consiste donc à procéder à un tri et une vérification. Votre structure ou tiers archiveur s’assure de l’exactitude des informations contenues dans chaque document. Il peut par exemple s’agir de la date, du rôle du document, de son émetteur… Au cours de cette étape, les documents inutiles ou inexacts sont retirés du fonds d’archives.
4ème étape : l’indexation. Durant celle-ci, on détaille avec précision chaque document avant de le ranger selon les règles en matière d’archivage. Cette bonne indexation permet de retrouver facilement une archive en cas de besoin.
L’étape suivante du récolement des archives, bien que facultative, concerne plusieurs structures puisqu’il s’agit de la numérisation. Organismes publics comme établissements privés optent de plus en plus pour le format numérique des archives. Une fois l’indexation faite, la structure procède alors à la numérisation des documents vers un support informatisé. Une dématérialisation qui présente avantages et inconvénients et peut être ou non pertinente selon le type de structure et de documents concernés.
Enfin, un rapport de récolement est édité afin d’indiquer tout le travail effectué au cours de cette opération. En revanche, il est interdit de communiquer ce récolement au grand public, pour des raisons de sécurité.
Pourquoi procéder au récolement de ces archives ?
L’ensemble de ces étapes nécessite du temps, des outils, du personnel et des compétences spécifiques. Cependant, le récolement des archives contribue grandement à bien gérer les archives. Il permet en premier lieu de protéger votre patrimoine professionnel. Les documents archivés constituent en effet une source d’information indéniable quant à votre activité.
Par ailleurs, le récolement implique des procédures pour bien protéger vos documents durant toute la durée légale de conservation. Vous vous assurez ainsi de leur intégrité face à différents risques qu’ils soient physiques ou informatiques (ex : incendies, cyberattaques…)
Grâce à ce récolement, votre structure est en mesure de retrouver facilement les documents archivés en cas de besoin (ex : prise de décision, contrôle, litige…). La gestion documentaire est grandement facilitée grâce à la bonne organisation que permet le récolement des archives. Un réel plus notamment pour les documents à conserver sur une longue durée, voire indéfiniment (ex : documents à valeur patrimoniale ou historique).
Enfin, le récolement des archives permet de répondre à des obligations légales, ce que nous allons voir ci-dessous.
Est-il obligatoire ?
L’archivage fait l’objet de plusieurs obligations : respect de plusieurs normes (ex : règlementation quant au local d’archives), durées minimales de conservation de documents…
Aussi, le récolement des archives s’avère obligatoire pour certaines structures. Les communes doivent y procéder à la suite de chaque élection municipale ou après un changement de maire ou de président en cours de mandat. Les musées doivent quant à eux effectuer le récolement tous les dix ans.
Pour les archives départementales, il doit se faire à chaque changement de directeur.Enfin, si ce récolement n’est légalement pas obligatoire pour votre structure, il n’en demeure pas moins vivement préconisé.
Grâce à celui-ci, vous vous assurez du respect des délais obligatoires de conservation des documents. Vous garantissez également la bonne intégrité de vos archives (ex : archivage papier en entreprise) durant toutes ces périodes qui varient selon la nature de chaque document.
SGA, votre archiviste spécialisé pour le récolement de vos archives
Le récolement des documents archivés se révèle ainsi nécessaire à bien des égards. Cependant, le respect des différentes étapes implique d’y consacrer du temps, de l’énergie, de disposer des outils et du personnel disponible…
Autant de freins peuvent inciter votre structure à ne pas effectuer ce récolement.
Heureusement, il vous est possible de solliciter une entreprise spécialisée dans la gestion des archives, comme SGA, afin de lui confier la totalité de vos opérations liées à l’archivage.
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Votre structure peut ainsi se focaliser sur sa ou ses activités, n’a pas à mobiliser de collaborateurs et s’assure de se conformer aux règlementations en vigueur en matière d’archivage. Enfin, elle peut à tout moment accéder à tel ou tel document confié à SGA en cas de besoin.
Confier toutes ces opérations à une entreprise de stockage d’archives représente donc un gain de temps, d’énergie mais aussi une optimisation des coûts : plus besoin de disposer d’un local d’archives, de l’entretenir, de former vos collaborateurs ou en embaucher pour votre service d’archivage…
N’oublions pas non plus la minimisation des risques grâce à des infrastructures adaptées dont dispose SGA, votre prestataire d’archivage.