Toute société produit, dans le cadre de ses activités, de nombreux documents. Au bout d’une certaine durée, contrats, factures, fiches du personnel ou comptes-rendus doivent être archivés. Le service archivage de l’entreprise entre alors en jeu. En quoi consiste-t-il ? Quels sont les différents types d’archivage et qui s’en occupe ?
Ce service se charge de récupérer, stocker et communiquer l’ensemble des documents archivés ou à archiver. Pour ce faire, il procède à un tri avant le stockage et s’assure de conserver les documents durant la durée minimale prévue par la loi. Une fois ce délai échu, si l’archive n’est plus nécessaire, le service archivage s’occupe de la détruire.
Pour une efficacité optimale de ce service, l’entreprise a tout intérêt à déployer une solution d’archivage adaptée (via des outils spécifiques par exemple).
Un archivage efficace permet de garantir la bonne conservation des documents, le respect de la réglementation en vigueur et une facilité d’accès aux documents archivés. L’entreprise peut bénéficier d’un conseil archivage afin de mettre en place les méthodes les plus adéquates en la matière.
Le terme d’archive désigne en réalité trois types de documents.
Premièrement, on trouve les archives dites « courantes ». Il s’agit des documents traitant des affaires en cours et amenés à être consultés. Appelées aussi archives « vivantes », elles doivent donc être accessibles rapidement et facilement.
Deuxièmement, nous avons les archives « semi-vivantes », moins susceptibles d’être consultées. Elles ont généralement pour rôle de servir de preuves ou de références. Là encore, le service archivage de l’entreprise veillera à ce qu’elles soient rapidement accessibles, en cas de nécessité de consultation. Elles sont à conserver durant une durée minimale légalement imposée. Certaines font ainsi l’objet d’un archivage longue durée.
Une fois la durée minimale passée, ces archives pourront être détruites.
Enfin, les archives définitives ou historiques ont vocation à être conservées sans limitation de durée. Cela s’explique par leur caractère historique ou leur valeur patrimoniale. Ces archives sont parfois utilisées à des fins de recherche ou de preuves juridiques. Elles restent peu fréquentes, mais le service archivage devra tout mettre en œuvre pour veiller à leur bonne conservation sans date de fin.
Outre les différents types d’archivage, on trouve deux grands supports pour les documents archivés : numérique et physique. Chacun dispose d’avantages et d’inconvénients, quels sont-ils ?
Certains documents sont produits informatiquement, comme une facture créée par un logiciel et transmise par mail. D’autres font l’objet d’une numérisation. Contrairement à une gestion des archives physiques, les numériques sont stockées sur des serveurs ou autres supports digitaux et permettent donc un gain d’espace.
Couplées à un logiciel adapté, ces archives sont également rapides à retrouver à l’aide d’une recherche, et accessibles partout et à tout moment.
En revanche, le format digital dispose d’un gros inconvénient : le risque inhérent à la cybersécurité. Dans un monde où les attaques informatiques sont de plus en plus fréquentes et de plus en plus élaborées, un archivage électronique implique une sécurité maximale sur le plan numérique.
Or, toutes les structures ne disposent pas d’un service archivage formé à cette cybersécurité, ni des outils pour la garantir.
En outre, la conservation annuelle d’une archive numérique représente un coût moyen de 0,5 ct d’euros contre seulement 0,00013 pour un document papier.
Enfin, il faut que l’archive numérisée réponse à plusieurs critères pour pouvoir faire office de preuve.
Longtemps le seul format pour les documents, l’archivage papier en entreprise reste encore d’actualité malgré l’essor du numérique. Il permet par exemple d’assurer la valeur probante des documents, un élément pouvant poser problème au format numérique.
Son coût et son impact environnemental sont également moindres, un document pouvant être imprimé de manière éco-responsable. Si ce format nécessite des infrastructures physiques dédiées, le risque de vol ou de dégradation reste moindre puisque les archives ne sont pas accessibles à distance.
Enfin, un service archivage compétent garantira la facilité d’accès aux documents en cas de besoin : la question de l’accès n’est donc pas un réel inconvénient du format papier.
Toute structure peut disposer d’un service en interne, chargé d’administrer l’ensemble de l’archivage. Internaliser cette activité nécessite cependant de bien organiser son archivage, c’est-à-dire disposer des compétences, des outils, des effectifs et des infrastructures dans l’entreprise. Il est également crucial de sécuriser systèmes informatiques et locaux d’archives pour assurer une bonne conservation des documents.
Enfin, il est également possible de confier toutes les opérations d’archivage à un professionnel externe. Cette solution est certainement la plus avantageuse : elle assure un archivage organisé et sécurisé, le respect des délais en vigueur et vous permet de vous décharger de nombreuses tâches chronophages. Un expert prendra en charge tous types de documents : dossiers administratifs, médicaux, documents commerciaux, immobiliers…
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Voir aussi : pourquoi faire appel à une entreprise de stockage d’archives ?
