L’archivage de documents passe par plusieurs grandes étapes. Une fois la durée légale minimale de conservation respectée, place à la destruction ou au classement définitif des documents.
Il existe pour ce faire des services de destruction de documents. Mais pourquoi cette étape est-elle si importante ? Quelles sont les normes qui la régissent ? Pourquoi est-il préférable de solliciter un prestataire pour détruire ses archives ? Comment choisir le bon professionnel pour ce service ? Que se passe-t-il, concrètement, après avoir fait appel à un service de destruction de documents ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
La destruction de documents : la confidentialité avant tout
De nombreux documents comportent des données confidentielles, quelle que soit votre structure. On pensera par exemple à des informations bancaires, des contrats commerciaux ou encore des dossiers médicaux.
La procédure d’archivage concerne tous types de structures allant des sociétés privées aux organismes publics en passant par les cabinets d’indépendants (ex : actes notariés). Aussi, passer par un service de destruction de documents représente un excellent moyen de garantir la confidentialité de vos informations. Ce type de service s’assure de respecter les process et réglementations en la matière, que nous allons voir ci-dessous.
Le processus sécurisé de destruction de documents
Détruire des documents ne se fait pas en se contentant de déchirer une archive papier ou la rouler en boule avant de la mettre dans une corbeille… Ce processus est encadré, permettant de sécuriser les opérations et d’assurer la destruction irréversible des données.
Il existe pour ce faire des équipements spécialement dédiés à cette destruction qui s’effectue en suivant plusieurs étapes.
Votre structure peut ainsi s’équiper de containers hermétiques permettant le transport des archives ayant vocation à être détruites. Des camions broyeurs sont ensuite déployés pour recevoir ces documents et les réduire en confettis impossibles à reconstituer. Enfin, un certificat de destruction est délivré à votre structure. Ce dernier atteste du bon déroulement des opérations et du caractère irréversible de celles-ci.
Afin d’encadrer ce processus hautement sécurisé, on trouve plusieurs normes en la matière. Celles-ci s’avèrent essentielles pour garantir le bon effacement de vos données, et un bon service de destruction de documents veille à les respecter pour un procédé entièrement sécurisé. Ces normes garantissent aussi le respect des normes RGPD visant à protéger les données personnelles des individus.
Les normes et réglementations en matière de destruction de documents
La norme DIN 66399 standardise la destruction des documents. Elle prévoit, pour ce faire, plusieurs niveaux de sécurité allant de 1 (le moins sécurisé) à 7 (le plus sécurisé).
Ainsi, un simple broyeur risquera de ne proposer qu’un niveau 1 à 3 de sécurité pour détruire vos documents.
Un service de destruction de documents sera par contre à même de vous proposer des niveaux supérieurs afin d’éliminer toute trace d’information à supprimer dans les archives à détruire. Cette norme DIN se base sur la coupe du papier, exprimée en mm.
Ainsi, le niveau le plus faible laisse des bandes de papier d’une épaisseur d’environ 12 millimètres.
Les niveaux les plus élevés (à partir de 5) transforment vos documents papiers en résidus de moins de 30 mm². Si le règlement RGPD impose une découpe minimum de 3x25mm, il reste plus sécurisant d’opter pour une découpe encore plus précise.
Le niveau P6 de la norme DIN 66399 est par exemple prévu pour les données ultra-secrètes et assurant le secret militaire et industriel. Enfin, le niveau le plus élevé de cette norme s’applique aux documents de type secret défense.
Quel niveau pour quel usage ?
Les besoins diffèrent selon votre structure et les informations que vous traitez. On estime qu’une entreprise nécessite à minima le niveau P4 (exemple : destruction après conservation de documents fiscaux) de même que les auto-entreprises comportant des informations confidentielles concernant leurs clients.
Si vous êtes un laboratoire de recherche ou une administration, il vous faudra vous assurer de bénéficier du niveau P5 de sécurité (ex : pour la gestion de vos archives administratives).
Les avantages d’un service de destruction de documents professionnels
Comme pour toute gestion documentaire, votre structure peut gérer l’élimination des archives en interne. Cependant, passer par un service externe via un prestataire comme SGA confère de nombreux avantages supplémentaires.
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Protection de la vie privée et des données personnelles
La bonne destruction des documents comportant des informations personnelles vous protège de la fraude et du risque d’usurpation d’identité. En plus de respecter la RGPD, votre structure élimine ces dangers aux lourdes conséquences juridiques et financières. Les documents sont totalement détruits et ces informations personnelles non récupérables par autrui.
Le respect des délais
Grâce à un bon service de destruction de documents, vous vous assurez que ces derniers ne sont pas éliminés trop tôt ou trop tard ! De fait, votre structure respecte les délais minimum légaux de conservation et évite de détruire un document dont elle pourrait encore avoir besoin.
Impact sur l’environnement : recyclage et développement durable
Les spécialistes en gestion et destruction d’archives comme SGA disposent du nécessaire pour respecter l’environnement au moment d’éliminer les documents. Un avantage non-négligeable au vu de l’urgence climatique et du volume de documents à détruire quelle qu’en soit la nature ! (Ex : radiographies d’archives médicales).
Choisir le bon service de destruction de documents
Points à considérer lors du choix d’un prestataire
Plusieurs facteurs entrent en compte pour bien choisir votre prestataire : son expérience, les avis sur le web, son emplacement géographique, ses certifications… Forte de plus de 40 ans d’expérience, SGA dispose de nombreuses certifications pour offrir une qualité de service irréprochable, y compris pour la destruction de vos documents.
Options de destruction : déchiquetage, brûlage, broyage, etc.
Un bon service de destruction de documents saura employer le moyen le plus adéquat. Les deux les plus répandus restent le déchiquetage et l’incinération pour les archives au format physique. Si vos archives sont électroniques, un bon prestataire d’archivage disposera là aussi des équipements nécessaires (logiciels de pointe) pour une destruction définitive de vos documents informatisés.
Quel est le tarif de la destruction d’archives ?
Le tarif dépend de plusieurs facteurs comme le volume de documents à détruire, la fréquence de l’opération ou encore la distance géographique qui vous sépare du prestataire.
SGA est implantée dans plus de 10 grandes villes, proposant son service de destruction de documents à travers la France. Aussi, n’hésitez pas à demander un devis à votre prestataire pour connaître le tarif exact de la destruction de vos archives.
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La gestion post-destruction
Émission de certificats de destruction
À l’issue de la destruction, le prestataire vous remettra un certificat officiel. Celui-ci s’avère essentiel en termes organisationnels mais aussi juridiques en cas de contrôle. De quoi sécuriser votre archivage tout en gardant une traçabilité de l’état de vos différentes archives.
Conseils pour une gestion efficace de vos archives
Une bonne gestion des archives concerne l’ensemble des opérations de celles-ci : identification, authentification, conservation, accessibilité puis destruction ou classement final. Aussi, bien procéder à l’élimination des archives non nécessaires s’inscrit dans l’archivage au quotidien. Chaque étape doit donc faire l’objet d’une attention particulière en déployant des moyens humains, financiers, matériels ainsi que les compétences requises pour bien gérer les archives.
En passant par un prestataire spécialisé, vous vous assurez que votre gestion d’archivage est entre de bonnes mains. Votre structure se protège de risques financiers, juridiques ou commerciaux et peut se concentrer davantage sur ses activités !