Toute entreprise est soumise à différentes obligations réglementaires. On trouve parmi celles-ci l’obligation de stocker plusieurs types d’archives. Voyons en détails ce en quoi consiste ce stockage avant d’aborder l’importance de bien gérer celui-ci. Nous verrons ensuite l’intérêt de déléguer cette tâche à un prestataire professionnel en services de stockage d’archives.
Le stockage d’archives est l’action par laquelle une entreprise ou autre structure conserve ses documents et données. Ceux-ci peuvent être de différentes sortes : il peut par exemple s’agir de documents papier, de PDF mais aussi d’enregistrements audio.
Quels sont les deux grands supports d’archivage ? Où stocker ses archives ? Il s’agit respectivement du support papier, physique et du support digital.
Selon la nature du document, celui-ci devra être conservé en tant qu’original, et donc faire l’objet d’un archivage physique (en entreprise ou dans un espace de stockage externe). D’autres documents peuvent être conservés au format numérique après avoir été scannés. Ils pourront être conservés par exemple sur un Cloud ou des disques durs. L’archivage nécessite donc des infrastructures fiables et parfois conséquentes, aussi bien sur le plan physique que numérique. Les professionnels en services de stockage d’archive disposent justement des infrastructures adaptées.
La législation impose un délai minimal de conservation pour certaines archives (ex : 5 ans pour un contrat commercial, 10 ans pour les comptes annuels…).
De plus, il est souvent vivement conseillé de conserver certaines archives sans limitation de durée. Celles-ci peuvent en effet être demandées pour des besoins de reconstitution historique ou de reconstitution de carrière.
Bien organiser l’archivage de ses documents en entreprise répond à plusieurs grands enjeux. Le premier est d’ordre juridique. Comme évoqué précédemment, la loi impose un délai minimal d’archivage de certains documents selon leur nature. Bien gérer le stockage des archives, c’est s’assurer que son entreprise respecte cette loi en vigueur. Une bonne organisation permet de retrouver facilement un ou des documents spécifiques en cas de contrôle.
Les documents comptables doivent par exemple rester disponibles 10 années après la clôture de l’exercice. Les procès-verbaux issus d’assemblée générale doivent, eux, être conservés durant les 5 ans qui suivent la dissolution de l’entreprise. Certains documents doivent même être conservés 30 ans après émission, comme ceux relatifs à l’acquisition et de cession de biens fonciers et immobiliers.
Le deuxième enjeu majeur est d’ordre économique. Nous parlions de contrôle, et pour cause : le non-respect de la législation en vigueur est notamment sanctionné par des amendes. Celles-ci peuvent vite atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros ! Par ailleurs, bien gérer son archivage (en passant par un service de stockage d’archives par exemple) contribue à une meilleure organisation. Or, une structure mieux organisée est une structure qui fonctionne mieux. Avec un bon archivage, vous évitez de mobiliser vos collaborateurs trop longtemps sur le tri ou la recherche d’un document en particulier.
Ces deux grands enjeux nous rappellent combien il est important, pour une entreprise, de bien gérer ses archives. Or, par manque de temps, de connaissances ou d’infrastructures, il est facile de négliger ces opérations d’archivage… Solliciter une entreprise externe peut alors s’avérer bien plus pratique que de gérer les archives en interne.
Faire appel à un professionnel en stockage d’archives apporte différents avantages à votre entreprise. Tout d’abord, vous vous assurez que vos archives sont entre de bonnes mains, et que leur stockage est parfaitement conforme à la législation en vigueur. Même si celle-ci évolue, vous êtes certains que votre entreprise reste en conformité avec celle-ci. Le prestataire sollicité propose en effet ses services de stockage d’archives en tant que spécialiste, et possède tout le savoir-faire nécessaire pour effectuer l’archivage des bons documents durant les bonnes durées. Il sait mettre en œuvre les solutions d’archivage adaptées.
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Un professionnel de l’archivage vous permet aussi un gain de temps et d’espace : vous n’avez pas besoin de consacrer une partie de vos locaux à l’entreposage des archives. Les services de stockage d’archives disposent de leurs propres espaces pour le faire. De même, vous n’avez plus besoin de solliciter un ou plusieurs de vos collaborateurs aux tâches inhérentes à l’archivage. Votre personnel peut alors se focaliser pleinement sur son activité.
On catégorise les documents à archiver notamment selon leur durée de vie. On trouve en premier lieu les archives courantes. Il s’agit des documents utilisés fréquemment dans le cadre des activités de l’entreprise. Ils ne sont donc pas à archiver tout de suite, mais, au bout de quelques mois ou années, le service de stockage d’archive va assurer leur bonne conservation. Ils passent alors au second type, celui d’archive intermédiaire. Ce type de document doit rester facilement accessible en cas de litige ou de contrôle. Une archive intermédiaire peut donc parfois être employée comme document de preuve.
Enfin, les archives définitives ou historiques sont conservées sans limitation de durée. Elles peuvent être requises à des fins de recherche, même longtemps après leur création. Ces archives font partie de la mémoire de l’activité économique et sociale de l’entreprise.
La durée de conservation légale dépend de la nature du document. Les documents civils et commerciaux doivent ainsi être conservés pendant trois à dix ans (3 ans pour les déclarations douanières, 5 ans pour les documents bancaires, 10 ans pour les factures ou bons de livraison).
Doivent aussi être conservés 10 ans tous les livres et registres comptables de l’entreprise.
Cette durée est de 6 ans pour les documents fiscaux (TVA, impôts, CFE…). Enfin, pour les documents sociaux, cette durée varie de 3 à 10 ans selon les documents précis.
Afin de choisir le meilleur prestataire pour votre archivage, vérifiez bien qu’il possède l’agrément SIAF à jour.
Celui-ci atteste de sa faculté à conserver des archives publiques courantes et intermédiaires au format physique. Assurez-vous qu’il puisse également conserver des archives au format numérique.
Enfin, vérifiez qu’il n’est pas trop éloigné géographiquement de votre entreprise, pour des raisons pratiques (archivage physique). Certains professionnels sont présents dans plusieurs communes françaises, comme c’est le cas de SGA implantée dans plus de 20 villes différentes.
