Toute entreprise est confrontée au cours de son activité à gérer légalement et efficacement toutes sortes de documents au format papier ou numérique. Il est donc primordial de mettre en place une politique d’archivage toute aussi performante.
À travers cet article, SGA va vous énumérer les différentes solutions d’archivage de documents afin que vous puissiez y voir plus clair pour mieux gérer vos archives documentaires. Nous verrons aussi l’intérêt d’externaliser ses archives auprès d’un prestataire.
Sommaire de l’article :
Réaliser un audit de votre documentation pour savoir ce qu’il faut archiver et pendant combien de temps. Cette phase d’audit permet de prioriser les documents et anticiper leur éventuelle future destruction.
Organiser les documents physiques pour s’assurer d’en garder une version originale quand nécessaire
Mettre en place un système de bonne conservation de ces documents : entreposage dans vos locaux ou transfert vers des locaux prévus à cet effet, formation du personnel en charge de ces solutions d’archivage de documents…Il est essentiel de s’assurer de l’intégrité des documents tout au long de leur conservation.
Déployer une procédure sécurisée et traçable de consultation des archives puis de leur restitution en lieu sûr
Procéder à la destruction des documents archivés une fois leur durée de conservation échue. La conservation des documents comptables ne répondra pas aux mêmes exigences légales que celle des documents commerciaux par exemple.
Cet archivage physique requiert du temps, des connaissances et des infrastructures adaptées. Un archivage bien réalisé permet à votre structure de fonctionner de manière plus organisée et de respecter la législation en la matière.
N’hésitez-pas à consulter le site img.univ-mlv pour en savoir plus sur la gestion documentaire.
Avec la démocratisation des outils informatiques, il est également possible de procéder à un archivage numérique. Voyons quels en sont les grands principes et les avantages pour votre entreprise de choisir cette solution d’archivage de documents.
On trouve donc parmi les solutions d’archivage de documents cette alternative qui consiste à conserver des documents au format numérique. Il peut s’agir de documents déjà informatisés comme de documents papiers qu’on va alors numériser. Au même titre que l’archivage physique, le système d’archivage électronique va passer par les grandes étapes de l’audit, l’organisation, la mise en place d’une structure adaptée, le suivi et la destruction des documents une fois la durée de conservation arrivé à terme.
Pour être légalement recevables, ces archives numériques doivent être datées et identifiées à l’aide d’un horodatage et d’un scellement avant leur archivage. Pour préserver l’intégrité des documents dématérialisés, il faut pouvoir s’assurer de leur traçabilité via leur d’archivage et de consultation. La confidentialité est là aussi primordiale et l’on veillera à sécuriser ses archives numériques via notamment des accès à authentification forte et traçables.
Enfin, au moment de numériser des documents papiers, on optera pour des formats électroniques universels à savoir le TIFF pour les images et le PDF pour les autres types de documents. Les formats Word et Excel sont à proscrire.
Passer par le format numérique présente plusieurs avantages, parmi lesquels :
Tous les avantages énumérés démontrent bien que l’archivage électronique est une solution d’archivage de documents primordiale pour une entreprise qui souhaite passer à l’ère du Digital.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
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Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Externaliser la gestion de vos archives vous permet de la confier à un professionnel expert dans ce domaine, et vous concentrer sur votre domaine d’activité au lieu de mobiliser une partie de vos effectifs sur cet archivage. Vous n’aurez pas non plus à devoir trouver et entretenir le local (dans le cas d’archives physiques) ou gérer la numérisation et cybersécurité (pour les documents numériques).
En sollicitant ce que l’on appelle un tiers-archiveur, vous délèguerez tous les aspects de la gestion documentaire à celui-ci : audit, conseil, gestion des documents, transfert vers des locaux dédiés et sécurisés, saisie, conditionnement, numérisation, suivi, destruction. Un tiers-archiveur comme SGA vous propose un ensemble de solutions d’archivage de documents vous assurant le stockage et l’accès sécurisé à vos archives dans le respect des délais de conservation de chacune d’entre-elles.
Vous gagnerez un temps précieux, et aurez un souci de moins à gérer au quotidien.
Confier votre gestion documentaire contribue à vous faire gagner en productivité puisque vous continuez à vous focaliser sur votre cœur de métier et à développer votre activité.
