Comme la plupart des activités de votre entreprise, trier et entreposer des archives suppose un coût. Mais comment prévoir et optimiser, en stockage d’archives, le tarif correspondant ?
Il convient d’abord de connaître les coûts inhérents à cette activité. Nous comparerons ensuite les coûts moyens d’un archivage en interne avant d’étudier la question de l’externalisation de cette activité.
Combien coûte le stockage d’archives ? Voilà une question à laquelle il n’existe pas de réponse unanime. En effet, celui-ci dépend de nombreuses variables.
La première d’entre elles est le format des documents archivés. En effet, le coût de la gestion des archives physiques en entreprise ne sera pas le même que celui au format numérique. Contrairement aux idées reçues, le stockage d’archives présente un tarif moindre lorsque les documents sont au format papier ! Il en est de même pour l’empreinte écologique ; vous pourrez retrouver davantage d’informations sur le bilan carbone papier et numérique de l’archivage en cliquant ici.
Vient ensuite le type d’archives concernées : s’agit-il de documents administratifs ? D’œuvres d’art (ex : pour un musée) ? De l’archivage de dossiers médicaux comportant par exemple des radiographies ? De vidéos ou de films ? La complexité du tri et de la bonne conservation de ces archives influencera le coût total qu’elles impliquent. L’espace (physique ou virtuel) nécessaire ne sera pas non plus le même selon le type de documents concernés.
Qui dit archivage en interne dit coût matériel : étagères, mais aussi scanners, photocopieurs, broyeurs et incinérateurs une fois la date de conservation échue…
Car oui, si certaines archives sont à conserver indéfiniment, d’autres le sont pour des longues durées mais sont tout de même amenées à être détruites. Il convient donc de se doter en permanence de ces différents équipements pour assurer une bonne gestion de ces documents. Ceux-ci ne sont pas éternels et nécessitent donc d’être remplacés au fil du temps.
Enfin, selon votre domaine d’activité, les archives s’accumulent plus vite qu’elles ne sont détruites. Il faut alors prévoir le matériel de rayonnage ou les serveurs numériques requis pour entreposer tous ces documents.
Autre nécessité en la matière : le personnel. Qu’il s’agisse de personnel dédié ou non, l’archivage est une activité extrêmement chronophage. Vos collaborateurs vont donc passer du temps à bien récupérer, trier et archiver les différents documents de votre structure. Aussi, parler de stockage d’archive et de tarif doit prendre en compte les heures passées par le personnel à assurer l’ensemble de ces tâches.
Qui plus est, il pourra leur être nécessaire de suivre une formation (via du conseil archivage par exemple) pour s’assurer de bien procéder aux différentes opérations. Comme ailleurs, toute perte d’efficacité est synonyme de surcoûts. Sans oublier que les enjeux de l’archivage ne sont pas négligeables : un manquement aux obligations en la matière peut entraîner des amendes conséquentes.
Si ces opérations paraissent simples en théorie, la gestion des archives administratives, financières ou médicales suppose une organisation très rigoureuse et donc une bonne connaissance de celles-ci.
Enfin, la gestion des risques suppose elle aussi un coût : un bon archivage est un archivage sécurisé. En l’internalisant, il vous faudra prévoir les dispositifs nécessaires à sa bonne sécurité : équipements anti-vol, anti-incendie, logiciels anti-piratage…
Une gestion défaillante risque en effet d’entraîner des coûts juridiques, mais aussi d’entacher l’image de votre structure, et donc vos relations commerciales. Bien organiser son archivage permet à l’inverse d’assurer une excellente réactivité en cas de besoin, et maintenir la confiance avec vos interlocuteurs.
Si tout ou partie de vos archives sont au format physique, vous devrez certainement louer un box ou prévoir un local dans votre structure. Quel budget prévoir pour cet entreposage ?
Si vous manquez de place, louer un box dédié aux archives représente sûrement la solution la plus adaptée. Elle vous permet d’y consacrer l’espace nécessaire et sécurisé pour le faire. Cependant, cette location suppose un coût mensuel, sans oublier ceux impliqués par les déplacements entre votre structure et cet espace de stockage.
Par ailleurs, louer un box ne vous dispense pas de devoir déterminer le volume de stockage, gérer la réservation pour en trouver un adapté, emballer vos archives et vous y rendre pour tout entreposer. Des opérations qui rejoignent notre point précédent : le temps passé par vos collaborateurs qui va alourdir le tarif du stockage d’archives.
Enfin, si le box vous assure une sécurité maximale, votre structure devra veiller en amont à déployer de bonnes solutions d’archivage pour y entreposer correctement les documents et pouvoir les retrouver facilement quand nécessaire.
Vous ne souhaitez pas louer un box mais plutôt stocker vos archives en interne ? Vous disposez de l’espace requis et d’une pièce dédiée ? Cette solution vous permet d’accéder plus rapidement à vos documents archivés et d’éviter de payer la location mensuelle d’un espace supplémentaire.
Cependant, et comme évoqué précédemment, il vous faudra impérativement disposer du mobilier nécessaire, tant en termes d’entreposage que de sécurité. Ces équipements devront être parfaitement adaptés aux types d’archives à y stocker, ce qui nécessite une organisation irréprochable de ce local.
Il faudra également prêter attention à leur solidité : un volume d’archives trop conséquent sur une étagère en bois n’est clairement pas une bonne idée…
Cette tâche d’aménagement et d’organisation du local peut vite s’avérer très complexe, voire impossible selon l’espace disponible et sa configuration.
Gérer son archivage en interne est donc tout à fait possible. Néanmoins, et contrairement aux idées reçues, le tarif du stockage d’archives n’est pas forcément moindre qu’en l’externalisant.
Un archivage interne suppose en effet de nombreux coûts (place, équipements, temps alloué, formation) et expose votre structure à de nombreux risques si votre gestion documentaire n’est pas parfaitement effectuée. Autant de temps et d’énergie mobilisés sur une tâche chronophage et souvent pénible dont il est possible de s’affranchir… grâce à l’externalisation.
La gestion des archives, ça n’est pas juste prendre des documents et les placer sur une étagère pour ensuite totalement les oublier.
Il s’agit d’un véritable métier, le simple stockage de documents n’est pas de l’archivage. Cette opération implique une extrême rigueur quant à la classification des documents, leur entreposage durant chaque durée spécifique, leur destruction éventuelle…
Des professionnels comme SGA sont justement là pour justement assurer l’ensemble de ces opérations à votre place.
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Les raisons de faire appel à une entreprise de stockage d’archives sont nombreuses ! Tout d’abord, la sécurité des opérations : cet expert vous assure d’entreposer correctement vos archives de manière totalement sécurisée. Les risques de pertes sont donc on ne peut plus minimes.
Vous pouvez alors y accéder à tout moment, ce qui vous évite de lourdes amendes en cas d’archive manquante. Sans oublier les problèmes organisationnels en cas de perte de documents en raison d’une faille de sécurité (physique ou numérique).
Un premier élément qui fait de l’externalisation une solution préférable concernant le tarif de votre stockage d’archives.
Deuxièmement, vous ne mobilisez plus vos collaborateurs pour le tri, l’entreposage et la destruction des documents archivés. Ils peuvent donc se concentrer sur leur cœur d’activité et mobiliser leurs compétences spécifiques. Externaliser vos archives vous évite aussi de devoir embaucher quelqu’un pour les gérer si aucun collaborateur n’est disponible ou apte à le faire.
Troisièmement, et ce qui rejoint le second point : le gain de temps. Vous gagnez certes un temps non-négligeable à ne pas avoir à gérer vos archives, mais ça n’est pas tout. Il vous faut accéder à un document en urgence pour un appel d’offres ? Un ancien collaborateur a besoin de ses anciennes fiches de paye rapidement ? Un prestataire vous accuse à tort de ne pas avoir réglé sa facture ? Grâce à un prestataire d’archivage qualifié, l’accès à l’archive nécessaire est rapide, simple et facilité. Vous disposez à tout moment du document qu’il vous faut, même en cas d’urgence.
Enfin, on compare parfois le tarif du stockage d’archives en l’externalisant avec celui de la location d’un box. Confier l’ensemble des opérations à un professionnel ne représentera certes pas le même coût.
Cependant, louer un box n’est pas forcément très adapté au stockage d’archives… Dans la plupart des cas, ces espaces accueillent plutôt du mobilier en cas de travaux ou de déménagement par exemple.
À l’inverse, un expert en archivage vous assure que le local est parfaitement équipé pour la conservation de vos documents, quels qu’ils soient. Le professionnel sollicité est au fait de la durée de stockage de chaque document.
Il les entrepose donc de manière logique et structurée, d’où le fait de leur accessibilité rapide en cas de besoin. S’il est nécessaire de transférer les archives (ex : si votre entreprise déménage), le prestataire assurera là aussi cette opération.
De quoi éviter d’ajouter au tarif du stockage d’archives la location d’un camion de déménagement, sans oublier le temps mobilisé à la recherche d’un nouveau local adapté.
SGA dispose d’ailleurs de 20 sites en France (ex : Strasbourg, Lyon, Marseille…) pour vous offrir ses solutions complètes d’archivage.
