L’essor sans précédent des outils numériques amène de plus en plus de structures à opter pour la numérisation de l’archivage. Un mode de fonctionnement avantageux mais qui soulève plusieurs questions. Comment fonctionne un système d’archivage électronique, concrètement ? Est-ce la même chose que la GED ? Quels en sont les points forts ? Comment le déployer efficacement au sein de votre entreprise ou organisme ?
Notons qu’il vous est totalement possible d’opter pour ce système sans avoir à la gérer, grâce à l’externalisation auprès d’un tiers archiveur comme SGA.
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Toute structure est amenée à réaliser de l’archivage au format physique, numérique, ou les deux. L’archivage électronique désigne donc l’ensemble des opérations pour gérer un document totalement informatisé : identification, tri, classement, stockage, conservation, accès puis destruction de l’archive.
Pour bien fonctionner, un système d’archivage électronique nécessite indéniablement des outils adaptés et du personnel qualifié en la matière.
Il est par ailleurs étroitement corrélé à une gestion électronique des documents (ou GED), mais attention à ne pas les confondre ! Voyons plus précisément ce qui les différencie.
S’il s’agit de deux modes de fonctionnement distincts, archivage électronique et GED se complètent parfaitement.
En effet, le premier a pour objectif principal une conservation à long terme des documents archivés. Leur intégrité, accessibilité et leur sécurité représentent les trois grands enjeux d’un bon système d’archivage électronique comme physique.
La GED ou gestion électronique des documents se concentre quant à elle sur l’administration des documents numériques au quotidien. Elle concerne par exemple leur création, leur modification ou encore leur partage lorsque ces documents sont employés dans les affaires courantes de votre structure.
Cette GED se focalise ainsi sur la gestion opérationnelle quotidienne des documents.
L’archivage électronique intervient au moment où le cycle de vie du document le fait passer de courant à intermédiaire, nécessitant un stockage parfois durant de longues années.
Utiliser un système d’archivage électronique permet à votre structure de bénéficier de multiples avantages.
Tout d’abord, les documents numérisés sont centralisés dans un logiciel spécialement conçu à cet effet. Vous évitez ainsi de vous éparpiller puisque toutes les archives électroniques sont regroupées au sein d’un même espace virtuel.
L’un des points forts du numérique est clairement l’accès à l’information. En effet, un système d’archivage électronique facilite l’accès aux documents en termes horaires et géographiques. Même en déplacement ou en télétravail, vos collaborateurs ont accès aux archives sans besoin d’aller les consulter dans un local d’archivage par exemple.
Opter pour de l’archivage électronique permet un précieux gain d’espace physique. Votre structure n’aura pas besoin de stocker de multiples documents dans des étagères dédiées. Un avantage que l’on retrouve cependant dans le fait d’externaliser son archivage papier auprès d’un expert comme SGA !
Voir aussi : pourquoi faire appel à une société de stockage d’archives
Enfin, des documents au format numérique ne sont pas soumis à des risques comme les incendies, inondations, endommagements par l’humidité ou la lumière. Ils ne risquent pas de souffrir d’altérations physiques comme cela serait le cas avec des documents papiers ou des photographies matérielles.
Par ailleurs, avec un bon outil de gestion documentaire, il est facilement possible de tracer un document. En d’autres termes, savoir quand et par qui il a été consulté, et retracer un historique de ces différentes consultations.
Tout mode d’archivage, quel que soit le format des archives, nécessite le respect de plusieurs étapes dans un ordre précis. Quelles sont celles spécifiques au système d’archivage électronique ?
Avant toute chose, prenez le temps de bien analyser vos besoins en termes documentaires. Quel est le volume d’archives produites ?
À quelles réglementations répond-elle, notamment concernant les durées minimales légales de conservation ?
Pouvez-vous opter pour une numérisation totale ou devez-vous garder des documents au format original ?
Place ensuite à la faisabilité du projet. Quels dispositifs déployer pour votre futur système d’archivage électronique ? Quel budget prévoir ? Vos collaborateurs sont-ils formés à l’usage de ce système ? Avez-vous besoin d’espace supplémentaire pour vos serveurs informatiques et qu’en est-il de leur future consommation en énergie ?
Tous ces facteurs vous aideront à identifier s’il est pertinent de passer ou non à un archivage électronique dans votre structure, par opposition au traditionnel archivage physique.
Une fois vos besoins bien analysés, votre structure veillera à rédiger un cahier des charges. Ce document s’avère essentiel pour formaliser la mise en place de votre système d’archivage électronique : est-ce en interne, ou externalisé ? Quels sont les logiciels déployés ? Qui est le personnel responsable ou bien le prestataire ?
Si vous préférez confier votre archivage à un prestataire, prenez bien le temps de choisir ce dernier. Une expérience de plusieurs décennies, des certifications et avis positifs en ligne sont autant de facteurs positifs pour choisir votre prestataire, à l’instar de SGA !
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SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
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Même en cas d’externalisation, prévoyez un comité de pilotage au sein de votre structure. Il permettra de vérifier et de valider la mise en place de chaque spécification du système d’archivage électronique. De quoi sécuriser l’ensemble des opérations.
Ne commencez pas votre archivage électronique directement. Prévoyez, par mesure de sécurité, ce que l’on appelle un système pilote. Effectuez-y un premier test de conformité (par rapport aux normes concernant l’archivage électronique comme l’ISO 14641). Cette phase pilote permet d’identifier et solutionner les problèmes éventuels afin d’ajuster votre système avant son déploiement effectif.
Une fois le système pilote testé et validé, vous pouvez déployer votre système d’archivage électronique dans votre structure. Votre comité de pilotage assurera un suivi régulier dès le début du déploiement et veillera à ce que le SAE fasse l’objet d’une maintenance informatique adaptée (ex : mises à jour, outils de cybersécurité…).
Comme tout système informatique, celui de l’archivage électronique requiert d’être parfaitement sécurisé pour ne pas risquer de fuite de données ou de perte de documents. Le comité de pilotage veillera donc au suivi du SAE, mais pas seulement.
La veille technologique, mais aussi l’usage quotidien des outils laisseront place à des pistes d’amélioration de votre système d’archivage électronique. De quoi améliorer l’outil, opter pour une solution plus adaptée selon l’évolution de vos besoins, etc.
Pourquoi favoriser l’archivage papier ?
Si le numérique offre de multiples avantages, l’archivage papier demeure encore très pratique sur de nombreux points. Il n’est pas sujet à l’obsolescence technologique, les bugs informatiques ou encore les risques de hacking.
Par ailleurs, le format papier ne pose pas la question de la conformité juridique, contrairement à une copie numérisée.
Enfin, et contrairement aux idées reçues, les archives papier demeurent plus écologiques que leurs homologues électroniques !
Voir aussi : le zéro papier en entreprise, une solution écologique ?
