Il existe de nombreux outils à une bonne gestion de l’archivage. Plusieurs s’avèrent même indispensables pour une gestion documentaire organisée et efficace. C’est notamment le cas du tableau de gestion des archives. Mais de quoi parle-t-on, au juste ? Quel en est concrètement l’intérêt, comment le mettre en place et l’interpréter correctement ?
Il s’agit d’un tableau qui va recenser l’ensemble des archives physiques comme électroniques d’une structure. On peut d’ailleurs dire qu’il reflète l’organisation de l’archivage de celle-ci. Ce tableau traite des archives dites courantes et intermédiaires. Le 3e type d’archive étant soit détruit soit classé, il n’est pas concerné par cet outil de gestion des archives. Il suit donc le cycle de vie de chaque document.
Créé par le service des archives (ou un tiers archiveur en cas d’externalisation des opérations), le tableau de gestion des archives est effectué en collaboration avec les différents services qui produisent lesdits documents. Cet outil indispensable exige donc une excellente communication et une très bonne organisation au sein-même de votre structure.
Il requiert aussi une importante régularité pour pouvoir rester à jour et donc, contribuer à l’efficacité de votre archivage. Il s’élabore dans la majeure partie des cas sous forme de tableur, avec un logiciel comme Excel par exemple.
La mise en place et l’usage d’un tableau de gestion des archives présentent de nombreux points forts pour votre structure. Cet outil répond en effet à trois grands intérêts, à savoir :
Les avantages de cet outil sont multiples. Tout d’abord, votre structure pourra, à tout moment, connaître l’état de chaque document. S’agit-il d’une archive courante ? D’une archive intermédiaire ? Jusqu’à quand la conserver pour respecter les obligations légales ?
N’oublions pas que tout document fait l’objet d’une durée légale de conservation. Cette dernière diffère selon chaque type de document.
Aussi, le tableau de gestion des archives aide à éviter les oublis et de s’assurer du bon respect des délais obligatoires.
Ceux-ci s’avérant souvent complexes à respecter, il est généralement plus judicieux de solliciter une entreprise spécialisée dans l’archivage. En externalisant cette activité, vous vous assurez du bon respect des délais légaux !
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Vous préférez gérer un interne via, notamment, votre tableau de gestion des archives ? Sachez que cet outil permet par la suite de réaliser soit la destruction soit l’archivage définitif des documents. Là encore, la procédure varie selon la nature du document concerné. Beaucoup de documents font l’objet d’un archivage long terme.
Enfin, les archives dites historiques font par exemple l’objet d’un archivage définitif. Elles sont alors transmises aux Archives Départementales.
En créant et en utilisant un tableau de gestion des archives, vous obtenez un suivi parfaitement détaillé de l’état des documents. De ce fait, vous réduisez drastiquement les risques de pertes d’une archive ou de destruction accidentelle de celle-ci (avant la fin de sa durée légale de conservation par exemple).
Cette réduction de risques concerne aussi ceux liés à la loi en vigueur : le tableau vous aide à garantir le stockage de chaque archive conformément à la durée minimale, et au format qu’il faut (ex : original pour les documents liés aux statuts de l’entreprise).
Le tableau de gestion des archives offre une vue synthétique de l’ensemble de vos documents. Il constitue ainsi un outil très utile pour prendre différentes décisions stratégiques au sein de votre structure. Une vision claire des informations (ex : rapports financiers lors de l’archivage des documents de comptabilité) s’avère en effet cruciale à la stratégie de votre entreprise, qu’elle soit à court, moyen ou long terme.
Afin de profiter des nombreux avantages du tableau de gestion des archives pour votre structure, il convient de suivre rigoureusement plusieurs grandes étapes.
Procédez premièrement à l’identification des documents. Cette étape consiste à les recenser, qu’ils aient été émis ou reçus par votre structure. Précisez quel est le support de ces documents (physique ou numérique) ainsi que leur nature (document administratif, juridique, technique…).
Place ensuite à la seconde étape : l’analyse des fonctions. En identifiant les besoins quotidiens de votre structure, vous pourrez mieux classer vos documents en conséquence. On parle parfois de valeur opérationnelle des documents.
Celle-ci correspond concrètement aux chances que vos collaborateurs aient besoin de consulter ces documents une fois entreposés dans le local d’archives ou informatiquement.
Troisième étape pour votre tableau de gestion des archives : la détermination des durées de conservation. Une étape cruciale aussi bien pour des raisons organisationnelles que légales. Votre service d’archivage va indiquer deux grandes informations-clés par document :
Précisez ensuite quel sera le devenir des différents documents recensés. Devront-ils être détruits ou faire l’objet d’un classement final ? Dans ce second cas, votre structure devra se rapprocher des archives départementales pour procéder à ce que l’on appelle le versement d’archives.
La destruction peut quant à elle être réalisée par votre structure. Cependant, pour des raisons de sécurité et de conformité, il reste préférable de confier celle-ci à un prestataire expert comme SGA. Vous vous assurerez ainsi de ne pas détruire vos documents trop tôt, et éviterez tout risque de fuite d’informations grâce à une destruction rendant les informations totalement inaccessibles. Sans oublier le côté pratique puisque vous n’aurez pas besoin de vous soucier du transport de tous les documents concernés !
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Enfin, dernière étape qui s’applique en vérité au quotidien : la mise à jour régulière de votre tableau de gestion des archives. Prévoyez de réviser périodiquement ce tableau en y apportant les changements réguliers liés à votre gestion documentaire. Ceux-ci sont nombreux et peuvent concerner l’ajout d’une archive, sa consultation, sa modification, sa destruction… Là encore, le recours à un tiers archiveur externe s’avèrera bien plus pratique, vous faisant gagner du temps et de l’énergie pour votre archivage.
L’efficacité de la gestion de vos archives administratives, commerciales, juridiques… va bien entendu dépendre de celle de votre tableau.
Son interprétation s’avère cependant relativement simple. S’il comporte des informations cruciales, ces dernières ne sont pas en quantité excessive. Qui plus est, un tableau élaboré dès le début de votre structure comportera les informations de tous les documents mais classés selon des colonnes bien spécifiques.
On trouve ainsi l’intitulé et la nature du document, sa durée d’utilité (avant de passer en archive intermédiaire ou finale), son délai légal de conservation, son sort final (destruction ou archivage définitif) ainsi que d’éventuels commentaires par document. Une colonne qui permet par exemple de préciser des modalités spécifiques comme le local d’archives où est stocké le document si jamais votre structure en utilise plusieurs.
L’un de vos collaborateurs peut ajouter toute autre mention utile dans cette colonne prévue à cet effet. Un moyen d’apporter des informations supplémentaires importantes pour des documents particulièrement sensibles par exemple.
Un tableau de gestion des archives répertorie les différents documents par service (ex : documents administratifs, fiscaux, commerciaux…)
Cet outil s’inscrit dans la continuité d’autres solutions essentielles pour réussir votre archivage. On pensera par exemple au plan d’archivage, au logiciel de traitement des archives… Autant de notions qui peuvent être floues et nécessitent du temps, du budget, du personnel… Sans oublier que les archives nécessitent de l’espace qu’il s’agisse de documents papiers ou informatisés.
Heureusement, des prestataires spécialistes en archivage comme SGA peuvent gérer l’ensemble de vos opérations. Vous n’aurez donc plus besoin d’administrer vos archives, d’établir et mettre à jour votre tableau de gestion des archives, prévoir et entretenir un local pour les documents ou serveurs informatiques…
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L’externalisation via une société spécialisée garantit le respect des délais obligatoires et la bonne conservation des documents durant ceux-ci. SGA est présente aux quatre coins de l’Hexagone dans de nombreuses grandes villes comme Paris, Toulouse, Strasbourg, Bordeaux etc.
Exerçant depuis 1973, nous disposons de plusieurs normes d’archivage pour l’ensemble de nos activités (ex : ISO 9001, NF Services…).
Nos infrastructures s’adaptent à tous types d’archives et sont parfaitement sécurisées pour en assurer un stockage parfait.
SGA vous épargne ainsi le déploiement et l’administration de nombreux outils comme le tableau de gestion des archives pour vous permettre de vous focaliser sur votre activité. De quoi vous assurer un archivage serein, gagner de l’espace dans vos locaux et ne pas avoir à former vos collaborateurs ou en embaucher pour devoir gérer votre archivage.
