Les opérations liées à l’archivage documentaire peuvent être effectuées soit en interne, soit en externe. Dans le second cas, on sollicite ce que l’on appelle un tiers archiveur. Mais quelles sont ses fonctions, au juste ?
Comment est-il officiellement défini ? Quelles différences concrètes entre internaliser (via un service dédié) et externaliser l’archivage ? Quels avantages à passer par un tiers archiveur ? En quoi SGA peut-il être celui qu’il vous faut ?
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
On qualifie de tiers archiveur un professionnel dont le métier est de gérer l’archivage pour ses clients. Il garantit ainsi la collecte et la conservation à long terme de l’ensemble des documents à archiver. Selon la nature des documents, il assure aussi la destruction des archives ou bien leur classement final.
Dans le cas de l’archivage interne, votre structure va consacrer un service à la gestion des archives. Cela implique notamment des locaux d’archives adaptés.
Il peut s’agir de locaux physiques ou de salles de serveurs informatiques si votre structure est passée à la numérisation complète des documents.
L’archivage interne nécessite aussi le personnel disponible et compétent pour s’occuper de toute la gestion documentaire.
Un bon archivage requiert en effet le déploiement et l’usage des outils de gestion des archives, qui ne seront pas les mêmes d’une structure à l’autre.
Passer par un tiers archiveur consiste à déléguer l’ensemble de ces tâches : tri, classement, collecte puis stockage des archives avant leur destruction ou classement définitif.
Votre structure fait alors le choix de confier l’ensemble de ces opérations chronophages et obligatoires. Solliciter un expert s’avère ainsi avantageux pour plusieurs raisons.
En confiant votre archivage à un professionnel dont c’est le métier, vous vous assurez de bénéficier de son expertise dans le domaine.
Un tiers archiveur dispose en effet de toutes les équipes nécessaires pour prendre en charge la gestion documentaire de ses clients. Du personnel dont c’est le quotidien, formé aux bonnes pratiques et aux différents outils inhérents à l’archivage.
L’expertise d’un tiers archiveur vous assure par exemple le respect des délais légaux de conservation des documents. Les différentes étapes du cycle de vie de chaque document sont également respectées. Un plus qui permet à votre structure de disposer du document quand nécessaire sans pour autant devoir s’en encombrer au quotidien, ce qui nous amène à notre second point.
L’archivage requiert indéniablement de la place physique (ex : local pour les documents archivés, salle de serveurs informatiques) ou numérique (ex : stockage NAS). En confiant votre gestion d’archives à un tiers archiveur, vous gagnez ainsi un espace conséquent dans vos locaux puisque c’est l’expert qui stocke les documents dans ses lieux prévus à cet effet.
Si solliciter un prestataire implique des coûts, ces derniers sont en réalité vite rentabilisés. En effet, pas besoin de mobiliser voire de former du personnel, ni de sacrifier un espace dans vos locaux, de payer pour des outils de gestion documentaire…
Sans oublier le coût constant lié à l’archivage : température des locaux, énergie pour les serveurs informatiques, équipements à acheter ou remplacer… Passer par les services d’un tiers archiveur vous permet donc de réaliser de précieuses économies.
Enfin, confier son archivage à un expert, c’est bénéficier d’une gestion totalement sécurisée de l’ensemble des opérations. Il en va de la bonne sécurité des documents physiques comme électroniques : protection face au vol, à la perte, aux sinistres…
Par ailleurs, un tiers archiveur comme SGA vous garantit le respect des délais en vigueur. Aucun risque donc, pour votre structure, de subir une sanction pour non-respect de cette loi.
Concrètement, il incombe à tout tiers archiveur plusieurs grandes responsabilités.
L’expert en archivage s’assure que les documents sont parfaitement protégés tout au long de leur conservation.
Ce tiers archiveur déploie donc tout le nécessaire en matière d’équipements physiques et informatiques. Il assure le respect de la règlementation de ses locaux d’archives et dispose d’un système de cybersécurité irréprochable.
Certains documents comportent des informations particulièrement sensibles. On pensera par exemple à l’archivage de dossier médical, aux données financières d’une entreprise… En protégeant parfaitement les documents, le tiers archiveur assure donc la confidentialité de vos données.
Un réel avantage pour éviter de lourdes conséquences juridiques, économiques, organisationnelles… Confier votre archivage à un expert, c’est par exemple s’assurer du bon respect de la réglementation RGPD durant tout l’archivage.
Enfin, le tiers archiveur déploie tout le nécessaire pour respecter les obligations en matière d’archivage. Il s’agit par exemple des délais de conservation (ex : archives longue durée) mais pas seulement.
En effet, l’ensemble des activités d’archivage répond à des exigences réglementaires. On parle alors de normes d’archivage, souvent méconnues des non-experts, mais qu’il est impératif de respecter. Elles concernent la méthodologie à déployer, l’accessibilité aux archives, leur intégrité…
SGA dispose de l’expérience, des équipements, du personnel et du temps nécessaire à la gestion de vos archives de A à Z. Qui plus est, nous parlions précédemment de normes liées à l’archivage. SGA est justement certifiée en la matière (ex : ISO 9001).
Des réponses à vos projets d'archivage
SGA conserve 4 millions de conteneurs, soit l´équivalent de 2 000 km linéaires
d´archives, répartis dans les principales villes Françaises.
Rejoignez les 4000 clients qui utilisent SGA pour répondre à leurs besoins d'archivage.
Certfié ISO 9001 et NF-Z-40-350.
Vos documents sont au format physique ? Vous avez opté pour le zéro papier dans votre entreprise ? Dans les deux cas, sachez que SGA vous propose ses services de tiers archiveur, quel que soit le format de vos archives.
Vous pourrez ainsi lui confier votre gestion documentaire même après une totale transition numérique de vos données.
Un avantage qui n’est pas toujours présent parmi l’ensemble des tiers archiveurs. Votre structure reste donc libre quant à au format de ses archives, même si le papier reste plus avantageux pour de nombreuses raisons.
Voir aussi : avantages et inconvénients de la dématérialisation des archives
Enfin, SGA est présente dans de nombreuses grandes villes du territoire Français. Elle peut donc assurer l’administration complète de vos archives que vous soyez à Bordeaux, Strasbourg, Marseille, Paris, Toulouse…
Un tiers archiveur de confiance à qui déléguer l’ensemble de votre archivage. Votre structure peut ainsi se focaliser sur son domaine d’activité en gardant la sérénité de sa gestion documentaire !
