Traçabilité et conservation des informations en entreprise

Votre entreprise émet quotidiennement de nombreuses informations. Qu’elles soient relatives à ses offres, à ses collaborateurs, à des aspects juridiques… ces informations s’avèrent cruciales au bon fonctionnement de votre structure.

C’est pourquoi la traçabilité et la conservation des informations font partie des procédés indispensables à toute société. Mais comment les définit-on ? Quels sont leurs liens avec l’archivage ? Quels éléments prendre en compte pour bien les appliquer ? Comment déployer un bon système de traçabilité et conservation de l’information ?

Traçabilité et conservation des informations : définition

Pour bien comprendre ce dont il s’agit, il faut se poser les bonnes questions. Par exemple : c’est quoi la traçabilité des documents, concrètement ? Il s’agit tout simplement du fait de pouvoir suivre le cycle de vie d’un document, de sa création à sa destruction. Or, qui dit document dit nécessairement informations ! C’est pourquoi la traçabilité d’un document est intimement corrélée à celle de l’information.

Une bonne traçabilité passe par une conservation optimale des documents. Ceux-ci doivent rester disponibles, en bon état (ex : lisibilité) et ordonnés pour en faciliter l’accès. La traçabilité et la conservation des informations passe donc notamment par l’usage d’outils de gestion documentaire adaptés.

Traçabilité VS archivage : quelles différences ?

L’archivage est une étape-clé à toute structure, lui permettant de conserver l’information parfois sur du très long terme. Si les deux concepts sont liés, ils ne désignent pour autant pas le même procédé.
La traçabilité va permettre de suivre, au fil du temps, l’évolution du document. Est-il utilisé activement dans l’entreprise ? Est-il conservé conformément à la durée légale en vigueur ? A-t-il été détruit à l’issue de celle-ci ?

L’archivage regroupe quant à lui un ensemble d’opérations concernant la conservation et gestion des documents, et donc, de l’information.

Il implique l’instauration d’une politique d’archivage, d’espaces suffisants et sécurisés, de logiciels adaptés, de personnel disponible… Autant de contraintes pourtant nécessaires et obligatoires pour votre entreprise. Il vous est heureusement possible de déléguer cet archivage à un prestataire spécialisé qui se chargera de gérer vos archives de A à Z.

Traçabilité VS archivage : quelle importance ? Pourquoi l’archivage des documents est -il essentiel pour une entreprise ?

L’archivage répond à d’autres enjeux que celui de respecter les délais de conservation des documents. Il contribue à assurer la traçabilité et la conservation des informations pour les rendre accessibles à tout moment. Que vos archives soient physiques ou électroniques, elles nécessitent une extrême rigueur en termes de gestion.

Pourquoi garantir la traçabilité de l’information ?

Tout document, toute information, peut s’avérer nécessaire durant de longues années. Prise de décision, contrôle, litige avec un tiers… ne sont que quelques exemples de l’importance de l’archivage dans la traçabilité de l’information.

À contrario, une information manquante peut mener à une mauvaise communication en interne comme en externe, avoir des répercussions économiques voire juridiques !

En résumé, trois grandes raisons justifient cette traçabilité : économique (pour la prise de décision), sécuritaire (pour la confidentialité) et juridique (en cas de contrôle ou de litige).

Traçabilité et conservation des informations  : les éléments à prendre en compte

Plusieurs facteurs influent sur la bonne traçabilité et conservation des informations de votre entreprise :

• La durée de conservation de chaque document. Rappelons que celle-ci varie selon la nature dudit document, et que certaines exceptions sont possibles !

• L’organisation dans la manière d’identifier puis classer les documents. Une bonne traçabilité requiert indéniablement une parfaite organisation des documents physiques comme numériques. Dates, versions, auteurs… sont autant d’informations permettant de procéder à un classement logique et efficace.

• La sécurisation du local des archives: qu’il s’agisse d’archives papier ou numériques (salle de serveurs informatiques), la sécurité est de mise. Dispositifs antivols, anti-incendie, isolation thermique, vidéosurveillance, régulation de la température et de l’humidité… vont s’avérer indispensables pour bien stocker vos documents. Sans cette sécurité, la traçabilité et la conservation des informations pourrait être compromise et les dégâts irréversibles !

Comment mettre en place sa traçabilité des informations ?

Déployer une bonne politique de traçabilité passe par plusieurs grandes étapes. Il est d’abord important de sensibiliser et former ses collaborateurs aux bonnes pratiques en la matière. Selon la taille de votre entreprise, il vous faudra potentiellement embaucher une ou plusieurs personnes dédiées au service d’archivage.

Vos autres collaborateurs devront connaître les bonnes pratiques de gestion des documents et de l’information pour limiter les erreurs ou omissions.

Suite à cela, place à la création d’un système de gestion documentaire. Celui-ci a pour but de permettre l’accès aux documents, et donc d’assurer la traçabilité et la conservation des informations. Elle va de pair avec le classement effectif des documents selon, par exemple, une codification bien précise.

Pensez également à instaurer des contrôles et sauvegardes régulières de vos documents pour des raisons évidentes de sécurité. Assurez-vous ensuite du bon archivage des documents une fois ceux-ci n’étant plus nécessaires au quotidien de votre entreprise.

Enfin, prévoyez des rapports pour suivre les documents archivés et vous assurer de leur bonne gestion (ex : tracking de qui a consulté quel document, et quand). Ce suivi vous permettra en effet d’assurer le bon devenir du document et donc de l’information une fois sa durée de conservation échue.