Transport d’archives

Le transport d’archives consiste à transférer vos documents vers un site de conservation dédié. Il s’agit d’une opération délicate nécessitant rigueur et organisation. Pour qu’elle se déroule dans les meilleures conditions, une préparation s’avère indispensable. De cette étape dépendra la facilité de déménagement de vos documents.

Ainsi, avant de procéder au transport d'archives, il est nécessaire de :

• réaliser un inventaire du fonds d'archives par vos services ou par un professionnel ;
• élaborer un plan de classement des documents proposés au versement ;
• stocker les documents dans des boîtes faciles à manipuler ;
• numéroter chaque boîte d’archives dans un ordre logique ;
• dans le cas des services publics, effectuer une demande de bordereau de versement au service des archives (exemple de bordereau de versement).

Pour des solutions d'archivage comme le transport d'archives, il peut s’avérer nécessaire de vous adresser à un tiers-archiveur. En effet, certains documents d’archives définitives, à valeur juridique ou historique par exemple, revêtent une grande importance. Faire appel à un professionnel vous garantit un déménagement de vos documents sécurisé et confidentiel.

Transport Archives : une procédure réglementée

L’externalisation des archives publiques avec le transport archives répond à une procédure réglementée. Les services publics du département et les communes ont l’obligation de verser aux archives départementales leurs documents.

Certaines archives peuvent faire l’objet d’une conservation définitive, alors que d’autres, dont le délai de conservation est dépassé, sont détruites. Ces données apparaissent dans un tableau de gestion tenu au service des archives.

Pour une gestion rigoureuse de vos documents, un bordereau de versement est rempli dans le cadre du transfert d'archives. Il s’agit d’un outil de recherche décrivant le contenu des boîtes d’archives. Trois exemplaires du bordereau de versement sont obligatoires.

La rédaction du bordereau se compose ainsi :

• description des boîtes numérotées ;
• identité du service versant ;
• volume des archives versé, métrage ou nombre de boîtes à transporter ;
• numéro d’ordre de chacune des boîtes ;
• description brève et précise du contenu des articles (ou boîtes) ;
• dates extrêmes des documents figurant dans le dossier (dates du document le plus ancien et du plus récent) ;
• cachet et signature du responsable du service versant.

Ce formulaire officiel a deux fonctions essentielles. Il constitue :

• une attestation de prise en charge par les Archives départementales. Ainsi, le service versant est dégagé de ses responsabilités concernant la conservation des documents mentionnées dans le bordereau ;
• un outil de recherche destiné au service versant et au public.

Une demande de projet de bordereau de versement doit être adressée aux Archives. L’opération de versement, à la charge du service versant, ne sera acceptée qu’avec l’autorisation du projet.

Découvrez le transport d’archives par SGA

SGA vous garantit une prise en charge et une gestion des archives sécurisées et confidentielles. Vos documents sont transportés uniquement par nos soins vers nos sites de conservation. Sauf accord préalable avec nos clients, nous ne sollicitons pas de prestataire de transport d’archives extérieur.

SGA, c’est plus de 40 ans de savoir-faire dans la gestion d’archives avec des services adaptés à vos exigences.

Un transport d’archives sur-mesure

Pour assurer un transport d’archives sécurisé et anonyme de vos documents à verser, nous disposons de véhicules adaptés disposant des meilleurs équipements :

• véhicules adaptés à la quantité de vos archives à transporter ;
• transport anonyme, sans aucune indication sur la nature de leur contenu ;
• équipement GPS pour vous permettre de suivre vos documents pendant leur acheminement. Nous mettons à la disposition de votre service Archives l’interface web « archives-en-ligne.com » entièrement sécurisée et paramétrée pour vous.

Des sites de conservation sécurisés

À l’arrivée de vos archives dans nos entrepôts, nous procédons au contrôle des documents et enregistrons leurs références. Puis nous attribuons une localisation géographique à chaque conteneur et les intégrons en cellule de conservation.

Nos sites de conservation sont sécurisés et leur accès est exclusivement réservé au personnel. Pour assurer la protection et la confidentialité de vos archives, nous avons mis en place de nombreux équipements. Ils font l’objet d’un contrôle et d’une maintenance régulière sous la surveillance de nos responsables d’entrepôts et de notre Direction d’Exploitation :

• protection contre les incendies ;
• dispositifs de prévention des intrusions (alarmes, vidéo surveillance, etc.), de lutte contre les nuisibles et de surveillance des conditions atmosphériques.