Versement des archives : le comprendre et le réussir

L’archivage concerne indéniablement votre structure, entreprise ou organisme public. Vous produisez dans au quotidien de multiples documents qui finissent par devoir être conservés même après usage.

C’est là qu’entre en jeu le versement des archives, un processus crucial pour un bon archivage. De quoi s’agit-il, précisément ? Quels en sont les objectifs ? À quelle réglementation cette opération est-elle soumise ? Quels en sont les enjeux ?

À noter que vous pouvez totalement vous décharger de ce versement d’archives en confiant votre archivage à un expert en la matière, à l’instar de SGA. De quoi gagner en temps, en sérénité, et réaliser de précieuses économies !

Qu’est-ce que le versement des archives ?

Définition du versement d’archives

On qualifie le versement des archives comme l’opération par laquelle les documents sont transférés au service d’archivage. Plus exactement, lorsque ces documents ne servent plus aux activités courantes de votre structure. Dans le cas d’un classement définitif, ce versement s’effectue auprès des archives départementales.

Rappelons qu’il existe ce que l’on appelle les cycles de vie des documents. Ils définissent à quel moment s’effectue ce versement auprès du service concerné. Le versement des archives se concrétise donc par un transfert des documents dans le cas où vous internalisez votre archivage.

Les objectifs du versement

Étape essentielle pour bien gérer les archives, le versement vise donc à mieux organiser votre gestion documentaire. Il vous évite de vous encombrer de documents dont vous n’avez plus besoin et les place en lieu sûr.

En effet, les archives doivent respecter plusieurs réglementations comme une durée minimale de conservation.
Le versement d’archives répond donc à deux objectifs : réglementaire et organisationnel.

La réglementation

Outre l’obligation de conserver ses archives sur parfois de longues durées, il existe une réglementation spécifique quant au versement des archives.
Plusieurs textes de lois précisent cette réglementation, à savoir :

• L’article L 212-8 du Code du patrimoine
• Le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009
• La Circulaire AD 94-8 du 5 septembre 1994
• La Circulaire AD 93-3 du 10 mars 1993

Ces différentes réglementations fixent les procédures obligatoires et précisent les impératifs pour le traitement des archives contemporaines. Elles concernent également la coopération entre les services d’archives publiques et les structures productrices d’archives.

Les défis du versement des archives

Gestion des données sensibles

Au cours de cette opération, votre structure doit bien veiller à ce qu’aucune information sensible ne soit divulguée. Il convient donc de bien organiser les documents en amont pour limiter le risque de perte ou de vol. Rappelons que la gestion des données sensibles répond aussi à un enjeu réglementaire (ex : respect de la RGPD lors de l’archivage en matière de données personnelles).

Problématiques de longue conservation

Le versement des archives permet de stocker les documents dans un local dédié ou sur des serveurs informatiques en cas de dématérialisation. L’enjeu est donc là de bien disposer du nécessaire pour une conservation optimale même sur de longues années.

Il implique de posséder les équipements et le personnel adéquats tout au long de cette conservation. Aussi, déléguer l’ensemble de votre archivage à un expert vous permet de vous assurer de cette bonne conservation, quelle qu’en soit la durée.

Conformité aux réglementations

Enfin, autre enjeu du versement d’archives : le respect des lois en vigueur. Outre celles évoquées précédemment, rappelons que la conservation des archives mais aussi le type de locaux sont soumis à des règles bien précises.

Le transfert des archives au service compétent doit donc permettre de s’y conformer afin d’éviter tout risque de sanction pour votre structure.

Procédure de versement des archives

Pour un versement optimal, votre structure doit respecter des étapes bien précises. Quelles sont-elles ?

Sélection des documents à verser

Les documents à transférer au service compétent doivent d’abord être bien identifiés. Celle identification dépend de leur nature, de leur état (ex : archive intermédiaire ou non), de leur valeur juridique ou historique dans le cas d’un classement final.

Sont ainsi concernés des documents aussi variés que des factures fournisseurs, des contrats commerciaux, documents RH… selon les activités de votre structure.

Identification du service d’archives compétent

Selon la nature des archives, votre structure les transfèrera soit à son service en interne soit aux archives départementales. Le premier cas concerne la première étape du traitement des archives ou celles ayant vocation à être détruites par la suite.

Voir aussi : comment se passe la destruction des archives ?

Le second cas concerne les documents à valeur patrimoniale ou historique ayant été conservés durant la période minimale requise. Ces documents ne sont alors pas détruits. Ils font l’objet d’un versement d’archives auprès du service d’archives départementales pour un classement final.

Transfert des documents

Place ensuite au transfert effectif des documents. Ce dernier s’accompagne tout d’abord d’un bordereau de versement. Il indique la liste des documents transférés.

Le bordereau est d’ailleurs obligatoire pour le versement des archives et comporte un en-tête et une page détaillée. Y sont inscrites des informations cruciales comme le numéro de versement, le détail et la signature du service concerné, la date de transfert, le contenu de chaque boîte d’archives…

À réception des documents, le service compétent intègre à son système de gestion des archives la liste de ceux-ci avant de les classer puis les stocker dans les conditions nécessaires à leur bonne conservation. Le service concerné prépare également la gestion de l’accès aux documents (ex : suivi des consultations, accès restreint à certains documents etc.)

Exemples de versement d’archives

Selon les documents à transférer, le service compétent ne sera pas le même. On distingue alors deux grands types d’archives pour le versement.

Archives fédérales et nationales

Cette catégorie englobe tous les documents à valeur historique ou patrimoniale. Non détruites, elles sont transmises aux archives départementales pour un classement final. Quelques exemples :

• Textes de constitution ou de lois (ex : décrets présidentiels)
• Correspondances officielles (entre chefs d’Etat, gouvernements étrangers…)
• Documents diplomatiques
• Documents militaires
• Registres de l’état civil
• Recensement de population
• Jugements et décisions de justice
• Manuscrits et autres pièces (ex : photographies, témoignages) historiques
• Archives artistiques liés au théâtre, à l’opéra
• Documents liés à des évènements majeurs (ex : guerres)
• Certains documents sociaux d’entreprise (ex : rapports des conseils d’administration)

Archives d’entreprises

On y retrouve des documents aussi variés que des archives de dossiers administratifs, des documents commerciaux, comptables, fiscaux… Ils sont destinés à être conservés puis, une fois leur durée de conservation légale échue, détruits définitivement.

Là encore, SGA vous propose de gérer mais également détruire vos archives obsolètes afin d’éviter tout risque de fuite d’informations.